В сфере работы с документами

Введение

Нормативно-правовые акты по архивному делу и делопроизводству

Реферат

Фамилия Имя Отчество

студентки 3 курса, 0 группы

специальность «Документоведение» (по направлениям)

Проверил:

преподаватель

Н.Р. Тимошенко

Минск, 2016

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение............................................................................................................
Глава 1. Понятие и классификация нормативных правовых актов.............
Глава 2. Закон «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»...................................................................................................
Глава 3. Законы, стандарты, правила, инструкции, определяющие порядок делопроизводства и архивного хранения документов...................
Глава 4. Ответственность за правонарушения в сфере работы с документами...............................................................................................
Заключение......................................................................................................
Список использованных источников и литературы...................................

Обретение Беларусью государственной независимости, изменение общественно-политического строя, реформа органов государственной власти и управления потребовали проведения большой работы по созда­нию национальной системы архивного дела и делопроизводства. Прио­ритетное значение при этом имели организационное оформление и пра­вовая база.

Нормативно-правовая база делопроизводства и архивного дела сегодня – это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией. Сегодня без изучения и использования на практике действующих актов законодательства невозможна организация эффективного делопроизводства и архивного дела, поэтому сегодня этот вопрос остается актуальным.

В Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативных правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами, их хранение в организациях и учреждениях: указы, распоряжения Президента Республики Беларусь; постановления и распоряжения Правительства Республики Беларусь; правовые акты органов исполнительной власти; государственные стандарты на документацию и ряд других.

Цель работы – изучение нормативно-правовых и методических документов, регламентирующих ведение делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь.

Для достижения цели в работе необходимо изучить законодательные акты, регулирующие область архивного дела и делопроизводства; уточнить порядок осуществления контроля и надзора за ведением делопроизводства.

Во введении кратко определено понятие и значение нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства. В первой главе разъяснено понятия нормативных правовых актов в рассматриваемой сфере и их основные группы. Во второй главе характеризуется основной закон в области архивного дела и делопроизводства. В третьей главе перечислены законы, стандарты, инструкции, правила, определяющие порядок делопроизводства и архивного хранения документов, дана их краткая характеристика. В четвертой главе указаны виды ответственности за правонарушения в сфере работы с документами.

Структурно работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников и литературы; всего 23 страницы.

Глава 1. Понятие и классификация нормативных правовых актов

На современном этапе ведение делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены на три основные группы: нормативные правовые акты, технические нормативные правовые акты и методические документы.

В соответствии с Законом «О нормативных правовых актах» (2000 г.) нормативный правовой акт – это официальный документ установленной формы, принятый в границах компетенции уполномоченного государственного органа (лица) или путем референдума с сохранением установленной процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение [9].

Нормативные правовые акты Республики Беларусь называются также актами законодательства Республики Беларусь. Они устанавливают нормы, обязательные для применения всеми организациями, на которые распространяется их действие.

К ряду нормативных правовых актов относятся: законы Республики Беларусь; указы и декреты Президента Республики Беларусь; постановления Совета Министров Республики Беларусь; постановления и приказы республиканских органов государственного управления (министерств, государственных комитетов, комитетов при Совете Министров); решения местных исполнительных и распорядительных органов (областных и Минского городского исполнительных комитетов и которые соответствуют советов депутатов); документы, которые утверждаются перечисленными выше документами: инструкции, правила, регламенты и др.

Технические нормативные правовые акты ‒ это технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, стандарты, технические условия и др. Их юридическая сила не одинакова. Технические

регламенты являются обязательными для соблюдения. Положения технических кодексов и условий не должны противоречить требованиям технических регламентов [9], [22].

Стандарты делятся на государственные, межгосударственные, международные, стандарты организаций. Государственные стандарты Республики Беларусь являются добровольными для применения. Международные и межгосударственные стандарты действуют в Беларуси, если их требования не противоречат законодательству страны.

К группе технических нормативных правовых актов относятся также авиационные правила, зоогигиенические, ветеринарные, ветеринарно-санитарные нормы и правила, санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы, фармакопейные статьи, нормы и правила пожарной безопасности, нормы и правила по обеспечению технической, промышленной, ядерной и радиационной безопасности, нормы и правила по обеспечению безопасной перевозки опасных грузов, охраны и рационального использования недр, квалификационные справочники и прочие.

