Телефонограми і телеграми

Службові листи

Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.

На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:

1. Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.

2. На прохання підвідомчих установ.

3. При здійсненні оперативних зв'язків.

4. Рекламна діяльність фірми.

5. По роботі з клієнтами.

6. Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.

Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.

Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.

Формуляр листа включає наступні реквізити:

1. Емблему, нагороди.

2. Назву та адресу організації - відправника.

3. Номер та дату листа.

4. Адресат. 5. Номер та дата ініціативного документа.

6. Текст.

7. Перелік додатків з вказівкою кількості сторінок.

8. Підпис керівника.

9. Віза виконувача.

На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту. Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.

1. - запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи.

2. - інформаційні, гарантійні.

Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.

Телефонограми - ц е термінові повідомлення, які передаються по телефону. Використовуються для документального оформлення усних телефонних переговорів і являються одним з видів ділової кореспонденції.

Реквізити телефонограми:

1. Назва документа - заголовок.

2. Номер і дата телефонограми.

3. Назва організації і службової особи - відправника (від кого).

4. Назва організації і службової особи - отримувача телефонограми (кому).

5. Текст (слова пишуть без скорочень, не більше 50 слів).

6. Підпис службової особи - керівника організації або замісника.

В графах «передано» і «прийнято» вказують посаду, ініціали та прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони. Облік телефонограм ведуть у спеціальному журналі Телеграми. Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст від адреса - 3-ма інтервалами. Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою, відступивши від тексту.

Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.

Дата добавления: 2017-02-01