Аналіз нормативних документів установи

Документообіг ГУ ДМС України у Львівській області - це проходження в них документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в ГУ ДМС України у Львівській області на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу. ГУ ДМС України у Львівській області організовує діловодство на підставі власної Інструкцій з діловодства, що розробляються на підставі Типової інструкції та ДСТУ 4163-2003. Організацію діловодства в ГУ ДМС України у Львівській області покладається на сектор документального забезпечення (канцелярію). Функції, завдання та права служби діловодства визначаються в положенні про відповідний структурний підрозділ ГУ ДМС України у Львівській області, що затверджуються в установленому порядку, також організація діловодства в структурних підрозділах ГУ ДМС України у Львівській області покладається на спеціально призначених для цього осіб. Функції, завдання та права зазначених осіб з питань організації діловодства, ведення архівної роботи та контролю за виконанням документів визначаються в їх посадових інструкціях, що затверджуються в установленому порядку. Основним завданням служби діловодства є встановлення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами інструкції. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установа або організацій, оформлюються не на бланках. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники установ оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого характеру. За змістом управлінської дії накази ГУ ДМС України у Львівській області видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських або кадрових питань. Проекти наказів з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує сектор кадрового забезпечення та антикорупційного моніторингу на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів. Накази підписуються начальником ГУ ДМС України у Львівській області, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:- відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів місцевого самоврядування;- відповіді на виконання доручень ДМС України; - відповіді на запити інших установ; - відповіді на звернення громадян; - відповіді на запити на інформацію; - ініціативні листи; - супровідні листи Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи ГУ ДМС України у Львівській області. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи ГУ ДМС України у Львівській області, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я начальника ГУ ДМС України у або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник. Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, передається начальнику ГУ ДМС України у Львівській області, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження. Доставка документів до ГУ ДМС України у Львівській області здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання. Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція. Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі). Усі документи, що надходять до ГУ ДМС України у Львівській області, приймаються централізовано в секторі документального забезпечення. Обов'язковому розгляду начальником ГУ ДМС України у Львівській області підлягають акти державних органів, акти і доручення ДМС України, запити, звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності ГУ ДМС України у Львівській області і потребують вирішення безпосередньо начальником ГУ ДМС України у Львівській області. Інші документи передаються заступникам начальника ГУ ДМС України у Львівській області або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов'язків.Реєстрація документів здійснюється за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:- вхідні документи;- вихідні документи;- документи, створені ГУ ДМС України у Львівській області (далі - внутрішні документи);- накази з основної діяльності; - накази з адміністративно-господарських питань; - накази з кадрових питань (відповідно до їх видів та строків зберігання);- звернення громадян;- запити на інформацію. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів сектор документального забезпечення розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву ГУ ДМС України у Львівській області і структурним підрозділам. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю, за переліком документів, затвердженим начальником ГУ ДМС України у Львівській області. Обов’язково контролюється виконання:- завдань, передбачених в актах і дорученнях органів державної влади, органів місцевого самоврядування та ДМС України;- розпорядчих документів та доручень керівництва ГУ ДМС України у Львівській області, рішень колегіального органу установи;- звернень, запитів народних депутатів України, депутатів місцевих рад;- звернень громадян, запитів на інформацію. Номенклатура справ - це обов'язковий для ГУ ДМС України у Львівській області систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ призначена для встановлення в ГУ ДМС України у Львівській області єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання. В установі складаються номенклатури справ структурних підрозділів і зведена номенклатура справ ГУ ДМС України у Львівській області. Номенклатура справ структурного (територіального) підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі. Зведена номенклатура справ ГУ ДМС України у Львівській області складається сектором документального забезпечення на основі номенклатур справ структурних підрозділів. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду. Описи справ укладаються окремо на справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань. На справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.

Державна міграційна служба України (ДМС України) є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра внутрішніх справ України.

Основними завданнями ДМС України є реалізація державної політики у сферах міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, реєстрації фізичних осіб, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів, а також внесення пропозицій щодо формування державної політики у цих сферах

2.4 Висновки до розділу

У даному розділі розглянуто організаційну структуру та нормативні акти ГУДМСУ у Львівській області. Можна сказати, що Державна міграційна служба України (ДМС України) є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра внутрішніх справ України.

Визначено основні завдання ДМС України, серед них є реалізація державної політики у сферах міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, реєстрації фізичних осіб, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів, а також внесення пропозицій щодо формування державної політики у цих сферах

Дата добавления: 2015-08-31