Структура бухгалтерии и факторы ее определяющие

Положение о бухгалтерии, его содержание, порядок разработки и утверждения

Оформление акта сдачи-приемки дел при назначении на должность и увольнении главного бухгалтера

В соответствии с Трудовым кодексом РБ главный бухгалтер должен быть уволен не позднее одного месяца со дня подачи заявления на увольнение. Руководитель организации обязан обеспечить все условия для того, чтобы главный бухгалтер в течение этого периода смог завершить составление бухгалтерской отчетности и передать дела новому главному бухгалтеру согласно Акту сдачи-приемки дел.

При отсутствии главного бухгалтера, которому передаются дела, по решению руководителя организации дела могут быть временно переданы исполняющему обязанности главного бухгалтера.

При выявлении недостачи дел, нарушений в ведении учета и составлении отчетности руководителем организации могут быть предъявлены претензии к бывшему главному бухгалтеру в соответствии с действующим законодательством.

Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от занимаемой должности главного бухгалтера оформляется Актом сдачи-приемки дел после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Форма Акта сдачи-приемки дел законодательно не определена, его можно составлять в произвольной форме (Приложение А). В Акт сдачи-приемки дел может быть включена информация, касающаяся вопросов, которые входили в компетенцию главного бухгалтера организации, в частности, трудовые книжки работников, контракты, договоры о приеме на работу, угловой штамп, круглая печать организации (на акте проставляется оттиск передаваемой печати, штампов) и т.п.

Принимающий дела главный бухгалтер для снятия с себя ответственности за действия, совершенные в предшествующем периоде, должен потребовать от руководителя проведения аудиторской проверки. В случае обнаружения искажений и ошибок при проведении проверки их исправление в бухгалтерском учете должен произвести бывший либо вновь назначенный главный бухгалтер (информация об этом отражается в Акте сдачи-приемки дел).

В составлении акта принимает участие комиссия, образуемая приказом по организации после получения от главного бухгалтера заявления на увольнение. В состав комиссии включают не менее трех компетентных в вопросах бухгалтерского учета работников.

Правильная организация работы учетного аппарата во многом зависит от того, насколько точно определены правовое положение, административная и функциональная подчиненность бухгалтерии.

Положение о структурном подразделении предприятия – это документ, регламентирующий деятельность подразделения и определяющий его статус, место в системе управления и внутреннюю организацию.

В соответствии с Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" руководитель предприятия (учреждения) имеет право в порядке создавать на предприятии (в учреждении) бухгалтерию как самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Ее правовое положение, административная и функциональная подчиненность регламентируются Положением о бухгалтерии.

Положение о бухгалтерии разрабатывается главным бухгалтером совместно с коллективом бухгалтерии, согласуется со всеми главными специалистами (службами) предприятия и утверждается руководителем предприятия (учреждения).

При разработке Положения руководствуются действующими законоположениями, инструкциями и приказами вышестоящих организаций по правовым, экономическим и производственным вопросам, а также по вопросам организации бухгалтерского учета.

Положение о бухгалтерии включает следующие разделы:

1) общие положения;

2) задачи и функции бухгалтерии;

3) структура и штаты бухгалтерии;

4) взаимоотношения бухгалтерии с другими структурными подразделениями предприятия;

5) права бухгалтерии;

6) ответственность бухгалтерии;

7) показатели оценки работы бухгалтерии и формы стимулирования качества труда;

8) заключение.

В разделе 1 " Общие положения " даются общие сведения о бухгалтерии, а именно:

- степень самостоятельности и подчиненность;

- порядок назначения и освобождения главного бухгалтера;

- перечень основных правовых, нормативных и директивных документов, которыми руководствуется бухгалтерия в своей работе.

В разделе 2 " Задачи и функции бухгалтерии " излагается перечень общих и конкретных задач, выполнение которых возложено на бухгалтерию. Это, в частности,:

- организация достоверного учета денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств, фондов, резервов, затрат на производство и реализацию продукции, кредитных и расчетных операций;

- осуществление оперативного контроля за рациональным использованием производственных ресурсов, соблюдением смет и нормативов;

- составление бухгалтерской отчетности и представление ее в установленные сроки соответствующим органам;

- разработка и внедрение рациональных форм и методов обработки учетной информации и ведения аналитического и синтетического учета;

- разработка указаний по ведению учета и составлению отчетности внутри предприятия;

- участие в экономическом анализе итогов работы предприятия и его внутрихозяйственных подразделений;

- подготовка кадров счетных работников, повышение их квалификации, разработка и утверждение должностных инструкций для работников бухгалтерии.

В разделе 3 " Структура и штаты бухгалтерии " приводится перечень и наименование подразделений бухгалтерии (секторов, групп), наименование и количество должностей.

Раздел 4 " Взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделениями " включает характеристику взаимосвязей бухгалтерии со всеми службами (планово-экономической, агрономической, зоотехнической, инженерной, сбыта, снабжения и подразделениями предприятия (цехами, бригадами, фермами и т.д.) по формированию как входящих, так и исходящих потоков учетной информации. Например, планово-экономический отдел представляет бухгалтерии планы производства продукции, нормы затрат труда, сырья, материалов, расценки, плановые и нормативные калькуляции себестоимости производимой продукции.

Бухгалтерия представляет планово-экономической службе фактические данные о производстве и реализации продукции, использовании фонда оплаты труда, затратах на производство продукции.

Правильное установление взаимоотношений бухгалтерии со всеми службами и подразделениями предприятия имеет исключительно важное значение для своевременного и точного формирования учетной информации, а также обеспечения специалистов и руководителей структурных подразделений данными для контроля за работой отдельных подразделений предприятия и принятия необходимых управленческих решений.

