Подготовка к пресс-конференции

Понятие и виды пресс-конференции

Одним из распространенных методов общения со средствами массовой информации стала пресс-конференция. Обычно это мероприятие привлекает внимание общественности к самой компании (организации), к ее деятельности, продуктам или услугам.

Пресс-конференция – официальное мероприятие, специально организованная встреча официальных лиц, целями которого являются представление точки зрения фирмы на актуальную проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, поддержка имиджа компании и презентация товаров или услуг.

Эта публичная коммуникация дает возможность предоставить прессе информацию, повышающую имидж компании, корпорации, личности, и поддерживать его на необходимом уровне связи с общественностью.

Обычно пресс-конференции проводятся по инициативе руководителей и ведущих специалистов различных структур компаний и организаций, но иногда они могут быть организованы и журналистами, заинтересованными в профессиональных комментариях интересных событий. Это может быть выпуск нового товара, открытие нового магазина, выставки, важное объяснение срочной или конфликтной ситуации и т.д. Пресс-конференция, как правило, посвящается актуальным вопросам, и представляет интерес широкой аудитории. В диалогическом жанре пресс-конференции существует возможность всестороннего, глубокого освещения важнейших экономических проблем.

Особенности пресс-конференции:

· имеет общественно значимую тему (проблему);

· планируется заблаговременно;

· происходит в ситуации делового общения;

· предполагает взаимодействие ньюсмейкеров (участников пресс-конференции) и журналистов.

По форме проведения выделяют оперативные и регулярные, открытые и закрытые пресс-конференции.

Оперативные пресс-конференции проводятся в срочном порядке на месте события (происшествия). Регулярные пресс-конференции заранее планируются и организуются в специально подготовленном помещении.

На открытую пресс-конференцию приглашаются все средства массовой информации, а на закрытую – ограниченное количество журналистов.

Успех пресс-конференции зависит от того насколько тщательно велась подготовка к ней. В целом подготовка к пресс-конференции осуществляется в несколько этапов, и предполагает выполнение важных действий: выбрать место и время проведения, пригласить СМИ, составить пресс-релиз, подготовить информационные материалы.

Выбор места и времени проведения. Дата и время проведения пресс-конференции определяется с учетом графика публикации журналов и газет. Утренние газеты не публикуют материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось в вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают в утренний период с 11.00 до 11.40 или в вечерний период с 14.30 до 16.00. Лучшие дни для проведения данного мероприятия считаются вторник, среда, четверг. Прежде чем назначить день, необходимо убедиться, что в этот день не запланировано большее по масштабу событие. Место проведения пресс-конференции выбирают вблизи транспортной развязки, чтобы можно было легко добираться. Лучше проводить пресс-конференцию в зале заседаний, не рекомендуется проводить в офисе или в большом актовом зале. Перечислим ряд, предъявляемых к помещению, требований: во-первых, в нем должно находиться достаточно стульев для всех участников конференции; во-вторых, место для размещения камер; в-третьих, установлены микрофоны и диктофоны.

Приглашение средств массовой информации рассылаются по редакциям заранее. Первое приглашение на пресс-конференцию рассылается за неделю, второе – за три дня до мероприятия. Желательно, заказать курьера, чтобы приглашение попало «лично в руки». Не позднее, чем за сутки необходимо повторно обзвонить представителей пресс для того, чтобы они подтвердили свое участие в пресс-конференции.

В приглашении необходимо четко указать тему, имена основных докладчиков, перечень основных вопросов, предлагаемых к рассмотрению, а также некоторые подробности, подтверждающие целесообразность освещения события. Однако в приглашении, не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае ослабевает интерес журналистов к предстоящему событию, и пропадает необходимость присутствия на пресс-конференции. Если намечается фуршет или коктейль это прописывается в приглашении.

Составление пресс-релиза. Пресс-релиз – это информационное сообщение в виде бюллетеня для представителей прессы, который отправляется им с целью возбудить интерес к изложенной теме и появлению публикаций на его основе. Правила оформления пресс-релиза[33]:

· Пресс-релиз пишется на фирменном бланке,

· Рекомендуется продумать интересный заголовок, говорящий о теме пресс-релиза. Хорошо, если в заголовке есть цифры или факты, способные привлечь внимание журналистов,

· Первый абзац обычно излагает суть информационного сообщения и отвечает на вопросы «кто?», «что?», «когда?», «зачем?», «почему?»,

· Следующие абзацы (три – четыре) раскрывают тему текста, содержат основные факты, описание событий, характеристики продукции, ее важность для рынка и подобные вопросы. Допускается комментарии в виде прямой речи директора компании или одного из ее руководителей,

· В последнем абзаце рекомендуется изложить кратко информацию о компании, ее видах деятельности, основных этапах развития, достижениях, наградах,

· В конце пресс-релиза указываются контакты лица, ответственного за общение с журналистами.

Подготовка информационных материалов. Организаторами пресс-конференции заранее готовится пресс-кит – информационный пакет документов, в который входят пресс-релиз, тематические обзоры печати по теме пресс-конференции, справочные материалы, официальные документы, тексты выступлений, буклет компании, фотографии. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка, которая вручается журналистам в зале заседаний, а также рассылается по редакциям журналистов, которые не смогли прийти на встречу.

Дата добавления: 2017-01-14