Реквизиты бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению бухгалтерских документов

Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, которые необходимо отразить в бухгалтерском учете организации.

Оформление документа для этих целей является обязательным, так как он является экономическим и правовым основанием для совершения любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в составе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а также в хозяйственных процессах и финансовых результатах.

Документ является деловой бумагой и письменным свидетельством о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и служит основанием для бухгалтерских записей. Никакая информация не отражается в бухгалтерском учете без надлежаще оформленного документа.

Документы, составляемые специалистами, ответственными за содержание и совершение каждой хозяйственной операции называются первичными документами. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки отчетного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход материалов за день, расход материалов за день). Для этих целей составляются сводные документы.

Первичные и сводные документы могут составляться вручную или с использованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов при необходимости на бумажных носителях.

Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определенным признакам. Одновременно сведения, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий.

Принимая во внимание экономическое и юридическое значение информации, содержащейся в документах, используемых для целей бухгалтерского учета, правила их оформления регламентируются законодательством Российской Федерации.

В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье все первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями Государственного Комитета по статистике. Такое положение позволяет всем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.

Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;

- личные подписи указанных лиц.

Таким образом, обязательные реквизиты – это сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. Например, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.

В случае если для оформления хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать необходимый бланк с учетом всех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При необходимости организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.

Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целей.

Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.

Таблица 6.1

Классификация документов

Классификационный признак	Наименование групп документов	Примеры документов
Поназначению	1. Распорядительные	Банковский чек Наряд на выполнение работ
2. Исполнительные	Приходный ордер склада Приемный акт
3. Бухгалтерского оформления	Расчет суммы амортизации Расчет суммы прибыли
4. Комбинированные	Авансовый отчет Отчет кассира
Пообъемусодержащейсяинформации	1. Первичные	Приходный кассовый ордер
2. Сводные	Отчет кассира
Поколичествуоднородныхопераций	1. Разовые	Накладная на отпуск материала
2. Накопительные	Лимитно-заборная карта
Поколичествузаполненныхпозиций	1.Однопозиционные	Расходный кассовый ордер
2. Многопозиционные	Расчетно-платежная ведомость
Поместусоставления	1. Внутренние	Акт инвентаризации материальных ценностей
2. Внешние	Счет поставщика
Постепениподлинностиинформации	1. Подлинники	Денежный чек
2. Копии	Выписка из расчетного счета в банке
Поформедокумента	1. Типовые	Любые бланки, утвержденные Госкомстатом РФ
2. Нетиповые	Разработанные и утвержденные организацией
Постепениавтоматизации	1. Заполненные вручную	Денежный чек
2. Заполненные с использованием средств автоматизации	Платежное поручение
Посодержаниюинформации	1. Учет денежных средств	Приходный и расходный кассовый ордер
2. Учет материалов	Приходный ордер склада Лимитно-заборная карта
3. Учет заработной платы	Наряд на выполнение работ Расчетно-платежная ведомость
Посрокамхранения	1. Текущего хранения	Документы по учету денежных средств, материалов
2. Длительного хранения	Лицевые счета работников Устав организации

Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всех необходимых реквизитов). Так распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.

Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во все структурные подразделения организации необходимо разработать документооборот.

Документооборотом называется движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всеми заинтересованными пользователями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.

С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых необходимо указать:

- исполнителей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;

- срок оформления документа;

- сроки обработки документа в каждом структурном подразделении;

- направления передачи документа;

- количество экземпляров составляемого документа;

- правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;

- исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его движения;

- меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;

- место и сроки хранения.

Дата добавления: 2014-01-04