Документальне оформлення наявності та руху запасів

Документування наявності та руху запасів в бюджетній установі здійснюється з використанням первинних документів, які закріплені Наказом Державного казначейства України № 130 від 18.12.2000 р. “Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання” (табл. 3.2).

Таблиця 3.2. Типові форми обліку руху запасів бюджетних установ

№ форми	Назва документу	Призначення документу
Форма № З-1	Акт про приймання матеріалів	Складається при прийманні на облік установи матеріальних запасів, за якими існують кількісні або якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальників
Форма № З-2	Акт списання	Застосовується для списання запасів і складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках
Форма № З-3	Накладна (вимога)	Є уніфікованою та застосовується для оформлення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору), видачі зі складу (комори) та для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей
Форма № З-4	Меню-вимога на видачу продуктів харчування	Застосовується для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу (комори). Складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів харчування та даних про кількість осіб, що одержують харчування
Форма № З-4а	Меню-вимога на видачу продуктів харчування	Застосовується для оформлення видачі продуктів харчування зі складу (комори) при автоматизованому обліку
Форма № З-5	Забірна картка	Призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця

Запаси бюджетних установ обліковують за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії. Для аналітичного обліку запасів, у т.ч. матеріалів у дорозі, бухгалтерією та/або матеріально відповідальними особами бюджетних установ застосовуються форми, наведені нижче (табл. 3.3).

Таблиця 3.3. Типові форми аналітичного обліку запасів бюджетних установ

№ форми	Назва документу	Призначення документу
Форма № З-6	Книга кількісно-сумового обліку	Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах
Форма № З-6а	Книга кількісно-сумового обліку	Застосовується в централізованих бухгалтеріях для аналітичного обліку матеріальних цінностей в розрізі аналітичних рахунків за кожним найменуванням (гатунком) запасів як у цілому за всіма обслуговуваними установами, так і з виділенням за кожною установою (матеріально відповідальною особою)
Форма № З-7	Картка кількісно-сумового обліку	Застосовується в установах, де аналітичний облік у бухгалтерії здійснюється не в книгах, а на картках (аналогічно до форм № З-6 та № З-6а)
Форма № З-8	Книга обліку тварин	Застосовується для аналітичного обліку молодняка тварин та тварин на відгодівлі (за видами та віковими групами молодняка тварин, а також за видами тварин на відгодівлі)
Форма № З-9	Книга складського обліку запасів	Застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (кладовій)
Форма № З-10	Журнал реєстрації битого посуду	Журнал ведеться для списання розбитого посуду в установах, що мають у своєму складі їдальні та харчоблок
Форма № З-11	Оборотна відомість	Застосовується для звірки даних складського та бухгалтерського обліку
Форма № З-12	Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування	Призначена для обліку надходження продуктів харчування (у кількісно-сумовому вираженні) за кожною матеріально-відповідальною особою
Форма № З-13	Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування	Застосовується для обліку витрачання продуктів харчування протягом місяця на підставі меню-вимог та інших документів
Форма № З-14	Опис карток з обліку запасів	Застосовується для реєстрації відкритих карток аналітичного обліку у випадках, коли облік бухгалтерських операцій ведеться не в книгах, а на картках

Узагальнення даних щодо руху запасів відбувається так, як це показано на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Схема кількісно-сумарного (паралельного)
методу обліку запасів

Облік надходження запасів ведуть в меморіальних ордерах № 4, 6, 7, 8.