Типові форми первинного обліку особового складу

Облік та документування розрахунків по оплаті праці

Типові форми первинного обліку особового складу затверджено наказами Мінстату України від 19.10.1995 року №253 та від 22.05.1996 року №144. Сюди входять (табл. 2.1) [54, с. 353]:

Таблиця 2.1

Номер форми	Назва типової форми
П-1	Наказ про прийняття на роботу
П-2	Особова картка
П-3	Алфавітна картка
П-4	Особова картка фахівця з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи
П-5	Наказ про переведення на іншу роботу
П-6	Наказ про надання відпустки
П-7	Список про надання відпустки
П-8	Наказ про припинення дії трудового договору (контракту)
П-12	Табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати
П-13	Табель використання робочого часу
П-14	Табель використання робочого часу
П-15	Список осіб, які працювали в понаднормовий час
П-16	Листок обліку простоїв

Для контролю за використанням трудових ресурсів ведеться поточний облік чисельності персоналу та затрат робочого часу. На ЗАТ «Коломийське заводоуправління будівельних матеріалів» (далі – «Коломийське ЗУБМ») відділом кадрів ведеться оперативний облік особового складу працівників, який допомагає контролювати склад та рух чисельності робітників по підприємству та його структурних підрозділах. Для цього використовується єдина документація по прийому, звільненню та переміщенню робітників та уніфіковані регістри обліку особового складу.

Форма №П-1 «Наказ про прийом на роботу» застосовується для обліку прийнятих на роботу працівників, який заповнюється у відділі кадрів ЗАТ. Завізований начальником відділу кадрів, проект наказу в необхідних випадках є направленням на переговори і пропуском в цех (відділ) для ознайомлення з умовами роботи. Начальник цеху робить висновок про можливість зарахування: на зворотній стороні проекту наказу (розпорядження) вказується, ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається, по якому розряду, чи з яким окладом і тривалість строку випробування.

Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, в разі необхідності медичного огляду, відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки та інші відмітки проставляються на зворотній стороні форми.

Проект наказу про прийом на роботу працівника, яким встановлюють оклад, візується у відповідній службі ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюється за штатним розписом. Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) оголошується працівнику під розписку.

На підставі підписаного наказу про прийом на роботу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку «Особова картка» (форма № П-2), яка містить загальні відомості, такі, як ім’я, рік та місце народження, освіта, спеціальність та кваліфікація за дипломом, загальний та безперервний стаж роботи, останнє місце роботи, дата, причина звільнення, родинний стан, серія паспорту та його номер, домашня адреса та телефон. Також особова картка містить відомості про військовий облік. На зворотній стороні картки містяться відмітки про призначення, переведення робітника, надання відпустки, звільнення. Особові картки застосовуються для запису за кожний місяць протягом року всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати працівника. Інформація, представлена у особових картках, надалі використовується для розрахунку середньої заробітної плати, а також при представленні різного роду довідок.

Також на підставі підписаного наказу про прийом на роботу відділ кадрів присвоює кожному працівникові табельний номер, робить відповідні записи у трудовій книжці, бухгалтерія відкриває особовий рахунок чи аналогічний йому документ. Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють в заводоуправлінні понад п’ять днів. Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформлюється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Записи в особовій картці мають відповідати записам, здійснюваним у трудовій книжці.

Форма № П-5 «Наказ про переведення на іншу роботу» застосовується при оформленні переведення працівника із одного цеху в інший. Наказ заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії.

При звільненні працівників на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» працівником відділу кадрів оформляється у двох примірниках на всіх працівників «Наказ про припинення трудового договору» (форма № П-8). Один екземпляр залишається у відділі кадрів, а другий передається в бухгалтерію. Наказ підписується начальником цеху та керівником підприємства. У розділі «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» робляться відмітки про нездані цінності, що рахуються за працівником. Вихідна допомога сплачується у розмірі не менше середньомісячного заробітку в разі призупинення трудового договору.

Проводиться кінцевий розрахунок як по зарплаті за відпрацьований час у звітному місяці, так і за час відпустки, котрий до звільнення не був використаний. На підставі наказу про припинення трудового договору бухгалтерія заводоуправління робить розрахунок із працівником.

Наступним етапом розгляду документального оформлення обліку розрахунків по оплаті праці на підприємстві є розгляд типової форми первинного обліку використання робочого часу. Облік робочого часу і контроль за станом трудової дисципліни на підприємстві здійснюється табельним обліком. Сутність табельного обліку – в щоденній реєстрації явки працівників на роботу, виходу з роботи, спізнень і неявок із зазначенням причин, а також часу простоїв і надурочної роботи. Табельний облік є формою контролю за використанням робочого часу та станом трудової дисципліни на підприємстві.

