Электронный документооборот

Документ является основным способом представления информации. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в компьютер для обработки. Финансовые электронные документы могут снабжаться электронной подписью. Электронные документы бывают структурированными, и тогда они находятся в базах данных, и неструктурированными, содержащими тексты на естественном языке.

Документооборот – это прохождение документов по соответствующим отделам до сдачи их в архив. Электронный документ может появиться либо в результате ввода бумажного документа с помощью клавиатуры или сканера, либо из глобальной сети, либо из локальной сети сторонних организаций.

Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, т.к. ввод документов происходит на территориально-распределенной организации.

Функции систем электронного документооборота.

1). Хранение электронных документов. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами: стоимостью хранения 2 мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2). Организация поиска документов. Существует два типа поиска. Во-первых, атрибутный поиск, когда каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значения этих атрибутов со значениями запроса. Во-вторых, полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутный тип, для неизвестного – полно текстовый.

3). Поддержка защиты документа от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4). Маршрутизация документов. Документы различаются по типам носителей информации. Существует три типа носителей: бумага; микрофиши – с точки зрения поиска мало чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места; электронные носители – жесткие, оптические, магнитооптические диски.

От момента первой записи до сдачи в архив документы проходят различные преобразования.

Документы могут существовать одновременно в нескольких видах, переходя из одного вида в другой. В каком виде должен храниться документ, зависит от ограничений, накладываемых пользователем на стоимость и время поиска документа, а также от стоимости передачи документа от одного рабочего места к другому.

Массовый ввод документов, которые, как правило, не подлежат арифметической обработке (тексты), осуществляется с помощью операции сканирования. Для этого сначала осуществляется подготовка к вводу документа, а затем ввод. Подготовка состоит в следующем: ели документ новый, то он описывается и регистрируется как новый класс документа. Для этого документ сканируется (незаполненный) и создается форма по отсканированному шаблону. Далее определяются те поля, которые будут распознаваться системой или заполняться пользователем с клавиатуры. Указываются типы данных обрабатываемых полей. После сканирования документы автоматически направляются на операцию распознавания. Но перед этим система осуществляет ряд операций, улучшающих изображение символов (выравнивание, удаление шума, восстановление символов). Особенно это важно для рукописных данных.

Одна из важных функций системы документооборота – маршрутизация и контроль исполнения. Маршрутизация сообщений в системы электронного документооборота – это построение схемы, согласно которой они передаются между рабочими местами пользователей АРМ.

Известны следующие схемы маршрутизации:

1). Свободная маршрутизация – последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2). Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается: контроль доставки документа; контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено); мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3). Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4). Система электронной почты.

В сети Интернет электронный документооборот организуется в той группе сервисов, которая обеспечивает поток информации с помощью Web-серверов. Все Web-серверы делятся на две группы: серверы управления трафиком (traffic) и конечные серверы.

Пользователь с помощью серверов первой группы отыскивает необходимую информацию, а потом обращается за помощью серверов второй группы. Наиболее мощные средства в группе серверов управления трафиком – это порталы, т.е. Web-узлы, представляющие собой сочетание базовых услуг, например, информационного поиска и передачи найденной информации с помощью электронной почты. Главное отличительное свойство портала в том, что он не только отыскивает для пользователя необходимую информацию, но еще и обеспечивает набор сервисных услуг.

Конечный сервер может содержать рекламный сервер, состоящий из 1 – 2 страниц, информационный сервер, Интернет-магазин, Интернет-витрину.

Чтобы быть доступными для конечного сервера, электронные документы описываются с помощью специального гипертекстового языка HTML, представляющего собой набор правил для описания структуры любого электронного документа.

Дата добавления: 2014-01-04