Коммерческая корреспонденция

Эти документы часто называют деловыми письмами. Они служат важнейшим средством связи той или иной организации с внешним миром. Коммерческая корреспонденция может быть представлена письмами-просьбами, ответами, напоминаниями, подтверждениями, приглашениями, сопроводительными, договорными, информационными.

1. Письмо-просьба направляется от имени предприятий, организаций, учреждений. Часто совпадает с формой заявления. Излагается от 1 лица единственного или множественного числа (прошу…, просим…) или 3 лица единственного числа (администрация, дирекция просит).

  Директору производственного кооператива «Заря» И.И. Иванову   Общество с ограниченной ответственностью «Восход» убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса. Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки. Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку.   Директор (подпись) П.П. Петров  

2. Письмо-ответ (отказ) документ включает: повторение просьбы, обоснование причины отказа, констатация отказа. Типичные фразы, используемые в данном документе: Ваше предложение отклонено по следующим причинам; считаем нужным сообщить Вам; предлагаемые Вами сроки…; Ваше предложение не получило поддержки…

  Производственный кооператив «Заря» Директору Адрес. ООО «Восход» П.П. Петрову -----------№----------- на №----от-----------   Ваша просьба о предоставлении профессионального телефакса рассмотрена. К сожалению, в настоящий момент данное оборудование находится в нерабочем состоянии из-за отсутствия комплектующих деталей. На основании изложенного Ваша просьба временно не может быть выполнена.   Директор (подпись) И.И. Иванов  

3. Сопроводительное письмо готовится при отправке каких-либо документов или материальных ценностей, включает следующие типичные фразы: Направляем заявку на…; высылаем наложенным платежом; возвращаем проект… на … страницах со следующими замечаниями; представляем на утверждение проект плана….

4. Договорное письмо сопровождают отправленный договор.

5. Письмо-напоминание содержит следующие типичные фразы: «Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны…»; «несмотря на однократные напоминания, Ваша фирма до сих пор не представила…».

6. Информационные письма содержат подробную информацию о месте, времени и характере проводимых мероприятий

7. Письма-приглашения (могут быть на бланке). При их составлении необходимо соблюдение этикета.

8. Письма-подтверждения сообщают о получении документации или материальных ценностей, а также о согласии на участие в определенных мероприятиях.

Дата добавления: 2017-01-14