Требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов

Первичные документы и их классификация

ТЕМА 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ И ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Первичные документы и их классификация

2. Требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов.

3. Внесение исправлений в первичные документы, учетные регистры, бухгалтерский учет

4. Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации

5. Обеспечение субъектов хозяйствования бланками форм первичной учетной документации и формами бухгалтерских регистров

6. Документооборот и его планирование

7. Хранение и учет бланков строгой отчетности

8. Электронный документооборот

9. Основные направления совершенствования документирования хозяйственных операций и документооборота

Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета.

Первичный документ – это составленное по установленной форме письменное свидетельство совершения хозяйственной операции.

Бухгалтерские документы классифицируются:

1) по уровню их разработки и утверждения –на типовые унифицированные и специализированные. Первые разрабатывает и утверждает Министерство финансов республики. Содержание форм согласовывается с Министерством экономики и Министерством статистики и анализа. Специализированные формы первичных документов разрабатывают, согласовывают с Министерством финансов и утверждают министерства и другие органы республиканского управления для подведомственных предприятий.

2) по характеру и назначению – на распорядительные, оправдательные, комбинированные и бухгалтерского оформления. В распорядительных документах содержится элемент распоряжения, приказа – например, приказ руководителя о премировании работника, об удержаниях с виновников брака и т.п. В оправдательных документах подтверждается факт совершения операции – например, отчеты материально ответственных лиц, акты и т.п. В комбинированных документах содержатся и распоряжение на совершение операции, и данные о ее выполнении –например, расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и т.п. Документы бухгалтерского оформления (различные справки, расчеты, разработочные таблицы, ведомости и т.п.) составляют и подписывают работники бухгалтерии;

3) по способу составления – на разовые и накопительные. Разовые документы составляются в один прием на операцию с одним или несколькими объектами учета. Большинство первичных документов являются разовыми. Накопительные документы оформляются постепенно на протяжении определенного периода времени (декады, месяца и т.п.), в них отражаются повторяющиеся операции с одним объектом учета. Эти документы окончательно оформляются лишь по истечении установленного срока, до этого в них регистрируется каждая однородная операция. К накопительным документам относятся: ведомости выпуска готовой продукции, лимитно-заборные карты, ведомости учета выработки и другие;

4) по порядку отражения в них операции – на первичные и вторичные (сводные). Первичные документы являются первым свидетельством осуществления хозяйственных операций, а вторичные (сводные) составляются на основании обобщения первичных документов, они дают возможность уменьшить количество записей на счетах. К вторичным (сводным) документам относятся отчеты материально ответственных лиц о движении ценностей на складах, отчеты цехов о движении материалов и другие;

5) по количеству учетных позиций – на однопозиционные (отражается операция с одним объектом учета) – инвентарная карточка учета объекта основных средств и многопозиционные (отражается операция с несколькими объектами) - расчетная ведомость;

6) по месту составления – на внутренние (составляются на предприятии) и внешние (поступают от сторонних предприятий, например, счета-фактуры поставщиков).

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете(утв. Минфином СССР 29.07.1983 №105).

Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых межведомственных форм, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации.

К оформлению документов предъявляются определенные требования: своевременность составления, достоверность хозяйственной операции и наличие обязательных реквизитов.

Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименованиедокумента (формы), кодформы;

б) датусоставления;

в) содержаниехозяйственнойоперации;

г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

На предприятии, в учреждении руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, изменяющие кредитные и расчетные обязательства предприятия, подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. Ответственность за достоверность данных в документах несут подписавшие их лица.

Порядок использования и учета бланков форм первичных документов строгой отчетности, а также круг предприятий, учреждений, на которых должны использоваться такие бланки, устанавливается министерствами и ведомствами в соответствии с указаниями Министерства финансов РБ. К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Минфином РБ и согласованным с МВД РБ и Министерством юстиции РБ (бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции и др.). Бланки строгой отчетности должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке – оттиск штампа контролера, ответственного.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Регистры бухгалтерского учета – это таблицы специальной формы, которые предназначены для записей хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерских документах.

Учетные регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием, учреждением за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен Положением о бухгалтерских отчетах и балансах.

3. Внесение исправлений в первичные документы и учетные регистры, бухгалтерский учет

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются.

Единую методику внесения исправлений в учетные записи организаций(кроме организаций, финансируемых из бюджета, банков и небанковскихкредитно-финансовых организаций) в случае обнаружения ошибок и искажений устанавливает Инструкция о порядке внесения исправлений в бухгалтерскийучет в случае обнаружения ошибок (утв. постановлением Минфина РБ от 29.06.2005 №83.)

Исправления вносятся в случае признания факта неверного (неправильного, ошибочного) отражения на счетах бухгалтерского учетаи (или) в регистрах бухгалтерского или налогового учета записей,влияющих на формирование информации в бухгалтерском и налоговом учете: искажение оценки активов, обязательств, доходов и расходов вбухгалтерском учете и (или) неверное исчисление налогов, сборов(пошлин) в налоговом учете.

Внесение исправлений организацией может производиться вследующих случаях:

- обнаружения технической ошибки (описки, опечатки, пропуска илиповторного ввода данных, арифметической ошибки при подведенииитогов, неточного округления);

- выявления факта неверного определения хозяйственной операции(несоответствие отраженной хозяйственной операции методологиибухгалтерского и (или) налогового учета);

- неправильного заполнения статей бухгалтерской отчетности(ошибка в определении отчетного периода, неверная группировка данныхбухгалтерского учета по статьям бухгалтерской отчетности);

- вступления в силу нормативных правовых актов после отчетнойдаты;

- несвоевременного (позднее отчетного периода совершенияхозяйственной операции) представления для отражения в бухгалтерскомучете первичных учетных документов, в том числе восстановления вслучае их утери;

- при обнаружении в поданной налоговой декларации (расчете)неполноты сведений и ошибок, приводящих к занижению (завышению)подлежащей уплате суммы налога, сбора (пошлины).

Допущенные ошибки исправляются путем:

отражения на счетах бухгалтерского учета и пересчета налоговойбазы по расчету налогов, сборов (пошлин) и иных платежей в регистрахналогового учета;

отражения на счетах бухгалтерского учета без влияния на объектыналогообложения;

перерасчета показателей в регистрах налогового учета безотражения на счетах бухгалтерского учета.

Внесение исправлений в бухгалтерский учет оформляетсябухгалтерской справкой-расчетом, которая должна содержать следующиеобязательные реквизиты:дату составления;период, в котором допущена ошибка, и (или) период, за которыйвносятся исправления;основание для внесения исправления;сумму (для имущества - также количество) неправильной записи,подлежащую исправлению;арифметический расчет вносимого исправления;сумму (для имущества - также количество) правильной(исправительной) записи;подпись бухгалтера,составившего справку-расчет, главногобухгалтера и (при искажении налоговой базы) руководителя;

При выявлении ошибок в бухгалтерском учете и отчетностиисправления в учет вносятся в месяце, когда были обнаружены этиошибки, независимо от того, в каком отчетном периоде эти искажениябыли допущены (в текущем отчетном году либо за прошлые годы).

Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах: корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.

Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" – 100 руб.

Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 50 руб.

Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.

При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.

Дата добавления: 2014-01-04