Распорядок рабочего дня

Временной ресурс менеджера

Тринадцать смертных грехов менеджера

1. Отказаться от личной ответственности.

2. Сдерживать роста квалификации сотрудников.

3. Проверять результаты вместо влияния на мотивацию действий.

4. Чрезмерная принципиальность в оценке действий сотрудников.

5 Забыть о важности прибыли.

6. Руководить всеми сотрудниками одинаково.

7. Акцентировать внимание на проблемы, а не на цели.

8. Быть начальником, а не товарищем.

9. Пользоваться привилегиями.

10. «Душить» критику.

11. Наказывать за инициативу.

12. Опаздывать к назначенному сроку.

13. Не выполнять обещанное.

Неудачи в карьере менеджера могут быть вызваны чрезмерным стремлением к росту жалованья, чрезмерным стремлением к символам положения, чрезмерной заботой о себе, самоизоляцией, сокрытием мыслей и чувств.

Можно выделить некоторые черты менеджера, которые дают основание для его замены:

не умеет обращаться с компьютером;

не знает иностранного языка;

пренебрегает своим здоровьем;

плохо образован;

плохо знает экономику;

не думает о карьере;

отсутствует чувство юмора;

не имеет собственного архива профессиональных данных;

всегда говорит «нет»;

не жертвует своим временем для организации;

работает только «от сих — до сих»;

неприятен в отношениях с людьми;

не уважает своих подчиненных;

не уважает культуру и традиции страны и организации;

использует собственность фирмы для личной выгоды;

избегает личной ответственности;

преследует критику;

не выполняет обещания;

не владеет самодисциплиной;

чрезмерно стремится к высокому заработку;

скрывает свои чувства и мысли;

разбрасывается между работами;

часто раздражается;

порождает конфликты в коллективе;

не умеет убеждать;

игнорирует назревание проблемы;

не внушает доверия и уверенности;

не знает должностных обязанностей своих подчиненных;

не умеет наладить дисциплину подчиненных;

некоммуникабелен;

одевается неряшливо;

очень агрессивен;

не умеет прогнозировать события;

оценивает работников по личной преданности.

Слово «календарь» появилось еще у древних римлян. Сегодня без календаря невозможна работа менеджера. Это один из основных элементов его рабочего стола. Когда мы тратим время на планирование, его становится больше.

Люди различаются между собой по тому, как и где они локализуют контроль над значимыми для себя событиями. Возможны два типа: экстернальный и интернальный. В первом случае человек полагает, что происходящие с ним события — это результат внешних сил. Для такого человека в большей степени присущи уступчивое поведение, малая инициативность. Во втором — человек интерпретирует события как результат своей собственной деятельности, стремится планировать свои действия. При этом появляются большая уверенность в себе, большая терпимость к неудачам, заинтересованность в здоровом образе жизни.

Многие руководители слишком ориентированы на процесс деятельности в ущерб конечным результатам. Эти управленческие ошибки проявляются через конста­тацию проблем вместо выработки альтернатив, исполнение служебного долга вместо получения результата, сбережение ресурсов взамен оптимизации их ис­пользования.

Самое подходящее время для творчества — с 10 до 12 часов. В это время возни­кают идеи, концентрируется энергия. Хорошо использовать для этих целей и пери­од с 16 до 19 часов. Спад активности у большинства людей наступает с 13 до 15 ча­сов. Наилучшее время для учебы утром, когда голова еще не «забита проблемами». Учебный материал утром запоминается лучше, но эффект будет двойной, если повторить материал вечером.

Основные правила организации собственной деятельности:

1. Выделяйте в перспективе основные цели.

2. Планируйте свое будущее и живите согласно своему плану.

3. Меньше раздражайтесь. «Гнев есть кратковременное безумие» (Гораций).

4. Четко определяйте проблемы и цели.

5. Учитесь фантазировать и мечтать.

6. Отвлекайтесь от второстепенных дел.

7. Не копите дела, давайте сразу распоряжения.

8. Не разбрасывайтесь между работами.

9. Создавайте вариации в жизни.

10. В конце дня составляйте график работы на следующий день, подведите итог тому, что сделано за день. В записной книжке зафиксируйте основные встре­чи, обещания.

Память человека, к сожалению, ограничена, поэтому руководителю необходи­ма система картотек.

Наиболее универсальными могут быть:

• телефонный справочник по алфавиту фамилий;

• телефонный справочник предприятий;

• идеи, мысли;

• библиография;

• профессиональные цитаты;

• сведения для памяти;

• расписания, графики.

Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет успех или неудачу. Международный центр менеджмента (Швейцария) на основе многочис­ленных исследований сделал вывод, что средний европейский менеджер теряет 15% рабочего времени. Главными «похитителями» времени являются телефон­ные звонки, незапланированные посетители, неспособность решительно сказать «нет».

