Лекція № 2

План

Лекція № 1

Тема. Нормативно-методична база діловодства

1. Склад нормативно-методичної бази діловодства.

2. Значення нормативно-методичної бази.

3. Основні положення Проекту Закону України «Про діловодство».

Ключові терміни та поняття: нормативно-методична база, нормативно - правовий акт.

Нормативні та регулюючі документи: Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закон України «Про інформацію», Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, міністерств Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.

Література: Т.В Іванова, Л.П. Піддубна «Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування», Сморжанюк Т.П. «Документаційне забезпечення управління».

1. Процес діловодства організовується за допомогою нормативно-методичної бази, а саме:

- положень Конституції України;

- законів України;

- нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів АР Крим;

- інших методичних документів.

Нормативно-правовий акт - офіційний письмовий документ, прийнятий уповноваженим на це суб'єктом нормотворення у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, спрямований на регулювання суспільних відносин, що містить норми права і розрахований на неодноразове застосування.

Іншими словами, нормативно-правовий акт — це документ, прийнятий у визначеному порядку компетентним державним органом, у якому містяться норми права.

Нормативно-методична база діловодства включає в себе:

- законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування, наприклад:

1) Про електронні документи та електронний документообіг: [Закон України від 2005-31-05N 2599-IV]

2) Про діловодство. Проект закону України. Варіант 7 від 24.03.2003.

3) Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, міністерств Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. - Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р.

4) та інші.

- укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні;

- правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

- правові акти нормативного та інструктивного характеру;

- методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств;

- державні стандарти на документацію, наприклад:

1) Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003.-[Чинний від 2003-07-04].

2) Державна уніфікована система документації. Основні положення. ДСТУ3843-99.-[Чинний від 1999-28-09].

3) Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].

4) Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732-2004.-[Чинний від 2004-28-05].

- уніфіковані системи документів;

- класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

- технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації;

- роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.

Крім того, архівні установи надають суб’єктам справочинства організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та організації діловодства, розробляють та затверджують обов’язкові для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в них і вимагати від їх керівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

2. Значення нормативно-методичної бази.

Діловодство, як і будь-яка інша діяльність повинна регламентуватись нормативно-правовими актами. Адже основною метою діловодства є організація документів, результатом є документ.

Тому, щоб оформити документ необхідно спиратися на нормативно-методичну базу для відповідності документа усім нормам та вимогам, для набуття ним юридичної сили.

Наприклад, «Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників», відповідно до цієї інструкції ведуться всі трудові книжки працівників усіх організацій, установ та підприємств. Невідповідність заповнення інформації в трудовій книжці відносно до інструкції може призвести до визначення трудової книжки недійсною.

Також організація діловодства регламентується Національним стандартом України ДСТУ 4163—2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Він є єдиним науково обґрунтованим пра­вилом підготовки та оформлення документів. Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації відіграє важливу роль у справі впорядкування роботи з документами в масштабі країни. Для вироблення практичних умінь і навичок документування управлінської Інформації, складання організаційно-розпорядчих документів — поста­нов, розпоряджень, наказів, положень, рішень, які створюються в процесі діяльності.

Упродовж двох останніх століть відбувалося становлення правил офор­млення документів одночасно з виготовленням їх за допомогою друкувальних засобів. Нині такі документи є основним джерелом інформацій­ного ресурсу. Лише окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки, — стверджується в Методичних рекомендаціях щодо застосування ДСТУ 4163—2003.

Згідно зі ст. 27 Закону України «Про інформацію», документ в інфор­маційній сфері управління є «матеріальною формою одержання, зберіган­ня, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носії, стає джерелом офіційної документованої інформації, яка створюється в процесі поточ­ної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місце­вого і регіонального самоврядування, підприємств, організацій, установ різних форм власності». Тому для набуття статусу офіційного документ повинен відповідати правилам закріплення інформації на матеріальному носії.

Основне завдання ДСТУ 4163—2003 — сприяти раціоналізації та уні­фікації документаційних процесів у діяльності державного апарату на різних рівнях управління. Висвітлена у стандарті система уніфікації ви­магає доведення до рівня загальної та обов'язкової для всіх установ норм уже перевірених практикою раціональних методів діловодства.

Створенню ДСТУ 4163—2003 передувало всебічне вивчення систем діловодства в різних ланках державного апарату з метою визначення за­гальних закономірностей у роботі з управлінськими документами, а та­кож виявлення можливостей, меж і масштабів системного впорядкуван­ня однотипних операцій у діловодстві.

Перша частина загальних положень ДСТУ 4163—2003 присвячена ме­тодиці й техніці роботи з документами. В ній сформульовано вимоги та рекомендації з питань підготовки службових документів, здійснення кон­тролю за виконанням документів, групування їх у справи.

Найважливішими в цій частині є положення, що встановлюють поря­док підготовки і видання організаційно-розпорядчих документів; прави­ла організації проходження документів, методику створення карткової форми обліково-довідкового апарату; здійснення контролю за виконан­ням документів.

ДСТУ 4163—2003 вимагає від кожної установи чіткого визначення скла­ду документів, необхідних і достатніх для діяльності цієї установи; вста­новлення основних принципів адміністративної та юридичної необхід­ності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів; уніфікації формулярів і структури тексту документів; високого рівня культури мови документа, дотримання вимог ділового сти­лю в документах. Форма ділових паперів, спосіб розміщення реквізитів мають відповідати вимогам стандарту.

Комплекс основних положень ДСТУ 4163—2003, що визначає і регла­ментує організацію процесів діловодства, стосується всіх установ, органі­зацій та підприємств.

Основний елемент діловодства — документ і документування (створен­ня документа).

3. Основні положення Проекту закону України «Про діловодство».

Проект цього Закону має на меті встановити правові засади організації діловодства в Україні, визначити єдині норми роботи зі службовими документами.

Структура проекту цього Закону:

Розділ І. Загальні положення

Стаття 1. Визначення термінів

Стаття 2. Сфера дії Закону

Стаття 3. Законодавство України з діловодства

Стаття 4. Державна політика з діловодства

Стаття 5. Спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства

Стаття 6. Державні архівні установи, архівні відділи міських рад

Стаття 7. Служби діловодства суб'єктів діловодства

Розділ ІІ. Створення організаційно-розпорядчих документів

Стаття 8. Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів

Стаття 9. Вимоги до створення електронних організаційно - розпорядчих документів

Розділ ІІІ. Робота зі службовими документами

Стаття 10. Організація документообігу

Стаття 11. Формування і ведення документаційного фонду

Стаття 12. Користування службовими документами та використання їх інформації

Стаття 13. Мова діловодства

Розділ ІV. Право власності на службові документи

Стаття 14. Форми права власності

Стаття 15. Право власності на службові документи

Стаття 16. Зміна форми власності на службові документи

Розділ V. Відповідальність за порушення законодавства України про діловодство

Стаття 17. Відповідальність посадових осіб

Розділ VІ. Прикінцеві положення

Контрольні питання:

1. Що являє собою нормативно-методична база діловодства?

2. Яке значення має нормативно-методична база для діловодства?

3. Що таке нормативно-правовий акт? Наведіть приклади.

Тема. Примірна інструкція з діловодства

Дата добавления: 2014-01-04