Порядок уничтожения бухгалтерских документов

Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

В зависимости от сроков хранения документы подразделяются на документы:

- постоянного хранения;

- временного (до 10 лет) хранения, подлежащие уничтожению по истечении срока хранения.

- временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие уничтожению только с разрешения архивных организаций;

Сроки хранения документов регламентирует Перечень типовых документов указанный в первом вопросе данной темы. Этим перечнем должны руководствоваться члены экспертной комиссии при подготовке номенклатуры дел, их отборе на хранение либо выделении к уничтожению. Главой 7 Перечня установлены сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. В настоящее время для бухгалтерских документов и отчетности предусмотрены следующие сроки хранения: 1, 3,5,10,25,75 лет и постоянно.

План счетов бух учета организации и другие документы учетной политики должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составления отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января, следующего за годом окончания материала в делопроизводстве. Так, исчисление сроков хранения материалов, законченных делопроизводством в 2012 году, начинается с 1 января 2013 г. Если в деле находятся документы с различными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Не все документы, подлежащие постоянному хранению, передаются на хранение в государственные архивы. Документы временного (свыше 10 лет) хранения остаются на хранение в архивах предприятий. Списки организаций, обязанных сдавать материалы в государственные архивы, составляются учреждениями государственной архивной службы Республики Беларусь.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и могут храниться в структурных подразделениях, а по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Практически все документы, приведенные в 7 главе Перечня, могут быть выделены к уничтожению при условии завершения ревизии и/или после проведения налоговой проверки.

Для отбора документов временного хранения к уничтожению приказом по предприятию создается постоянно действующая экспертная комиссия в составе 3 – 5 человек. В состав этой комиссии обязательно входит работник, ответственный за архив предприятия. Председателем экспертной комиссии должен быть один из заместителей директора (начальника) или главный бухгалтер.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее заседания протоколируются. Решения комиссии принимаются большинством голосов и вступают в силу после утверждения их руководителем организации.

Задачами комиссии являются:

1) рассмотрение и согласование номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

2) рассмотрение и утверждение описей дел постоянного хранения;

3) рассмотрение и утверждение описей дел по личному составу;

4) рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Отбор документов временного хранения к уничтожению осуществляется путем проведения экспертизы ценности документов - полистного просмотра дел.

После экспертизы на дела с истекшим сроком хранения составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который рассматривается экспертной комиссией. Он составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем организации. Только после этого документы могут быть уничтожены.

Форма акта о выделении документов к уничтожению предусмотрена Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30.04.1997 г. №5).

Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми для организации. Необходимо помнить, что многие документы могут нести в себе информацию, составляющую коммерческую тайну. Использование таких документов для хозяйственных нужд не рекомендуется.

Документы, отражающие движение наличных денег, определяющие размер прибыли, подлежащей налогообложению, документы, необходимые для разрешения споров, разногласий, следственных и судебных дел, могут быть уничтожены только при условии завершения ревизии и окончательного решения спорных вопросов независимо от установленных законодательством сроков хранения.

Дата добавления: 2014-01-04