Для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу в ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» використовують «Табель обліку використання робочого часу» (форми № П-12, П-13). Якщо ф. П-13 використовується тільки для обліку робочого часу, то ф. П-12 призначено і для розрахунку заробітної плати. До табеля заносяться прізвища всіх працюючих. Ведеться табель окремо по кожному цеху і відділу табельниками. У табелі позначається кількість відпрацьованих годин кожним працівником, неявки на роботу.

Табель ведеться на протязі місяця керівником конкретного підрозділу. Вкінці місяця у табелі по кожному робітнику підраховується та зазначається загальний календарний фонд робочого часу, кількість неявок по різних причинах, інші втрати, а також фактично відпрацьований час. Включення до табеля і виключення з нього працівників здійснюються на підставі первинних документів щодо обліку кадрів. Пізніше повністю оформлений табель із підписами вказаних осіб передається в бухгалтерію. Для працівників з погодинною оплатою праці дані табеля є основою для нарахування їм заробітної плати. Поряд з тим, для працівників як із погодинною, так і відрядною оплатою праці дані табеля є основою для здійснення аналізу і контролю за використанням робочого часу в ЗАТ «Коломийське ЗУБМ».

Тривалість роботи не повинна перевищувати 40 годин на тиждень. Перед вихідними та святковими днями тривалість робочого часу робітників скорочується на 1 годину [52, с. 240].

Скорочено тривалість робочого часу для певних категорій працівників:

- у віці від 16 до 18 років – 36 годин на тиждень;

- у віці від 15 до 16 років – 24 години на тиждень.

За скороченої тривалості робочого часу оплату здійснюють як за повний робочий час.

Робітники, працюючі по сумісництву, отримують заробітну плату за фактично виконану працю. Оплата праці працівникам проводиться згідно з їхнім особистим трудовим внеском із урахуванням кінцевого результату роботи підприємства, її максимальний розмір не обмежується.

За час простою з вини робітника заробітну плату в заводоуправлінні не виплачують, а за простій не з вини робітника на підставі простійних листів, плату нараховують у зменшеному розмірі, але не більше половини тарифної ставки почасової оплати праці робітника відповідно до його кваліфікації.

При виготовленні продукції, котра була забракована, оплата праці по її виготовленню проводиться по зниженим розцінкам. На оплату робіт з виправлення браку продукції виписують окремий наряд з позначкою «Виправлення браку».

Форма № П-15 «Список осіб, які працювали в надурочний час» використовується для обліку часу, який відпрацьовано надурочно, та оплати роботи в надурочний час. Праця у святкові і вихідні дні оплачується у подвійному розмірі. Облік часу простоїв здійснюється на підставі «Листка обліку простоїв» (форма № П-16).

Нарахування заробітної плати здійснюється на підставі відповідних первинних та групових документів.

При відрядній оплаті праці та індивідуальному виконанні робіт в ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» заробіток працюючого визначається множенням кількості виготовлених виробів (обсягу виконаних робіт, послуг), вказаних у належних первинних документах, на встановлену розцінку за одиницю праці. Тому для обліку обсягів виконаних робіт, затрат робочого часу і нарахованої заробітної плати працівників-відрядників на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» використовується «Наряд на відрядну роботу (індивідуальний)», який відкривається на кожного працівника у розрахунку на календарний місяць. Для забезпечення правильного нарахування заробітної плати необхідно точно обліковувати виробіток продукції або обсяг робіт, виконаних кожним робітником.

Наряд містить такі реквізити: номер наряду, дату видачі, прізвище, ім’я та по-батькові робітника, його табельний номер, назву цеху, шифр виробу, одиниці виміру, розцінку за розрядом роботи, кількість виробітку в натуральному виразі, норму часу та суму заробітної плати.

Розрахунок заробітної плати робітників із відрядною оплатою праці за весь розрахунковий період виконується на підставі первинних документів за обліком виробітку заробітної плати, доплат за надурочні години роботи, нарахування премій та інше, а також шляхом підрахунку різного роду утримань та визначення суми, яка належить видачі на руки.

