Структура деловой презентации

Эффективная презентация, как и любое публичное выступление, требует тщательной подготовки. Выделим отдельные компоненты презентации: «вступительное слово, презентационная речь, сопровождающаяся показом продукции фирмы, демонстрацией видеофильма или слайдов, выступления гостей, ответы на вопросы»[42].Но может быть и одна презентационная речь, в рамках которой могут присутствовать все компоненты. Большое значение имеет четкое структурирование будущего выступления. Традиционно публичная речь должна иметь:

· вступление (20%);

· основную часть (60%);

· заключение (20%).

Во вступлении обращение содержит просьбу прослушать оратора, через эту речь установить контакт с аудиторией и привлечь ее внимание к предмету презентации. Внимание аудитории может быть непроизвольным (к движущемуся предмету в аудитории), произвольным (сознательным) и послепроизвольным (поддерживаемое интересом). В аудитории нужно вызвать произвольное внимание, для этого необходимо создать у слушателей установку на внимание. Первые фразы должны привлечь внимание, заинтриговать перспективой речи и далее от общих интересов надо перейти к групповым, личным, индивидуальным. Удачное выступление это не только гарантия того, что оратора дослушают до конца, но это, прежде всего, залог успеха всей презентации.

Тема презентационной речи всегда должна иметь цель. При выборе темы рекомендуется ответить на вопросы:

· Какую реакцию вы хотите получить от слушателей?

· Какую идею хотите до них донести?

· Что вы хотите, чтобы они усвоили?

Важный критерий успеха заключается в следующем: если оратору интересно то, о чем он говорит, будет интересно и слушателю. Если предмет речи не интересен говорящему, тем более он не интересен и слушателю.

Во вступительной части презентации обязательно надо сообщить и предмет обсуждения на встрече: «Уважаемые дамы и господа! У нас сегодня праздник, мы открываем первый в России фирменный магазин цифровой техники известной корпорации «Apple!»

Второй блок вступления это обращение к создателям продукта, представителям власти, организаторам, спонсорам со словами благодарности. В устной речи рекомендуется обязательно сообщать полное имя человека и название компании (нельзя использовать аббревиатуры): «Мы хотели бы выразить огромную благодарность администрации города Екатеринбурга, которая оказала огромную помощь …., губернатору Свердловской области Куйвашеву Евгению Владимировичу …, а также всем, кто принимал
участие …».

Как только презентатор завладел вниманием аудитории, цель введения не будет достигнута, если за ним последуют пространные объяснения, наукообразные термины или самореклама. Предпочтительней (когда тема способствует этому) делать ремарки в основной части сообщения. Аудитория хочет услышать ответ на вопрос: «Зачем я здесь?», «Какую выгоду я смогу извлечь из этого?». Эффективное введение только намекает на ответ, интригуя и побуждая аудиторию «оставаться настроенной» на вашу волну[43].

Основная часть состоит из двух блоков. В первом рассказывается об истории фирмы, компании, организации: История Apple началась в 1976 году, кода Стивен Возняк, Рональд Уэйн и Стив Джобс основали собственную компанию. Логотип организации был придуман Рональдом Уэйном, и изначально представлял собой рисунок с изображенным на нем Исааком Ньютоном, на голову которого приземлялось яблоко. Позже он был упрощен, и стал знаменитым надкушенным яблоком.

Во втором приводятся сведения об особенностях продукции и уровне ее качества, подтвержденные фактами и статистическими данными. Apple оказался первой компанией, предложившей массовому потребителю, персональные компьютеры, плееры для воспроизведения музыки iPod. Устройства компании всегда отличались наличием полезных и интересных опций (например, компьютерная мышь, графический интерфейс и т.д.) В фирменной сети магазинов компании продают продукцию компании на 93 тыс. долларов ежедневно, что составляет 65 долларов каждую минуту. Эта информация сообщается для того, чтобы доказать представленный тезис, например: «Компания «Apple» является самым передовым производителем цифровой техники и ее продукция самая лучшая в мире».

Заключение, как и вступительную часть, надо тщательно продумать, записать некоторые фразы с использованием «вводных» слов: «в заключение», «наконец», «таким образом». В заключительной части аудитория должна чувствовать завершение презентационной речи. Заключение, как правило, напоминает тезис, основные аргументы или выводы, содержит эмоциональное воззвание, призыв к слушателям. Оно должно содержать основные идеи тезиса, но не должно повторять их; быть лаконичным, занимать приблизительно 5 % от основной речи; быть более эмоциональным, чем основная часть презентации; выражать благодарность официальным лицам, а также уверенность в том, что товар, услуга будут востребованы.

Виды заключений[44]:

· подытоживающее повторение;

· призыв к действию, который может иллюстрироваться поговоркой, цитатой;

· интригующая концовка, где оратор не договаривает чего-то, предлагает слушателям самостоятельно сделать вывод;

· обращение к аудитории;

· иллюстративная концовка, включающая развернутую метафору, притчу, аллегорию.

По мнению Т.В. Анисимовой и Е.Т. Гимпельсон, существуют типичные ошибки презентационной речи. Во-первых, полное отсутствие эпидейктических элементов: похвалы, благодарности, выражение чувств радости и гордости и т.п. Во-вторых, отсутствие вступления и заключения. Наконец, завершают речь прямым призывом к совершению определенного действия (покупайте наш продукт, посетите наш салон, приходите учиться в наш вуз).

При построении концовки оратор должен учитывать, что нельзя извиняться и оправдываться перед слушателями (может быть, речь показалась вам неинтересной, не было времени на тщательную подготовку и т.п.), нельзя заканчивать выступление шуткой, не относящейся к теме выступления, и оставлять у слушателей ощущение безысходности. А самое главное — нельзя оставить речь без заключения вообще.

Дата добавления: 2017-01-14