Последовательность проведения кадрового аудита

Источники информации для кадрового аудита

Основными источниками информации, используемой для проведения аудита персонала, являются законы и инструкции в области управления трудом и трудовыми отношениями, трудовые показатели организации, результаты анкетирования и интервьюирования работников, а также:

- планы по труду;

- статистическая отчетность по труду и численности персонала;

- данные табельного учета кадров;

- должностные инструкции работников;

- нормы и нормативы по труду;

- приказы по движению личного состава (приказы об увольнении, переводе, приеме на работу);

- другие материалы, характеризующие состав и трудовую деятельность персонала организации (например, результаты аттестации, документированные результаты выполнения трудовых норм)

Аудиторская проверка, как правило, проводится в четыре этапа:

1) подготовительный этап;

2) этап сбора информации;

3) этап обработки и анализа информации;

4) этап обобщения и представления оценочных результатов, выводов и рекомендаций.

На подготовительном этапе осуществляются:

― формализация идеи проведения аудиторской проверки, определение ее целей, предполагаемой эффективности для организации;

― подбор персонала (внутри организации или вне ее) для организации проверки, его обучение в случае необходимости;

― разработка внутрифирменного документа (приказа, распоряжения), намечающего сроки, задачи исполнителей и участников проверки, инструктаж исполнителей и участников;

― разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализируемой информации.

На этапе сбора информации осуществляются:

― проверка документации и отчетности;

― мониторинг персонала;

― наблюдение, опросы, анкетирование, беседы с сотрудниками;

― предварительная обработка статистических данных, компоновка бухгалтерской и иной информации.

Следует учитывать, что статистические и иные показатели становятся более доступными и содержательными с точки зрения анализа, если для их сбора, хранения и обработки используются компьютерная техника и современные информационные технологии.

На этапе обработки и анализа информации:

― полученная в ходе проверки информация обрабатывается и формализуется в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков и прочих форм представления данных, удобных для оценки, и вводится в ЭВМ;

― по разработанному алгоритму осуществляются анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающими организациями, научно обоснованными нормами и нормативами, путем применения методов экспертной оценки, функционально-стоимостного анализа и др.

На заключительном этапе – этапе обобщения и представления оценочных результатов, выводов и рекомендаций – готовится итоговый материал, включающий, как правило, отчет о результатах аудиторской проверки. В отчете могут быть рассмотрены различные пути совершенствования управления персоналом, включая внедрение новых технологий (информационной, офисной, телекоммуникационной), сформулированы предложения по модификации существующих процедур управления, совершенствованию документации, уточнения. Осуществляется также оценка результативности аудита персонала, заключающаяся прежде всего в социально-экономической и социально-психологической эффективности разработанных по итогам проведения аудиторской проверки мероприятий по рационализации организации труда персонала, а также по совершенствованию деятельности кадровой службы организации.

В процессе аудита будет получен огромный объем информации, которую необходимо оформить документально и сохранить как в письменном, так и в электронном виде.

На заключительном этапе готовится итоговый материал – аудиторское заключение, являющееся отчетом о результатах аудиторской проверки. Результаты кадрового аудита оформляются в форме аудиторского заключения, содержащего описание выполненных аудиторских процедур, их результаты, недостатки, обнаруженные в ходе проверки, рекомендации по совершенствованию системы управления персоналом.

Аудиторское заключение – официальный документ, в котором аудитор выражает свое мнение о проделанной работе и формулирует выводы, к которым он пришел по ее окончании.

Основная цель аудиторского заключения – баланс сильных и слабых сторон в работе персонала. В отчете могут быть рассмотрены различные пути совершенствования управления персоналом.

Различные источники предлагают различную структуру аудиторского заключения. Рассмотрим примерную структуру аудиторского заключения.

1. Введение:

― общая характеристика организации;

― описание проблемной ситуации;

― цели и задачи аудита;

― описание объекта и предмета аудита;

― этапы аудита;

― график проведения аудита;

― аудиторская команда;

― способы сбора информации;

― методы анализа информации.

2. Аналитическая часть:

 Анализ персонала:

― численность, профессиональный и должностной состав;

― должностные обязанности;

― система мотивации;

― критерии оценки персонала;

― сравнение состояния персонала с основными конкурентами.

 Оценка управленческого потенциала и кадровых процессов:

― общая характеристика менеджеров подразделений;

― понимание и принятие стратегических задач, стоящих перед персоналом;

― способность принимать согласованные решения;

― понимание и принятие правил командной работы и индивидуальной ответственности;

― оценка осуществления основных кадровых процессов.

 Оценка организационной структуры управления персоналом:

― общая характеристика организационной структуры управления;

― оценка взаимодействие между подразделениями;

― анализ организационных патологий.

3. Рекомендации по повышению результативности деятельности персонала:

 Для руководства организации:

― указывают на стратегические ошибки в области управления персоналом, в постановках задач перед линейными менеджерами, в структуре персонала и пр.;

― дают рекомендации по исправлению ошибок.

 Для линейных менеджеров:

― суммируют их цели и обязанности в области управления персоналом; в их обязанности могут входить: привлечение к отбору кандидатов на вакансии, обучение персонала, проведение оценки, мотивация персо-нала;

― дают рекомендации по повышению результативности труда персонала.

 Для менеджеров по управлению персоналом:

― аудит выделяют для специалистов службы управления персона-лом области хорошего и недостаточного исполнения в сфере найма, оценки, обучения, мотивации персонала и пр.;

― дают рекомендации по усилению слабых сторон.

4. Приложения:

― документы;

― результаты анкетирования, интервьюирования, опросов персонала;

― психологические заключения;

― результаты инструментальных (расчетных) измерений трудовых показателей, оценок и расчетов эффективности.

В аудиторском заключении возможно указание на то, какими силами возможна реализация той или иной рекомендации. В идеальном случае аудиторы делают прогноз ситуации, если будут выполнены их рекомендации.

Вся информация, в отношении которой выражается мнение аудитора, должна быть упорядочена по функциональному предназначению, датирована и подписана. Аудиторское заключение и приложения брошюруются, листы нумеруются.

Дата добавления: 2017-01-13