Методические документы (указания, рекомендации) раскрывают и детализируют положения, зафиксированные в нормативных и технических нормативных правовых актах. Они имеют рекомендательный характер и применяются организациями с учетом специфики их деятельности.

Различные вопросы документирования и работы с документами регулируются такими законодательными актами, как Конституция Республики Беларусь, Гражданский кодекс Республики Беларусь, Трудовой кодекс Республики Беларусь и др.

Правовой основой для работы с документами являются также локальные нормативные правовые акты, т.е. внутренние документы организационного, инструктивного, методического характера, действие которых ограничивается деятельностью служб, подразделений и работников конкретной организации (инструкции, положения, правила, стандарты, приказы руководителя и др.) [9], [22].

Глава 2. Закон «Об архивном деле и делопроизводстве

в Республике Беларусь»

Первым основополагающим законом в области архивного дела стал закон «О «Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (1994 г.). До 1990 г. деятельность архивных учреждений республики регулировалась нормативными правовыми актами союзного уровня, однако 1990-е годы для архивистов республики стали годами активного законотворчества. В 1990 г. отделу организационно-методической работы Главного архивного управления Беларуси было поручено разработать проект

закона об архивном деле.

На протяжении нескольких лет проект закона обсуждался и дорабатывался. Только в начале 1994 г. он был принят Верховным Советом, а 6 октября 1994 г. закон в составе 11 разделов (42 статей) был утвержден Президентом Республики Беларусь [8].

В 1998 г. в закон были внесены изменения и дополнения. 6 января 1999 г. новая редакция закона была утверждена. Она состояла из 11 разделов (41 статьи). Уменьшение количества статей произошло за счет объединения некоторых статей. В то же время были введены новые статьи: «Полномочия государства по вопросам архивного дела и делопроизводства» (ст. 3) и «Контроль Государственной архивной службы Республики Беларусь за состоянием делопроизводства» (ст. 26), которые сделали данный закон основополагающим не только в области архивного дела но и делопроизводства [28].

25 ноября 2011 г. был подписан новый архивный закон «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», который вступил в силу с 5 декабря 2011 г. Новый Закон регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей, по организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, а равно отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством в Республике Беларусь. Закон распространяется на структурные подразделения организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов

Действие закона распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств [11].

Основными направлениями деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства Законом определены:

– формирование НАФ;

– постоянное хранение документов государственной части НАФ, их учет и использование;

– установление общих требований к документированию и организации работы с документами;

– осуществление контроля в сфере архивного дела и делопроизводства в государственных органах, иных организациях, оказание им методической помощи;
– подготовка и повышение квалификации кадров.

Закон состоит из 10 глав и 37 статей, отменяет действие предыдущего закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». По сравнению с предыдущей редакцией существенно сужены понятия «архив», «архивный документ», отдельно дано определение таких понятий как «документ НАФ», «документ по личному составу», «Национальный архивный фонд», «особо ценный документ», «уникальный документ», вместо понятия «технотронный документ» появилось понятие «документ в электронном виде». К государственной части НАФ отнесены все документы (в том числе личного происхождения, кинофотофонодокументы и др.) хранящиеся в государственных архивах Республики Беларусь.

Отдельная статья закона посвящена документальному наследию Республики Беларусь, которое находится за ее пределами. К основным видам архивов отнесены территориальные архивы (городские и районные), а также архивы государственных органов и организаций (ранее ведомственные архивы). Архивы негосударственных организаций и частных лиц как отдельные виды архивов в законе не выделяются, определяется только право частной собственности на документы.

Расширен перечень документов по личному составу. Так, в соответствии с Законом к ним относят документы, создаваемые:

– при приеме на работу;

– переводе (перемещении), увольнении работника;

– предоставлении отпуска, командировании, поощрении;

– выплате заработной платы;

– присвоении квалификации, разряда, звания.

В целом, закон, по сравнению с предыдущими редакциями, имеет более четкие и краткие формулировки понятий, учитывает сложившуюся практику работы с документами, а также устанавливает связи с иными актами законодательства [6], [7], [11].

