Специфіка укладання службових телеграм, телефонограм, факсів

Звіт

План роботи

науково-технічної ради Державного відкритого

акціонерного товариства „Шахта „Чайка”

на І квартал 2006 р.

№ пор.	Дата проведення	Зміст роботи	Доповідач	Відпові- дальний	Відміт-ки
	10.01.06	Звіт за НДР „Дослідження можливостей граничного випарювання стоків, що утворюють накип, з кристалізацією і відділенням солей при використанні проміжного теплоносія”	інженер-технолог Миронов П.А.	головний інженер Грач Ю.С.
	12.02.06	Звіт за НДР „Дослідження складу шкідливих викидів при магнетизуючому випалюванні бурозалізнякових руд”	інженер-технолог Дудченко А.А.	головний спеціаліст НІС Вознюк В.Р.
	12.03.06	Звіт за НДР „Дослідження і розроблення технічних рішень щодо скорочення питомих енергетичних затрат при виробництві залізорудних окатишів”	енергетик Кирилов Ф.Я.	начальник механічного цеху Бордун Н.М.

Заступник директора з НДР (підпис) В.К. Нестеров

Секретар ради (підпис) О.С. Сартаков

Звіт – це документ, який містить інформацію про результати діяльності фізичної або юридичної особи за певний період часу, виконання дорученої роботи чи узагальнення зробленого.

Розрізняють такі групи звітів:

1. Статистичні (цифрові), які оформляють на трафаретних бланках від руки або машинописним способом.

2. Текстові, що укладаються на загальному бланку чи на чистому аркуші паперу формату А4 за встановленою формою.

Залежно від характеру виконаної роботи звіти бувають прості й складні. Розрізняють також внутрішні ( оперативні) й зовнішні.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й відповідно до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна (оперативна) звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.

Реквізити:

· гриф затвердження (праворуч) – для зовнішніх;

· штамп установи (якщо не на бланку) – для зовнішніх;

· назва виду документа (ЗВІТ);

· заголовок, який містить такі дані, як:

– про що звіт („про виробничу практику...”, „про роботу відділу…”);

– термін звітності (з 09.01.2008 по 09.02.2008, за І квартал 2008 р.);

– статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

– прізвище та ініціали укладача;

· текст;

· додаток (якщо є):

– службова (доповідна, пояснювальна) записка;

– довідкові матеріали;

– квитанції, проїзні документи, рахунки про витрачені кошти (для фінансової звітності);

· підпис автора документа;

· посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх);

· дата укладання;

· печатка (для зовнішніх).

Текст звіту складається зі:

а) вступу (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

б) основної частини (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

в) висновків (рекомендацій, критичних зауважень щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

Якщо звіт великий за обсягом, то він поділяється на частини, кожна з яких має свої заголовки. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка і підпис не ставляться.

Проект текстового звіту, як правило, готує секретар-референт.

Зразок:

про роботу опалювального цеху ВАТ «Консум»

за ІІІ квартал 2007 року

Згідно з наказом директора ВАТ «Консум» «Про перевірку опалювального обладнання» за № 18 від 30 травня 2007 року було виконано повний обсяг робіт із перевірки та підготовки опалювальної системи до осінньо-зимового сезону.

Роботи проводились за графіком, узгодженим з головним інженером Федосієнком В.А.

Під час виконання роботи було замінено 14 метрів труб теплосистеми дільниці та 8 опалювальних приладів.

Опалювальна система заводу повністю готова до безперебійної роботи в осінньо-зимовий період.

Майстер опалювального цеху (підпис) Ф.С. Нечаєв

24 вересня 2007 р.

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції. Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Виділяють такі групи доповідей:

1. Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).

2. Поточні (інформація про хід роботи).

3. На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

1. Вступ, де зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

2. Описова (основна) частина, де аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи, даються посилання.

3. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

Доповідь є дуже важливим елементом системи зв’язків із громадськістю (наприклад, повідомлення своєї точки зору на певну проблему).

Виголошення доповіді потребує серйозної підготовки. Перший крок у підготовці – накреслити мету та завдання виступу, визначити коло охоплюваних питань. Заздалегідь слід сформулювати предмет та тему виступу. Другий крок – добір допоміжної інформації. Вона може бути отримана з двох джерел:

1) теоретичні джерела – це можуть бути статті в періодичних виданнях, книги та окремі публікації, що стосуються теми, енциклопедичні, термінологічні та галузеві словники;

2) усні розмови з обізнаними з проблемою людьми.

Завершивши підготовку, слід організувати інформацію в певні категорії, надати їй чіткості, визначити та сформулювати власне бачення проблеми. Доповідь слід будувати, дотримуючись певних вимог: теоретична обґрунтованість, наведення переконливих прикладів, власне бачення проблеми тощо.

Наступний крок – складання плану доповіді.

Початок доповіді є визначальним і повинен чітко й переконливо відбивати причину та мету виступу, розкривати суть конкретної справи, містити докази. Доповідач повинен привернути й утримати увагу аудиторії. Речення мають бути короткими й стосуватися виключно суті питання. Варто інтонаційно виділяти найважливіші місця і виражати своє ставлення до предмета мовлення.

В основній частині викладається суть проблеми, наводяться докази, пояснення, міркування. Слід пояснювати кожен аспект проблеми, добираючи переконливі цифри, факти, цитати (проте кількість подібних прикладів не має бути надто великою – нагромадження ілюстративного матеріалу не повинно поглинати зміст доповіді). Варто подбати про зв’язки між частинами, поєднавши їх в єдину струнку систему викладу. Постійно й уважно потрібно стежити за відповідністю між словом і тим, що воно позначає. Надзвичайно важливо продумати, в яких місцях тексту потрібні своєрідні „ліричні” відступи, адже суцільний текст погано сприймається.

Висновки певним чином мають узгоджуватися зі вступом і не випадати з загального стилю викладу.

Телеграма – це документ, що являє собою буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку.

Телеграми надсилаються у тих випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасну передачу інформації адресатові.

За способом запису телеграми бувають звичайними та шифрованими (за допомогою знаків). Вони не є секретними і дають можливість скорочувати текст, особливо цифровий.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію і характеризується граничною стислістю та недвозначністю викладу. Розпочинається дієсловом у множині чи однині. Оформляється без абзаців, переносів і розділових знаків. Якщо розділові знаки впливають на зміну змісту телеграми, вони передаються словами або у вигляді умовних позначень (скорочень):

КРПК – крапка;

КМ – кома;

ЛПК – лапки;

НР – номер;

ДВК – двокрапка.

Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім заперечної частки не). Знаки + (плюс), – (мінус), % (відсоток), № (номер) передають словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Телеграфний зв’язок установ (підприємств) України із закордонними представниками ведеться українською мовою, лише абетка замінюється латинськими літерами.

Розрізняють такі види телеграм:

Дата добавления: 2017-01-13