Класифікація основних документів у діловодстві

План

1. Ознаки класифікації.

2. Групи документів.

Ключові терміни та поняття: класифікація документів, система документації

Література: Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути, Іванова Т.В. Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування.

1. Виробничо-господарська діяльність організацій, в тому числі й органів державного управління та місцевого самоврядування, дуже різноманітна. Різні факти, події явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за на­звою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ними, документи прийнято ділити на групи та види за різними ознаками класифікації.

Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та фор­мування на цій основі справ.

Перш за все виділяють різні системи документації та докумен­тування.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними формами.

Найчисельнішою є система управлінських (адміністративних, за­гальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от бан­ківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

Предметом вивчення діловодства є адміністративна (загальна) система документування.

Метою класифікації документів є:

- підвищення оперативності роботи апарату управління і від­повідальності виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів і обов'язків виконавців, чіткого розподілу інформації;

- економія праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).

Значення класифікації документів полягає у:

¾ забезпеченні їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;

¾ підвищенні оперативності роботи з документами.

Для класифікації документів у межах однієї організації можуть бути складені класифікаційні схеми, класифікатори. Вони бувають двох типів: структурні та виробничо-галузеві. Перші документацію поділяють на частини у відповідності до структурних підрозділів. У цьому випадку рубрики - це структурні підрозділи, а статті - назва документа. У відповідності з виробничо-галузевою класифікацією документи поділяють на групи за різними кваліфікаційними озна­ками.

Щоб документ мав усі названі вище властивості, його слід пра­вильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до цих вимог виділяють види документів за ознаками класифікації та гру­пами.

2. У табл. 1 наведено класифікацію документів та дана їх коротка характеристика.

Таблиця 1

N п/п	Ознаки класи­фікації	Види документів	Примітки та приклади
1.	Спеціалізація	Загальні Спеціалізовані	3 адміністративних питань. 3 фінансових питань. 3 комерційних питань.
2.	Призначення	Розпорядчі   Організаційні   Інформаційні	Документи, які відображають питання оперативного управління організацією. Документи, які регламентують діяльність організації, визначаючи п функції та функції її елементів. Документи, в яких міститься інфо­рмація про факти, події, явища, що відбулися в організації та за її ме­жами.
3.	Місце складання	Внутрішні   Зовнішні	Документи, створені на тому під­приємстві, де вони функціонують. Документи, що надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянам.
4.	Напрям руху	Вхідні   Вихідні	Документи, створені за межами організації та надіслані в організацію. Документи, створені в організації, але використовуються за її межами.
5.	Джерела виникнення	Первинні Вторинні	Характеризують стан підприємства (статистична звітність). Отримані на основі аналізу та узагальнення відомостей, що наведені у первинних документах.
6.	Форма	Стандартні   Індивідуальні	Створюються за чітко визначеними нормами та правилами, не допускаючи відхилень від зразків. Створюються за довільною формою.
7.	Спосіб виготовлення	Типові Трафаретні   Індивідуальні	Є текст-зразок: Заяви. Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповненні: квитанції, листок з обліку кадрів тощо. Листи, відгуки, рецензії
8.	Техніка відтворення	Рукописні Відтворені меха­нічним способом На аудіо - та відеоплівці На дискетах або СО дисках	Записані від руки. Надруковані.     Аудіо - або відеозапис якоїсь події.   Створені для роботи на комп'ютері.
9.	Ступінь гласності	Цілком таємні   Таємні     ДСК (для служ­бового користу­вання) Загальнодоступні	Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах. Зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах. Зберігаються у сейфах, видаються для роботи у відповідності із за­твердженим керівником списком.     Документи, з якими можуть озна­йомитись усі бажаючі, без обме­жень.
10.	Складність	Односкладні Складні	Складаються з одного питання. Містять в собі два або більше пи­тань.
11.	Стадії створення	Оригінал     Копії	Документ, який створено вперше і належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. За юридичним значенням оригінал і копія рівнозначні. Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику аркуша позначку «Копія» і завірена у певному порядку. Розрізняють три різновиди копій: Відпуск - копія оригіналу документа, що залишається у відправника; Витяг - копія, що відтворює частину оригіналу; Дублікат - другий примірник екземпляр документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу
12.	Термін зберігання	Постійного зберігання Тривалого зберігання Тимчасового зберігання	75 років.   Понад 10 років.   До 10 років.
13.	Засоби фіксації (відбиття)	Письмові (рукописно- друковані) Графічні   Фоно-,фото-, кінодокументи	Включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних апаратах і друкарським способом. Креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, які цінні своєю ілюстративністю. Дають можливість закарбувати ті об'єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. Фонодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації, їх широко використовують при протоколюванні зборів, нарад, засідань тощо.
14.	Зміст	Організаційно-розпорядчі; фінансово-облікові; постачальницько-збутові
15.	Найменування	Положення, на­кази, інструкції, звіти, акти, запи­ски, листи	Однак класифікувати документи за назвою не слід, оскільки є докумен­ти, однакові за назвою, але досип, різні за змістом, наприклад "Заява",
16.	Термін вико­нання	Дуже термінові Термінові   Звичайні, безстрокові	Вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим ак­том, керівником або підлягають ви­значеному способу відправлення, вручення (телеграми, телефонограми тощо з позначкою "Терміново". Не вимагають обмеженого часом виконання чи відправлення.
17.	Юридична сила	Справжні     Підробні	Дійсні, тобто такі, які мають юри­дичну силу на даний момент. Недійсні, тобто такі, що втратили силу через закінчення строку дії (наприклад, договір контракту). Виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальні підробки бувають толі, коли до змісту справжнього доку­мента замість правильних вносять неправильні відомості, роблять ви­правлення, підчистки. Інтелектуальні підробки виража­ються у складенні і видачі докумен­та свідомо неправильного змісту, хоч і правильного з формального боку.
18.	Походження	Службові   Особисті	Стосуються інтересів підприємств, установ та організацій. Стосуються певної особи і є імен­ними.
19.	Ступінь обов'язковості	Директивні Інформаційні	Потребують обов'язкової відповіді. Виготовляються до відома.

Крім того, у діловодстві вся документація, створена в організа­ції і та, що надійшла ззовні, групується за певною схемою. При цьому можна застосовувати класифікацію за такими ознаками:

- номінальною (об'єднуються документи за назвою: протоко­ли, накази, акти тощо);

- предметною (об'єднуються документи, однорідні за зміс­том, наприклад, впровадження передових методів реалізації товарів);

- авторською (об'єднуються документи, складені одним за­кладом, установою або особою; наприклад, документи, що надійшли з Міністерства фінансів, податкової адміністрації);

- кореспондентською (об'єднується листування з певним за­кладом або особою, наприклад, листування із заводом торгівельного машинобудування);

- географічною (об'єднуються документи, пов'язані з кілько­ма кореспондентами, які розташовані на певній території; наприклад, листування з підприємствами Росії, Молдови тощо);

- хронологічному (об'єднуються документи, які відносяться до певного періоду, наприклад, річні звіти, річні фінансові плани).

Кожна з вказаних ознак може бути покладена в основу форму­вання справ.

Класифікація також необхідна для проведення робіт зі стандар­тизації та уніфікації документів.

Контрольні питання:

1. Що являє собою класифікація документів?

2. За якими ознаками класифікуються документи?

Розділ № 3 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації

Дата добавления: 2014-01-04