Глава 3. Законы, стандарты, правила, инструкции, определяющие порядок делопроизводства и архивного хранения документов

Важным законодательным актом является Закон Республики Беларусь

от 10 ноября 2008 г. «Об информации, информатизации и защите информации». Этот закон регулирует общественные отношения, возникающие

при поиске, получении, передаче, сборе, обработке, накоплении, хранении, распространении, представлении информации, а также пользовании информацией, при создании и использовании информационных технологий, информационных систем и информационных сетей, формировании информационных ресурсов, при организации и обеспечении защиты информации. Закон содержит также определения ряда базовых терминов, применяемых в документоведении и смежных с ним дисциплинах, таких как информация, документированная информация, защита информации и др. [12]

Важнейшим нормативным правовым актом, регулирующим постановку делопроизводства в организациях, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Инструкция по делопроизводству определяет общие принципы ведения делопроизводства и содержит главы: «Документирование управленческой деятельности», «Бланки документов. Угловой штамп», «Оформление реквизитов документов», «Требования к текстам документов», «Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств», «Оформление отдельных видов документов», «Организация работы с документами», «Контроль исполнения документов и поручений», «Составление номенклатуры дел», «Формирование дел», «Экспертиза ценности документов», «Оформление дел», «Составление описей дел», «Передача дел в архив организации», «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения», «Оперативное хранение документов», «Особенности работы с документами в электронном виде». На основании Инструкции по делопроизводству должны разрабатываться инструкции для групп однородных организаций определенной отрасли, имеющие типовой или примерный характер, а также

индивидуальные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации [3], [21].

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) базовыми являются Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [27] и Методические указания по его практическому применению (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41). Эти документы устанавливают состав постоянных и переменных реквизитов, применяемых при подготовке и обработке организационно-распорядительной документации, определяют правила их оформления, порядок расположения в документе и др. [22]

СТБ 6.38-2004 как самостоятельный документ входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации

(УСОРД) (утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25, с изменениями и дополнениями от 24 марта 2008 г. № 16).

УСОРД является методическим документом. Она включает в себя альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», пояснительную записку по его применению [25].

При изготовлении бланков документов и их использовании организациям государственной формы собственности наряду с Инструкцией по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 необходимо также руководствоваться

Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. «О государственных символах Республики Беларусь» и постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке

изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь». Эти документы определяют

порядок оформления, изготовления, использования, хранения и списания гербовых бланков.

Порядок обращения с гербовыми печатями закреплен в Инструкции о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждена постановлением

Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12 июня 2009 г. № 189) [22].

Важнейшим нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций, являются Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143). В Правилах сформулированы

требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, установлены критерии определения ценности

документов, этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архиве, сформулированы требования к оформлению дел, определен порядок их передачи на хранение в архив организации и в государственный архив, порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения и др. Правила устанавливают требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации [20].

При определении сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или уничтожение используются перечни типовых документов с указанием сроков хранения (типовые перечни). В настоящее время в Республике Беларусь действует один типовой перечень, на основании которого следует составлять номенклатуру дел - Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24.05.2012 № 140) [18].

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности

государственных органов, иных государственных организаций, а также в процессе деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, определяются в соответствии с разрабатываемыми ими перечнями документов с указанием сроков хранения. В этих перечнях отражаются специфические, т. е. присущие определенной ведомственной (отраслевой) системе, функции государственных органов и подчиненных им организаций, в связи с чем такие перечни получили название ведомственных.

Перечни документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций с указанием сроков хранения могут разрабатывать также негосударственные организации [22].

Ряд нормативных правовых актов регламентирует вопросы работы с отдельными категориями документов и дел. В частности, видовой состав, порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов определены Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» и Положением о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359) [9].

Виды технических нормативных правовых актов, требования к их разработке, юридической силе и порядку применения определены Законом Республики Беларусь от 5 января 2004 г. «О техническом нормировании и стандартизации». Технический кодекс установившейся практики ТКП 1.2-2004 (04100) «Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки государственных стандартов» устанавливает особые требования не только к порядку разработки, но и оформления государственных стандартов Республики Беларусь [22].

