Разновидности делопроизводственных материалов

Многообразие разновидностей делопроизводственных документов обусловлено, прежде всего, сложной структурой государственного аппарата.

Можно выделить три группы делопроизводственной документации: 1) переписка учреждений; 2) внутренние документы; 3) просительные документы (часто выступают как инициативные при формировании дела).

Нижестоящие учреждения или должностные лица посылали вышестоящим доношения (донесения). Донесение нижестоящего должностного лица вышестоящему могло называться рапортом. Рапортами обычно назывались и донесения, посылаемые в Сенат. Донесение об исполнении какого-либо распоряжения могло называться экзекуцией.

Учреждения одного уровня посылали друг другу промемории. Учреждения, не связанные соподчиненностью, могли также посылать друг другу ведения.

Частные лица обращались в государственные учреждения с прошениями, которые в XVIII в. обычно по-прежнему назывались челобитными.

Постепенно начала возрастать роль внутренней документации, обслуживавшей документопоток внутри учреждения. При поступлении в учреждение документы регистрировались, им присваивался номер, ставилась дата, в регистрационном журнале передавалось содержание документа и отмечалось, кому он отдан для исполнения. Входящие документы учитывались в специальных книгах (регистратурах), в которых раздельно в хронологической последовательности записывались документы, полученные от царя, от Сената и других учреждений. Раздельно регистрировались исходящие документы. В XVIII в. при регистрации текст документа часто копировался. К внутренней документации относятся также документы, возникшие в ходе подготовки дела к рассмотрению, - протоколы и журналы заседаний.

В XIX в. основные разновидности делопроизводственной документации сохранились, иногда изменяя свое название. Ушли в прошлое челобитные, остались прошения, место промеморий заняли отношения.

Как особая разновидность донесения может рассматриваться отчет, посылаемый нижестоящим учреждением вышестоящему. Отчеты получают распространение, главным образом, в XIX в. Наибольший интерес представляют отчеты о деятельности высших и центральных учреждений, а также губернаторские и генерал-губернаторские отчеты.

Ежегодные отчеты министров о деятельности министерств были предусмотрены манифестом от 8 октября 1802 г. об учреждении министерств. Однако, несмотря на требования манифеста и последующие неоднократные указания, министерские отчеты, по-видимому, систематически не составлялись. Часто подготовка такого отчета и степень подробности содержавшейся в нем информации зависели от воли министра. Не была устойчивой и структура отчета: он мог составляться либо по структурным подразделениям, либо тематически.

Отчеты Государственного Совета составлялись периодически и были весьма краткими.

С 1804 г. составлялись губернаторские отчеты. Их комплекс за XIX в. является наиболее репрезентативным.

В XIX в. усложнилась регистрация документов - документ регистрировался на всех этапах своего движения. О масштабах явления дает представление опубликованное в 1858 г. «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России». Согласно этому руководству в земском суде в процессе исполнения документ проходил 26 операций, в губернском правлении - 54, в департаменте министерства - 34, в совете министров - 4567. В XIX в. сохранилась журнальная форма регистрации. В каждом структурном подразделении регистрировались все входящие и исходящие документы. Для регистрации входящих документов в канцелярии министра и департаментах существовали общие и частные журналы. В общий журнал вносились все поступившие документы. В частном журнале канцелярии министра отмечались те документы, которые исполнялись в самой канцелярии. Частные журналы велись в отделениях для регистрации документов, поступавших на исполнение из департамента. В канцелярии министра и департаментах существовало по два журнала для регистрации исходящих документов. Они также назывались общим и частным, но распределение функций между ними было иное: в общий журнал вносилось краткое содержание документа, а в частный документы (точнее, их отпус-ки, поскольку сами документы после записи в общий журнал отсылались адресатам) переписывались дословно.

Журнал как форма фиксации обсуждения и решения обычен для XIX в. В журнале ход заседания фиксировался более кратко, чем в протоколе. В нем излагался обсуждаемый вопрос, фиксировались мнения большинства и меньшинства, а также особые мнения и указывалось, какое мнение было утверждено в качестве решения. Журналы разных учреждений различаются по степени подробности фиксации обсуждения. Наиболее подробны журналы Государственного Совета, менее - журналы Комитета министров.

В 70-е годы XIX в. появилась такая форма фиксации хода заседаний, как стенографические отчеты, в частности для фиксации заседания Особого присутствия Правительствующего Сената по делам о государственных преступлениях. Эта форма получила распространение в начале XX в., а стенографические отчеты заседаний Государственной думы синхронно публиковались.

Дата добавления: 2017-01-13