Первинними документами доплат робітнику-відряднику є:

· лист на доплату – у випадках, коли з незалежних від робітника обставин виникають відхилення від встановленого технологічного процесу, що викликають допоміжні витрати робочого часу порівняно з встановленою нормою;

· лист простою (форма № П-16) – лист на оплату простою не з вини робітника;

· акт про брак (форма № П-46) – за умови, що частковий брак продукції стався з вини (або не з вини) робітника;

Для нарахування основної заробітної плати працівникам з погодинною оплатою праці необхідні відомості про посадові оклади (на основі штатного розпису); про присвоєні розряди (на основі наказів по підприємству), а також дані табельного обліку відпрацьованого ними часу за відповідний період. Розрахунок заробітної плати робітників з погодинною оплатою праці виконується на підставі обліку фактично відпрацьованого часу, доплат за надурочні часи роботи, нарахування премій та інше, а також шляхом підрахунку іншого роду утримань та визначення суми, яка належить видачі на руки. При погодинній системі оплати праці основна зарплата нараховується шляхом множення кількості відпрацьованих годин згідно табелю робочого часу і розцінки за одну годину.

При нарахуванні заробітної плати всім категоріям персоналу важливо врахувати всі виплати, які повинні бути включені до складу основної і додаткової зарплати, та інших заохочувальних і компенсаційних виплат. Надбавки і премії відносяться до виплат стимулюючого характеру, якими заохочуються окремі категорії робітників за високоякісну і висококваліфіковану роботу. На ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» розроблене і затверджене Положення про преміювання підприємства.

Кабінетом Міністрів України узгоджено такі надбавки та премії:

а) за високу професійну майстерність (ІІІ розряд – 12%, IV розряд – 16%, V розряд – 20%, VI і вищі розряди – 24%);

б) за високі досягнення в праці (до 50% посадового окладу) [41, с. 159].

Для робітників із погодинною формою оплати праці використовується «Відомість на виплату премій». Вона містить у собі прізвище, ім'я та по-батькові працівників, їхні професії, розряди, скільки було відпрацьовано годин. Далі розміщені такі колонки: годинні або денні тарифні ставки, тариф за відпрацьований час, відсоток виконання плану, сумісництво, нічні та святкові. Остання колонка – це розмір до виплати. Загальна сума формується шляхом підсумування тарифу за відпрацьований час, відсотки виконання плану, тарифу, премії, сумісництва, нічних та святкових.

Заробітна плата спеціалістам нараховується наступним чином: при повному робочому місяці проставляється присвоєний оклад згідно з наказом по підприємству й відповідно до посади, а при неповному робочому місяці – оклад ділиться на кількість робочих днів у даному робочому місяці й отриману денну заробітну плату множать на кількість відпрацьованих (згідно з табелем) робочих днів.

Також однією із складових нарахувань на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» є нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності. Джерелом виплати цієї допомоги є кошти фонду соціального страхування. Допомога в разі тимчасової непрацездатності надається з першого дня втрати працездатності і до її відновлення або встановлення групи інвалідності. Підставою для нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності є листок непрацездатності, який видається лікувальним закладом, і табелю обліку використаного часу.

Для нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності загальний трудовий стаж визначається на день його хвороби (а не безперервний). Треба зауважити, що допомога по тимчасовій непрацездатності обраховується, виходячи із загального трудового стажу працівника і складає:

– 100 відсотків середньої заробітної плати за умови, якщо загальний трудовий стаж працівника 8 і більше років;

– 80 відсотків середньої заробітної плати за умови, якщо загальний трудовий стаж працівника – від 5 до 8 років;

– 60 відсотків середньої заробітної плати за умови, якщо загальний трудовий стаж працівника – менше 5 років [5].

Сума лікарняних = середньоденна заробітна плата x кількість днів хвороби x розмір щоденної допомоги по хворобі (залежить від стажу роботи працівника).

Перші п’ять днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, оплачується власником або уповноваженим ним органом за рахунок коштів підприємства. Починаючи із шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності допомога оплачується Фондом соціального страхування.

При нарахуванні допомоги по тимчасовій непрацездатності мають місце такі бухгалтерські проведення:

Дт 23, 92, 93 Кт 661 (за перші 5 днів)

Дт 652 Кт 661 (всі наступні дні).

Суми допомоги, які нараховуються з тимчасової непрацездатності, та інші суми, що виплачуються за рахунок відрахувань на соціальне страхування, відносяться з дебету рахунку 65 “Розрахунки за страхуванням” у кредит субрахунку 661.

Основна відпустка гарантована працівнику незалежно від того, де він працює і яку роботу виконує.

Законом України «Про відпустки» визначені наступні види відпусток:

1) щорічні відпустки і основна відпустка, додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці, додаткова відпустка за особливі умови праці та інші додаткові відпустки;

2) додаткові відпустки у зв’язку з навчанням;

3) соціальні відпустки: відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, додаткова відпустка працівникам, які мають дітей;

4) творча відпустка;

5) відпустка без збереження заробітної плати.