Общий капитал времени нетрудно подсчитать. В году 220 рабочих дней, дли­тельность рабочего дня — 8 часов. Если принять пенсионный возраст за 60 лет, а текущий возраст обозначить через В, то получим формулу расчета капитала ра­бочего времени:

(60 - В) х 220 х 8.

Аналогичная формула для расчета капитала свободного времени имеет вид (60 - В) х 220 х 3 + (60 - В) х 145 х 12.

Здесь приняты: время ежедневного отдыха в рабочий день — 3 часа, в выход­ной день — 12 часов, общее число выходных дней в году — 145.

В трудовой деятельности человека максимум 200 тыс. часов. Это рабочее и сво­бодное время. Если капитал времени не подлежит увеличению, то остается толь­ко разумно его использовать.

У руководителя масса «поглотителей» времени. Из основных следует выделить:

1. Отсутствие приоритета в делах.

2. Попытка слишком много сделать за один раз.

3. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

4. Плохое планирование трудового дня.

5. Личная неорганизованность.

6. Чрезмерное чтение.

7. Скверная система личных записей.

8. Недостатки при разделении труда.

9. Отрывающие от дел телефонные звонки.

10. Незапланированные посетители.

11. Неспособность сказать «нет».

12. Запоздалая информация.

13. Отсутствие самодисциплины.

14. Неумение довести дело до конца.

15. Отвлекающая обстановка.

16. Затяжные совещания.

17. Плохая связь.

18. Болтовня на частные темы.

19. Желание знать все.

20. Длительные ожидания.

21. Частое откладывание дел.

22. Отсутствие приемов работы с корреспонденцией.

23. Отсутствие современных вспомогательных средств оргтехники.

Если вам не хватает времени, то следует провести анализ его использования. Инвентаризацию времени можно провести по нескольким дням, выделяя виды деятельности и виды помех. Инвентаризацию следует проводить непрерывно и оперативно.

При итоговом анализе следует оценить:

• была ли работа необходима;

• оправданы ли затраты времени;

• целесообразна ли выполненная работа;

• разумность выбранного времени выполнения работы;

• была ли какая-либо помеха и оказалась ли она самой значимой.

Важно соблюдать временной режим и начинать работу в одно и то же время. Человеку свойственен объективный график работоспособности. У некоторых пик работоспособности в начале дня, у других в конце рабочего времени. Для боль­шинства характерно наличие двух пиков работоспособности: в 9-10 часов и в 18-19 часов. К фазе высшей работоспособности примыкает период двухчасового спа­да, когда необходим более мягкий режим работы.

Начинать день необходимо с просмотра перечня дел, намеченных ранее, и при необходимости внести коррективы в график работы на день. Многие руководите­ли просматривают корреспонденцию не в начале дня, а после выполнения перво­очередных дел. Отказаться следует от «раскачки», долгих обсуждений вчераш­них соревнований, последних новостей. Это можно сделать в более позднее время или во время вынужденных пауз.

Утром целесообразно заниматься сложными и важными делами. Достаточно быстро текущие дела могут вовлечь в свой поток, и не будет времени для анализа и обдумывания.

Схема действий (решений) должна избегать потока обратной связи. Согласо­вания, проверки, многократные оценки отнимают много времени и не позволяют эффективно разрабатывать новые идеи. Телефонные разговоры, письма, визиты, участие в совещаниях руководитель должен постоянно проверять с точки зрения ответной реакции.

В процессе работы постоянно возникает соблазн отвлекающих дел. Неожидан­ное отвлечение резко снижает производительность, поэтому приоритет выполня­емых дел важно контролировать постоянно. Возврат к прерванному делу сопро­вождается повтором части уже сделанного. Начатое нужно стараться довести до конца.

Однородные дела типа телефонных разговоров, просмотра корреспонденции, подписания документации следует выполнять порциями. Это дает выигрыш во вспомогательном времени. Один раз производится соответствующая подготовка, а потом выполняется несколько однородных дел.

В ходе рабочего дня необходим свободный час. Это пауза при чрезмерном на­пряжении, время обдумывания проблем, время умственного расслабления.

Заканчивается рабочий день подведением итогов и просмотром дел на завтра. Даже если настроение плохое, неприятностей масса, следует сконцентрировать внимание на положительном моменте. Нужно отдохнуть, и завтра должно стать более оптимистичным. Важно отметить, что помешало вам сегодня, где была не­нужная критика, какие были напрасные компромиссы, какая польза принесена коллегам и организации. Можно рабочий день оценить по пятибалльной шкале: 5 — на редкость удачный день; 4 — особенно удачный день; 3 — средний день; 2 — можно было бы лучше; 1 — неудачный день.

Дата добавления: 2014-01-04