Значение организационных коммуникаций в функционировании организации. Формы и методы организационных коммуникаций

Коммуникациями пронизан весь процесс производства и управления.

Организаци­онные коммуникации - это процесс, с помощью которого руко­водители развивают систему предоставления информации и пе­редачи сведений большому количеству людей внутри организа­ции и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятель­ности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся следующие формы передачи инфор­мации: устная; письменная; электронная.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляет­ся взаимодействие субъектов управления, образует его комму­никационную структуру, которая может быть глобальной, ког­да охватывает организацию в целом, и локальной, если от­носится только к одной ее части, например, подразделению. Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само звено выступает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуни­каций, имеющих в основном форму вертикальных связей. В то же время структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъ­ектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности, дающей гарантию того. Что желаемое взаимодействие состоится даже в условиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. В то же время в сложной структуре заложена потенциальная возможность искажения передаваемой информации.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах. Может иметь место сознательное искажение информации. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать вследствие фильтрации, т.е. искажения сообщений по мере их движения вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем чтобы с одного какого - то уровня на другой уровень направлялись только те сообщения, которые его касаются. Такой отбор может стать причиной непопадания важной информации в другой сектор организации или поступления информации туда с существенным искажением содержания. Лишь 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходит до вице-президентов, 40% - до начальников цехов и 20% - до рабочих. Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией, т.е. подчиненные не информируют руководителя о потенциальной или существующей проблеме, т.к. подчиненные хотят получить одобрение от руководителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать. В числе других причин могут быть страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дела.

Информационные перегрузки. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, т.к. каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Неудовлетворительная структура организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Совершенствование коммуникаций в организациях.

Регулирование информационных потоков. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

Управленческие действия. Регулирование информационного потока – пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

Системы обратной связи, создаваемые в организации, составляют часть контрольно - управленческой информационной системы. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Еще один вариант - опрос работников.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Эти системы могут быть реализованы в варианте ящиков для предложений или через телефонную сеть или через создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы.

Информационные бюллетени, которые издают крупные организации, содержат информацию для всех работников.

Современная информационная технология – персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации, также электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и странах.

Дата добавления: 2014-01-04