Статтею 6 Закону України «Про відпустки» передбачена щорічна основна відпустка не менше 24 календарних днів. Переведення робочих днів в календарні проводиться по такому принципу. Тривалість відпустки в робочих днях помножується на 7 (тривалість тижня в календарних днях) та ділиться на 6 (тривалість тижня в робочих днях). Святкові і неробочі дні не враховуються (відпустка продовжується на кількість таких днів). Тривалість відпусток розраховується в календарних днях. Заробітна плата за час відпусток розраховується виходячи із середнього заробітку [9].

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпустки на ЗАТ провадиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (згідно Закону України «Про відпустки»).

Щорічна основна і додаткова відпустки надаються працівнику з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року. Оплата щорічних відпусток входить до фонду додаткової заробітної плати. Порядок обкладання обов’язковими податками і зборами сум відпускних такий же, як і порядок оподаткування основної заробітної плати. Ненадання щорічної відпустки в перелічених випадках є порушенням законодавства про працю і карається адміністративним штрафом.

Для оформлення щорічної та інших видів відпустки, що надається працівникам у відповідності з чинними законодавчими актами і положеннями, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток в заводоуправлінні застосовується «Наказ про надання відпустки» (форма №П-6), який заповнюється у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Відпустки для групи працівників оформляються за допомоги форми «Список про надання відпустки» (ф. № П-7).

На підставі наказу відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника, а бухгалтерія робить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки зазначається «без оплати».

У бухгалтерському обліку на суму створеного резерву на оплату відпусток працівникам і винагород на вислугу років (які виплачуються один раз на рік) робиться запис по дебету рахунка 23 “Виробництво”, 91 “Загальновиробничі витрати”, 92 “Адміністративні витрати”, 93 “Витрати на збут” та ін., та кредиту рахунка 471 “Забезпечення виплат відпусток”. Нарахована заробітна плата за час відпустки відноситься на зменшення раніше створеного резерву записом по дебету рахунка 471 у кореспонденції з кредитом рахунка 661 “Розрахунки з оплати праці”. Сальдо (кредитове) рахунка 471 “Забезпечення виплат відпусток” показує залишок невикористаного на кінець року резерву.

Також типовими формами первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями є:

П-49 «Розрахунково-платіжна відомість»;

П-52 «Розрахунок заробітної плати»;

П-53 «Платіжна відомість»;

П-54, П-54а «Особовий рахунок».

Первинні документи по обліку виробітку та заробітної плати здаються для перевірки та наступних розрахунків за встановленим графіком в розрахунковий відділ бухгалтерії.

Після розрахункової обробки первинних документів по обліку виробітку, відпрацьованого часу та іншої вихідної інформації для розрахунків по оплаті праці на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» використовується «Розрахунково-платіжна відомість», яка складається в одному екземплярі.

Ця відомість складається з трьох розділів:

1) нараховано;

2) відраховано;

3) належна на 1-ше число наступного за звітним місяцем сума до виплати.

Розрахунково-платіжні відомості виконують подвійну функцію:

- по-перше, за їх допомогою виконуються розрахунки з працюючими;

- по-друге, вони є формою аналітичного обліку рахунка 66.

Складаються розрахунково-платіжні відомості на заробітну плату щомісячно по кожному цеху, допоміжних службах та відділах з групуванням прізвищ працюючих у розрізі категорій на підставі існуючих методик і відповідної первинної документації. Розрахунково-платіжна відомість слугує основою для нарахування і виплати заробітної плати, до неї вноситься додаткова графа «Підпис про одержання або відмітка про видачу».

Вона містить в собі відомості по всім нарахуванням, по видам оплат, таким як відрядна, додаткова, нічна, погодинна, відсоток виконання плану, понаднормова робота, премія, сумісництво; по всім відрахуванням, таким, як аванс, фонд соціального страхування, фонд зайнятості. У кінці містяться колонки: сума до виплати та відмітка про видачу. Не зараховуються до розрахункової відомості виплати, що не входять до фонду заробітної плати робітників, які враховуються при підрахунку їх середніх розмірів: одноразові допомоги та добові, пенсії.

