Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией

Прием, первоначальная обработка, распределение всей поступающей корреспонденции производятся отделом документооборота Управления делопроизводства (далее – отдел документооборота). Прием корреспонденции осуществляется через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также с использованием средств электронной и факсимильной связи.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются; проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении повреждения, отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах. Первый экземпляр остается в отделе документооборота, второй – приобщается к поступившему материалу, а третий – передается отправителю документов.

Ошибочно присланная корреспонденция (или при отсутствии указанных в ней приложений) возвращается отправителю. Конверты уничтожаются лишь после возвращения законченного делопроизводством документа в отдел документооборота. Поступившая корреспонденция отделом документооборота распределяется на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируемые – постановления, распоряжения, указы, законы, решения, письма, поручения вышестоящих органов, письма предприятий и организаций, документы, поступившие через средства электронной и факсимильной связи, протоколы, извещения, письма судебных инстанций, судебные повестки, судебные требования, исковые заявления, кассационные жалобы, постановления о возбуждении исполнительного производства, претензии, пригласительные билеты в виде письма, телеграммы, информационный материал с сопроводительным письмом и иная служебная корреспонденция. (Приложение А)

Регистрируемые документы сканируются, проставляется штамп установленного образца в правом нижнем углу первого листа документа, на котором указываются очередной порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления.

Поступившая служебная корреспонденция в день ее получения заносится в электронную базу данных отдела документооборота, после чего заводится регистрационная карточка в электронном виде и на бумажном носителе.

Нерегистрируемые – газеты, журналы, брошюры, книги, сводки, статистические отчеты, пригласительные билеты и другая ежедневная корреспонденция, не подлежащая возврату в Управление делопроизводства. (Приложение Б)

Срочная корреспонденция – правительственные телеграммы, сообщения о чрезвычайных происшествиях, стихийных бедствиях, обращения, касающиеся проведения массовых мероприятий, и другие сообщения, требующие оперативного решения, доставляются по назначению немедленно.

Корреспонденция, адресованная непосредственно в структурное подразделение или содержащая текущую информацию, направляется отделом документооборота в структурное подразделение.

Обработка всей поступающей корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день после выходных.

Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение, от одного исполнителя к другому, из одного подразделения в другое) производится через работников Отдела документооборота.

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: тип документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, а также краткое содержание, количество листов основного документа и листов приложений к нему, индекс номенклатуры дел, сведения об исполнителе, которому направляется документ, срок возврата документа в отдел документооборота.

В случае если резолюцией рассмотрение документа возложено на несколько руководителей, подразделений или сотрудников, то координацию всей работы осуществляет руководитель, подразделение или сотрудник, указанный в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Информация о зарегистрированных документах передается из электронного каталога отдела документооборота в электронную базу данных соответствующих подразделений (или при необходимости на бумажном носителе).

Корреспонденция, поступившая через средства электронной и факсимильной связи, также регистрируется и с отметкой «Эл.почта» или «факс» передается руководителям согласно их функциональным обязанностям в электронном виде или при необходимости на бумажном носителе.

Учетные сведения о зарегистрированных документах хранятся в электронной базе данных 5 лет, после чего они записываются на электронные носители и переносятся в архивную базу данных.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, характера исполнения.

Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.

Исполненные поручения Руководителя Исполнительного комитета с исходящим письмом передаются помощником (референтом) в отдел документооборота для присвоения исходящего номера и передачи в Контрольное управление для снятия поручений с контроля.

Зарегистрированные документы с регистрационной карточкой, не поступающие на рассмотрение Главе муниципального образования, Руководителю Исполнительного комитета передаются на рассмотрение первым заместителям, заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета согласно их функциональным обязанностям.

Помощником или референтом заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета согласно регистрационной карточке формируется проект поручения и передается на рассмотрение.

После рассмотрения заместителем Руководителя Исполнительного комитета или руководителем аппарата Исполнительного комитета документа он передается через отдел документооборота исполнителям.

Корреспонденция, ошибочно поступившая заместителю Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета или в подразделения Исполнительного комитета, незамедлительно возвращается в отдел документооборота.

Возврат в отдел документооборота поступивших от предприятий и организаций оригиналов писем, информационного материала с сопроводительным письмом и иной служебной корреспонденции с отметкой заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата в регистрационной карточке об итогах рассмотрения осуществляется в соответствии с законодательством в месячный срок, если в письме не указан иной срок рассмотрения.

Исходящий документ – документ, отправляемый из организации.

Подготовка и оформление исходящих документов производятся в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Гербовые бланки Исполнительного комитета, утвержденные распоряжением Руководителя Исполнительного комитета, хранятся в отделе документооборота, подлежат учету и выдаются сотрудниками отдела помощникам (референтам) Руководителя Исполнительного комитета, первых заместителей, заместителей Руководителя и руководителя аппарата Исполнительного комитета под роспись в специальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором. Уничтожение бланков осуществляется по акту. Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Руководители комитетов, управлений, отделов Исполнительного комитета осуществляют ведение делопроизводства на бланках установленного образца.

