Лекція № 8. 1. Склад реквізитів управлінської документації

План

1. Склад реквізитів управлінської документації.

2. Поняття про формуляр-зразок.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих до­кументів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94).

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

У разі оформлення організаційно-розпорядчих документів вико­ристовується такий склад реквізитів:

01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 — зображення нагород

04 — код організації

05 — код форми документа

06 — назва організації вищого рівня

07 — назва організації

08 — назва структурного підрозділу організації

09 — довідкові дані про організацію

10 — назва виду документа

11 — дата документа

12— реєстраційний індекс документа

13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 — місце складення або видання документа

15 — гриф обмеження доступу до документа

16 — адресат

17 — гриф затвердження документа 18— резолюція

19 — заголовок до тексту документа

20 — відмітка про контроль

21 — текст документа

22 — відмітка про наявність додатків

23 — підпис

24 — гриф погодження документа

25 — візи документа

26 — відбиток печатки

27 — відмітка про засвідчення копії

28—прізвище виконавця і номер його телефону

29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі

31 — відмітка про надійдення документа до організації

32 — запис про державну реєстрацію.

Рис. 1. Формуляр-зразок ОРД формату А4.

Рис. 2. Формуляр-зразок ОРД Формату А4.

Реквізити бувають: постійні та змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у форму­лярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги доку­мента.

Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві­зитами.

Рис. 3. Формуляр-зразок ОРД формату А5

Береги документа — це площі, призначені для закріплення до­кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень.

Встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

- лівого - 20 мм;

- правого - не менше ніж 8 мм;

- верхнього - не менше ніж 10 мм;

- нижнього - не менше ніж 8 мм.

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній - для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві­зити, а лише ті, які необхідні для виготовлення документів цього типу й вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розта­шовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22—28, 30 простав­ляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Рис. 4. Формуляр-зразок ОРД формату А4 з кутовим розташуванням постійних реквізитів

Тема. Бланк документа

Дата добавления: 2014-01-04