Наступним етапом розрахункової роботи по розрахунках з робітниками та службовцями є формування даних синтетичного та аналітичного обліку розрахунків та звітності. Узагальнення інформації про розрахунки з персоналом з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомог тощо), а також розрахунки за неодержану персоналом у встановлений термін суму з оплати праці (розрахунки з депонентами) на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» здійснюється на рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці». Рахунок 66 «Розрахунки з робітниками по оплаті праці» - пасивний, балансовий, розрахунковий і має два субрахунки:

661 «Розрахунки за заробітною платою»,

662 «Розрахунки з депонентами».

По кредиту субрахунку 661 «Розрахунки з оплати праці» відображається нарахована заробітна плата всьому персоналу підприємства:

─ працівникам основного і допоміжних виробництв;

─ працівникам за обслуговування та ремонт обладнання цехів основного виробництва;

─ службовцям та обслуговуючому персоналу;

─ спеціалістам;

─ суми нарахованої допомоги з тимчасової непрацездатності;

─ суми нарахованих премій та ін.

Кредитове сальдо по рахунку означає заборгованість підприємства перед персоналом по нарахованих: основній і додатковій заробітній платі, преміях, допомоги з тимчасової втрати працездатності, матеріальної допомоги, але не виданих ще працівникам.

По дебету субрахунку 661 «Розрахунки з оплати праці» відображається виплачена заробітна плата, премії, депонована заробітна плата, а також суми утримання податків, платежів за виконавчими документами, вартість одержаних матеріалів, продукції та товарів в рахунок заробітної плати та інші утримання із сум оплати праці персоналу.

Аналітичний облік розрахунків з персоналом ведеться за кожним працівником, видами виплат та утримань.

Сума всіх нарахувань заробітної плати по кожному аналітичному рахунку (тобто по кожному працівникові) дорівнює кредитовому обороту синтетичного рахунка 66 за звітній місяць, тобто сумі нарахованої заробітної плати по цеху, відділу та підприємству у цілому. Сума усіх утримань по аналітичних рахунках дорівнює дебетовому обороту синтетичного рахунку 66 “Розрахунки з оплати праці”. Залишок по кредиту рахунку 661 відображає суму невиплаченої працівникам заробітної плати.

Суми невиплаченої заробітної плати в бухгалтерії депонуються на субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами». Нараховані, але не одержані персоналом у встановлений термін суми з оплати праці, відображають за дебетом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» та кредиту субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами».

По дебету субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами» відображається видача депонованих сум. По кредиту субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами» відображаються суми своєчасно не виданої заробітної плати, премій, допомог та інше працівникам підприємства.

Аналітичний облік розрахунків з депонентами здійснюється у «Книзі обліку розрахунків з депонентами», яка відкривається у розрахунку на один календарний рік. Видача депонованої заробітної плати здійснюється лише за «Видатковим касовим ордером», який виписується окремо на кожного працівника для погашення однієї або декількох заборгованостей.

Сума заробітної плати, по якій закінчився строк позовної давності (3 роки), підлягає перерахуванню до бюджету, відображається записом по дебету рахунка 662 «Розрахунки з депонентами» і кредиту рахунка 642 «Розрахунки за обов’язковими платежами».

Нарахування заробітної плати – це водночас її розподіл на відповідні рахунки витрат за статтями і об’єктами калькулювання. При нарахуванні заробітної плати кредит рахунка 661 «Розрахунки з оплати праці» кореспондує з рахунками відповідних витрат. ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» використовує в обліку рахунки класу 9 “Витрати діяльності”, то нарахування витрат на оплату праці і обов’язкових зборів буде відноситись в дебет рахунків: 23 “Виробництво” (оплата праці працівників безпосередньо зайнятих у виробництві продукції), 91 “Загальновиробничі витрати” (оплата праці ІТП виробничих цехів), 92 “Адміністративні витрати” (оплата праці апарату управління), 93 “Витрати на збут” (оплата праці персоналу відділу збуту), 94 “Інші витрати операційної діяльності”. При такому варіанті ведення обліку витрати вкінці звітного періоду у повній сумі списуються на рахунок фінансових результатів, тобто з кредиту відповідного субрахунку 9 класу у дебет рахунка 791 “Результат основної діяльності”.

Заробітна плата є одним з елементів витрат виробництва та однією з важливих статей собівартості. Залежно від виду діяльності, у процесі якої нараховується заробітна плата, можна класифікувати й самі витрати на оплату праці (рис. 2.1) [39, с. 302].

Рис. 2.1. Класифікація витрат на оплату праці

Порядок відображення в обліку операцій, пов'язаних з нарахуванням заробітної плати, в ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» представлено в табл. 2.2:

Таблиця 2.2

Дата добавления: 2015-08-31