Право подписи на служебных бланках структурных подразделений Исполнительного комитета имеют руководители (их заместители), а также иные должностные лица структурных подразделений, наделенные правом соответствующей подписи.

При приеме исходящих документов для регистрации или для передачи на подпись Руководителю Исполнительного комитета отделом документооборота проверяется наличие визы руководителя структурного подразделения на обратной стороне бланка, правильность оформления документа, наличие правок корректора, а также наличие на втором экземпляре следующих реквизитов: наименования адресата, подразделения, должность, Ф.И.О. исполнителя, контактный телефон, визы руководителя подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета, исходящий номер и дата документа, на который дается ответ (например, на № ___ от ____). ( Приложение В)

Исходящий документ печатается исполнителем в 3-х экземплярах. Первый экземпляр печатается на гербовом бланке с указанием адресата, номера и даты документа, на который дается ответ. Второй – печатается на бумаге формата А4 с указанием адресата, его адреса, наименования подразделения, виз руководителя структурного подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета, информации об исполнителе и т.д. Третий – готовится в соответствии со вторым экземпляром. Подготовленный пакет документов передается в отдел документооборота через помощников (секретарей) для регистрации (присвоения исходящего номера и даты), после чего отправляется адресатам.

Исходящий документ, подготовленный для отправления за подписью Руководителя Исполнительного комитета, готовится в том же порядке и передается на подпись через отдел документооборота. Исходящий документ после подписания его Руководителем Исполнительного комитета регистрируется в отделе документооборота и отправляется адресату.

Исходящим номером документа является порядковый номер в пределах календарного года, датой исходящего документа является дата его подписания.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

При направлении исходящего документа в дополнение к ранее посланному указываются номер и дата ранее отправленного документа.

Документ, требующий пояснений, отправляется с сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем, на котором проставляются соответствующий исходящий номер основного документа и дата. Если отправляемый документ имеет приложение, то в конце его текста делается запись: «Приложение: на ____ л. в _____экз.» Если в документе много приложений, то делается их сквозная нумерация.

В случае подписания документа лицом, замещающим руководителя, в реквизите «подпись» указываются точное название должности, например, «исполняющий обязанности – первый заместитель», и далее фамилия лица, подписавшего документ. Использование в таких случаях предлога «за» или иного знака перед наименованием должности не допускается. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Ответственность за правильность оформления документа, его грамотное изложение лежит на исполнителе. Документы с грифом «Подлежат возврату» копируются исполнителем и вместе с оригиналом возвращаются в отдел документооборота.

Внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования гербовых бланков с указанием должности подписавшего (заместители Руководителя Исполнительного комитета или руководитель аппарата Исполнительного комитета) и расшифровкой подписи. Указание руководителя структурного подразделения и исполнителя на 1-м экземпляре внутреннего документа не допускается. Второй и третий экземпляры внутреннего документа готовятся, так же как и исходящие документы. (Приложение Г)

Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.

Документы, включенные в перечень обязательного рассмотрения и направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем муниципального органа или, по его поручению, руководителем исполнительного органа, первым заместителем руководителя исполнительного органа.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, подписываются руководителем исполнительного органа, его заместителями, руководителем аппарата или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.

После подписания второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного комитета с печатью Управления делопроизводства, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета с контрольными карточками передается отделом документооборота в Контрольное управление для снятия с контроля.

Второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета без контрольных карточек архивируется в отделе документооборота согласно номенклатуре дел.

Третий экземпляр отделом документооборота возвращается исполнителям через помощников (референтов).

Комплекты документов, законченных делопроизводством, хранятся в отделе документооборота 2 года, после чего документы сдаются в Управление муниципального архива.

Исходящая корреспонденция отправляется адресатам централизованно отделом документооборота в день ее поступления от исполнителей. Документы отправляются через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также через средства электронной и факсимильной связи с соблюдением всех требований к оформлению исходящих документов.

Для своевременного и срочного решения вопросов составляются телеграммы. Текст телеграммы должен быть написан буквами русского или латинского алфавита, адрес телеграммы – на русском языке (буквами русского алфавита) согласно ГОСТ Р 6.30–2003.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В телеграмме должны быть указаны должность и фамилия автора. Подлинник телеграммы должен быть заверен личной подписью автора и оттиском гербовой печати Исполнительного комитета.

При оформлении международных телеграмм адрес и текст печатаются латинскими буквами. При составлении телеграмм на русском языке необходимо использовать транслитерацию (написание слов латинскими буквами). Международная телеграмма должна быть подписана автором и иметь оттиск гербовой печати. Также должны быть указаны должность и личная подпись отправителя. Международная телеграмма отправляется при наличии перевода, подписанного отправителем.

Гербовые и другие печати и штампы используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документа подлинникам.

Оттиск печати проставляется на документах в определенных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи.

Штампы используются для проставления отметок о получении и регистрации документов.

Дата добавления: 2015-08-31