Работа с обращениями граждан (заявлениями, жалобами, предложениями) регламентируется Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. «Об обращениях граждан и юридических лиц» (изм. 2015 г.), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» [13], Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786) и др. [19]

Ведение личных дел работников осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2) [22].

В настоящее время все большее распространение получают электронные документы и автоматизированные системы обработки документации и информации. Работа с электронными документами регламентируется в первую очередь Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Этот закон определяет сферу обращения электронного документа, основные требования, предъявляемые к нему, его структуру, способы придания ему юридической силы и др. [17]

Нормы закона дополняет Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения». Стандарт определяет общие требования к созданию электронных документов, принципы планирования его жизненного цикла, правила идентификации и удостоверения подлинности, защиту электронного документа, порядок внесения изменений, правила учета и хранения электронных документов в ведомственном архиве и их передачи на государственное хранение [2], [22].

Вопросы комплектования архивов организаций документами в электронном виде и информационными ресурсами, а также их передачи на постоянное хранение решаются в соответствии с требованиями Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 120) [15], Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 121) [14].

Важнейшими техническими нормативными правовыми актами являются Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные

положения» [22], Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» [26], Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [1] и прочие.

Таким образом, в Республике Беларусь создана широкая нормативная база для регламентации единой системы организации делопроизводства.

Глава 4. Ответственность за правонарушения

Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами (ст. 33 Закона об архивном деле и делопроизводстве). Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела ведет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, а в ее составе действует Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь, которая осуществляет государственный надзор (контроль) за соблюдением требований законодательства по архивному делу и делопроизводству [11], [22].

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21 апреля 2003 г. предусматривает административную ответственность (в виде денежных штрафов) должностных лиц за нарушение нормативных актов по архивному делу и делопроизводству, в том числе:

- за незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу ‒ в размере от четырех до двадцати базовых величин (ст. 22. 10);

- за выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи документов на государственное хранение в установленных законом случаях ‒ в размере до двадцати базовых величин (ст. 22. 11);

- за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений ‒ в размере от десяти до тридцати базовых величин (ст. 23. 37) [5].

Проведение проверок соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства и ведение административного процесса по указанным вопросам входит в функции Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, положение о которой утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 мая 2012 г. № 487 [22].

Кроме того, Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях предусматривает ответственность за иные правонарушения, связанные с составлением, учетом, хранением и использованием документов: за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских документов и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (ст. 12. 1); за нарушение порядка составления (оформления) первичных учетных документов (ст. 23. 17); за нарушение порядка размещения заказов на изготовление бланков строгой отчетности, их изготовления и использования (ст. 23. 21); за нарушение установленного порядка сдачи печатей и штампов (ст. 23. 38) и др. [5]

Уголовный кодекс Республики от 9 июля 1999 г. содержит ряд статей,

устанавливающих уголовную ответственность за правонарушения в сфере работы с документами. Так, ст. 377 Уголовного кодекса установлена ответственность за хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие документов, штампов, печатей, хищение бланков, ст. 380 ‒ за подделку, изготовление, использование либо сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков [24].

Итак, за нарушение законодательства об архивном деле и делопроизводстве установлена административная и уголовная ответственность.

Заключение

Значительное внимание вопросам организации делопроизводства и архивного дела уделяет государство. В первую очередь это обеспечивается принятием необходимых нормативных документов, усилением государственного контроля за состоянием делопроизводства и архивов, введением ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела.

В Республике Беларусь проводится постоянная работа по совершенствованию норм законодательства в области ведения делопроизводства, обеспечения комплексности правового регулирования. За последние годы в Республике Беларусь принят ряд нормативно-правовых актов, направленных на совершенствование регулирования отношений, связанных с деятельностью по организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, с созданием и деятельностью архивов, отношений в сфере управления архивным делом и делопроизводством в Республике Беларусь. Закон об архивном деле и делопроизводстве открывает новые возможности государственным архивам для сотрудничества на законодательной основе с негосударственными организациями, индивидуальными предпринимателями, представительствами иностранных организаций в сфере архивного дела и делопроизводства.

Организации обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами в соответствии с разработанными Государственной архивной службой нормативно-методическими документами, регламентирующими ведение, делопроизводство и работу архивов. За нарушение законодательства об организации делопроизводства предусмотрена административная и дисциплинарная ответственность.

Дата добавления: 2017-02-01