В разделе 5 " Права бухгалтерии " фиксируются права бухгалтерии, которые реализуются в процессе выполнения ее задач и функций. Здесь указывается, что бухгалтерия разрабатывает положения и указания по внутрихозяйственной (внутризаводской) организации бухгалтерского учета, контроля и отчетности, которые являются обязательными для всех подразделений предприятия, его специалистов и других работников, связанных с ведением учета.

Все отделы, службы и подразделения предприятия обязаны своевременно передавать бухгалтерии необходимые для ведения бухгалтерского учета документы, приказы, договоры, сметы, нормы, нормативы затрат и т.п.

Работники бухгалтерии имеют право контроля за:

- правильным и своевременным оформлением приема и отпуска продукции, материалов, топлива и других ценностей;

- рациональным использованием трудовых, материальных и финансовых ресурсов;

- своевременным проведением инвентаризации товарно-материальных ценностей и основных средств, предъявлением претензий к поставщикам за недостачу, брак, некомплектность продукции, техники и изделий, поступающих на предприятие;

- правильным расходованием фонда оплаты труда;

- соблюдением установленных штатов, должностных окладов, смет.

Раздел 6 " Ответственность " включает перечень основных позиций, по которым бухгалтерия несет ответственность. Это:

- ответственность за организацию учета и контроля на предприятии (в фирме) в соответствии с действующими положениями и указаниями по ведению бухгалтерского учета;

- внедрение передовых форм и методов организации учета и контроля; составление недостоверной отчетности и несоблюдение установленных сроков ее представления соответствующим органам;

- нарушение положений и инструкций по организации бухгалтерского учета и отчетности, а также регламентирующих платежную и финансовую дисциплину.

Седьмой раздел Положения о бухгалтерии – " Показатели оценки работы бухгалтерии и формы стимулирования качества труда " – содержит показатели, используемые для качественной оценки работы бухгалтерии. Такими показателями могут быть:

- представление в установленные сроки и адреса бухгалтерской отчетности;

- своевременное обеспечение руководства и всех специалистов объективной учетной информацией для оперативного управления производством;

- снижение дебиторской задолженности; соблюдение расчетно-платежной, финансовой и кассовой дисциплины и др.

В этом же разделе излагаются формы морального и материального поощрения работников бухгалтерии за улучшение показателей работы данной службы.

В "Заключении" указывается перечень нормативных документов, в соответствии с которыми составлено Положение о бухгалтерии, а также порядок внесения изменений в это Положение.Внесение изменений в Положение о бухгалтерии осуществляется руководителем организации по представлению главного бухгалтера или руководителей других структурных подразделений.

Под структурой бухгалтерии понимается состав работников бухгалтерского аппарата, выполняющих учетные функции на основе принципов разделения труда. Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.

В настоящее время сложились два основных типа организации структуры бухгалтерий; линейная (иерархическая) и вертикальная.

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших предприятиях с численностью аппарата до 10 человек. В этом случае она может быть представлена следующим образом:

Главный бухгалтер

Бухгалтер по учету труда и заработной платы

Бухгалтер по учету материальных ценностей

Бухгалтер по учету производства

Бухгалтер по учету готовой продукции и ее реализации

Бухгалтер по учету расчетов и подготовке отчетности

Бухгалтер-кассир

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, бюро, секторы, группы), возглавляемые ведущими бухгалтерами (бухгалтерами I категории).

При разработке структуры бухгалтерии рекомендуется учитывать следующие нормы управляемости:

- управление, служба создаются при численности работников в их штате не менее семи человек (включая должность руководителя);

- отдел создается при численности работников в его штате не менее четырех человек, включая должность руководителя;

- сектор (бюро, группа) создается при численности работников в его штате не менее трех человек, включая должность руководителя;

- при необходимости в составе структурных подразделений с учетом вышеназванных норм управляемости могут создаваться:

в управлении (службе) - отделы, секторы (бюро, группы);

в отделе - секторы (группы);

- должность заместителя начальника структурного подразделения вводится при численности работников в его штате из расчета не менее пяти человек, подчиненных одному заместителю.

Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются ведущим бухгалтерам соответствующих отделов, бюро, секторов, групп, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Данная структура бухгалтерии применяется на крупных и большинстве средних предприятий. В таких организациях в составе бухгалтерии могут создаваться следующие группы (отделы, бюро, сектора):

- материальная группа,

- группа учета расчетов с персоналом по оплате труда

- группа по учету производства

- группа учета готовой продукции и ее реализации,

- общая (сводная) группа, ведущая учет остальных операций, Главную книгу, составление бухгалтерского баланса и других форм финансовой отчетности.

Общая численность учетных работников, их профессиональный и квалификационный состав определяются самим предприятием. Должностной состав работников бухгалтерии закрепляется в штатном расписании, утверждаемом руководителем предприятия.

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Распределение служебных обязанностей работников бухгалтерии проводится Главным бухгалтером (руководителем бухгалтерской службы) по функциональному признаку, то есть за каждой группой работников или отдельным работником, в зависимости от объема работ, закрепляется определенный участок. В бухгалтериях могут организовываться следующие группы: финансовая, материальная, расчетов с рабочими и служащими, расчетов с родителями за содержание детей в детских учреждениях и т. д. В необходимых случаях в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, создаются учетно-контрольные группы из работников централизованных бухгалтерий. Эти группы обеспечивают оформление всей первичной документации по бухгалтерскому учету операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся у материально ответственных лиц, и осуществляют выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей. Все подразделения, входящие в состав отдельных учреждений, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы: выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников подразделений и служб учреждения, а при централизации учета – для всех обслуживаемых учреждений.

Дата добавления: 2014-01-04