Передача дел в архив.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема–передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Контрольные вопросы:

1. Каково назначение номенклатуры дел?

2. Как формируются дела, включающие различные типы документов (приказы, протоколы, деловые письма и пр.)?

3. Для чего проводится экспертиза ценности документов?

Контрольные задания:

1. Оформите дела к сдаче в архив: а) составьте внутреннюю опись: б) составьте заверительную надпись; в) оформите обложку дела.

2. Сформулируйте заголовки дел, которые содержат следующие документы:

а) документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов), составляемые по вопросу проведения тематических выставок;

б) письма, направляемые в архивные учреждения, по вопросу комплектования Архивного фонда РФ научно-технической документацией (и ответы на них);

в) письма, в которых обсуждаются проблемы организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности (и ответы на них);

г) Письма, направляемые главам администраций областей, о социальной защите населения (и ответы на них).

3) Распределите указанные в предыдущем задании документы по соответствующим делам.

Раздел 2. Делопроизводство в кадровой службе

Дата добавления: 2017-02-01