Анализ использования времени

Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле что-либо изменится, является, прежде всего, представление о том, куда уходит Ваше время, что конкретно и как Вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочно.

Только если Вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем Вы тратите, Вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента.

Для этого необходимо провести анализ видов деятельности и расхода времени, составить листок «дневных помех», чему способствуют 2 таблицы, которые необходимо заполнить последовательно и без пропусков на примере трех (или более) типичных дней. Только честный анализ подскажет Вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.

Таблица 15.

Анализ видов деятельности и расхода времени

	Анализ видов деятельности и расхода времени
№	Вид деятельности, занятий.	Интервал времени (с…до…)	Продолжительность (мин.)	А	Б	В	Г

Необходимо выбрать определенную неделю в качестве периода наблюдения, и стараться производить запись. Избегайте поздних записей по памяти. Дайте оценку каждой выполненной Вами работе, ввиду деятельности по следующим критериям:

«А» – Была ли работа необходимой? (Да, Нет), ответ «Нет» автоматически заносится в графы «Б» и «В».

«Б» – Были ли оправданы затраты времени? (Да, Нет).

«В» – Было ли целесообразно выполнение работы? (Да, Нет).

«Г» – Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (Да, Нет).

Занесите ответы в соответствующие колонки.

Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ПД) в минутах.

1. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым Вы дали ответ «Нет» (ΣΑн, ΣБн, ΣВн, ΣГн).

2. Проверьте расчеты по следующим соотношениям:

а)

Если окажется, что более чем на 10% Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов.

б) ΣПД 100%

Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, канцелярия, самодисциплина и т.п.).

в)

Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации.

г)

Если в более чем 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.д.).

Таблица 16.

Листок "дневных помех"
№	Интервал времени помех (с...до...)	Продолжительность (мин.)	Причины помех (кто помешал, вид деятельности не обязательный и т.д.)

Попытайтесь определить факторы, отвлекающие Вас, и причины "помех". Вопросы для обработки данных:

- Какие "помехи" по Вашей оценке были наиболее дорогостоящими?

- Какие телефонные звонки оказались бесполезными?

- Какие посещения были ненужными?

- Какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

- Кто наиболее часто и без пользы отвлекает Вас от дел?

- Какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не пять, а один раз в день с "блоком" вопросов?

Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров ("анализа видов деятельности и расхода времени" и "анализа "дневных помех") критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля.

Анализ "поглотителей" времени

Запишите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей" или "ловушек" времени и наметьте свои пять важнейших:

1. нечеткая постановка цели;

2. отсутствие приоритетов в делах;

3. попытка слишком много сделать за 1 раз;

4. отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

5. плохое планирование трудового дня;

6. личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол;

7. чрезмерное чтение;

8. скверная система досье;

9. недостаток мотивации;

10. поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;

11. недостатки разделения труда или кооперации;

12. отрывающие от дел телефонные звонки;

13. незапланированные посетители;

14. неспособность сказать "нет";

15. неполная, запоздалая информация;

16. отсутствие самодисциплины;

17. неумение довести дело до конца;

18. отвлечение;

19. затяжные совещания;

20. недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;

21. отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;

22. болтовня или частные темы;

23. излишняя коммуникабельность;

24. чрезмерность деловых записей;

25. синдром "откладывания";

26. желание знать все факты;

27. длительное ожидание (например, условной встречи);

28. спешка, нетерпение;

29. слишком резкое делегирование (перепоручение) дел;

30. недостаточный контроль за перепорученными делами.

Определив свои 5 важнейших "поглотителей" времени, Вы уже сможете добиваться значительного повышения своей продуктивности, за счет сведения на нет или исключения совсем "поглотителей".

Дата добавления: 2014-01-04