Тема: Информация и коммуникации в менеджменте

Основой коммуникаций в организации является информация.

Информация - совокупность сообщений, отражающих конкретный аспект явления, события, производственно-хозяйственной деятельности.

Информацию классифицируют по различным признакам.

По полноте охвата явления:

ü полная - всесторонне и в полной мере раскрывает сущность явления;

ü частичная - отражает лишь определенный аспект явления, не давая его целостной характеристики;

ü избыточная - содержит данные, являющиеся лишними и ненужными для использования в конкретной ситуации.

По периоду действия

— разовая - используется только один раз в специфической ситуации;

— периодическая - применяется и формируется систематически в зависимости от потребностей;

— долгосрочная - используется в течение длительного срока.

По содержанию:

à планово-экономическая - содержит данные о запланированных объемах производства, реализации, цены и т.д.;

à финансовая - отражает движение денежных средств на предприятии, привлечения инвестиций, структуру расходов;

à учетная - содержит данные налогового и управленческого учета, касающиеся деятельности организации;

à бухгалтерская - охватывает данные, используемые при осуществлении бухгалтерского учета;

à технологическая - раскрывает содержание технологии осуществления основных и сопроводительных производственно-хозяйственных операций;

à справочная - содержит общедоступные данные, использование которых облегчает осуществление всех видов деятельности;

à административная - отображает данные о правах, обязанностях, ответственности, правила и процедуры в организации.

По степени достоверности:

Ø достоверна - объективно и правдиво характеризует определенное явление;

Ø недостоверна - имеет сомнительное происхождение, субъективную окраску и требует проверки.

Носителями информации являются документы, дискеты, диски, графики, перфоленты, перфокарты, магнитные ленты, плакаты, схемы и т.п.

Документация - письменное предоставление информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека, носителем которой он является.

Документацию классифицируют по различным признакам.

По содержанию:

à административная (правила, процедуры, инструкции, приказы, распоряжения и т.д.);

à планово-экономическая (технико-экономический план, план сбыта, инвестиционный проект и др.)

à коммерческая (договоры о поставках и сбыте, заказ, оферты, счета-фактуры и т.д.);

à финансовая (бюджет, финансовый план, платежные ведомости и др..)

à внешнеэкономическая (внешнеэкономические договоры, погрузочно-таможенная декларация, инвойс и т.п.);

à бухгалтерская (журналы-ордера, кассовая книга и др..)

à по учету кадров (трудовые книжки, штатные расписания, должностные инструкции и т.д.);

à технологическая (технологические карты, конструкторские схемы, инструкции по эксплуатации техники и др.)..

По сложности:

– простая - отражает один процесс;

– сложная - отображает несколько процессов.

По назначению:

Ø индивидуальная - предназначена для конкретных должностных лиц;

Ø типичная - предназначена для широкого круга пользователей.

По месту в менеджменте:

v служебно-информационная (служебные письма, акты и т.д.);

v распорядительная (приказы, распоряжения, указания, инструкции, постановления, протоколы, циркуляры и др..)

v специальная (финансовая, бухгалтерская, технологическая, плановая, отчетная и др..).

Сущность коммуникаций составляют взаимосвязи между работниками, подразделениями, организациями и т.д. Они сопровождают все процессы, происходящие в организации. Коммуникации - обмен информацией, ее содержанием между двумя и более лицами (работниками).

Существует два вида коммуникаций.

1. Между организацией и внешней средой. Например, обмен информацией предприятия с потребителями происходит через рекламу, с государством - через отчеты, с политической системой - путем создания лобби в парламенте. Под действием внешнего окружения проводятся совещания, обсуждения, телефонные переговоры, готовятся служебные записки, видео ленты, отчеты и др..

2. Между уровнями, подразделениями и работниками организации.

Коммуникации могут осуществляться:

— от высших уровней управления к низшим, то есть «сверху вниз». Например, начальник информирует подчиненных о текущих задачах, изменении технологии работы, новые приоритеты и др..;

— между различными подразделениями (отделами, цехами и т.п.);

— от низших уровней к высшим. Чаще всего так поступает информация о недостатках, нарушения, забастовочную ситуацию т.п.;

— между отдельными работниками;

— между менеджером (руководителем) и его рабочей группой (аппаратом).

С учетом характера передачи информации коммуникации делят на формальные (официальные), созданные руководством организации, и неформальные, сложившиеся на основе межличностных отношений в организации.

Коммуникационный процесс - процесс обмена информацией с целью решения конкретной проблемы.

Неотъемлемыми элементами процесса коммуникаций являются:

— отправитель (источник) - лицо, группа лиц (подразделение), организация, которая генерирует идеи, собирает и передает информацию;

— сообщения - информационная идея, закодированная с помощью символов;

— канал - средство передачи информации;

— получатель (потребитель) - лицо, группа лиц (подразделение), организация, для которых предназначена информация.

В коммуникационных процессах постоянно возникают шумы, искажающие смысл сообщения, вызывают отклонения, ошибки и т.д.. Поэтому обязательно следует учитывать возможные неточности при передаче информации, помня одновременно, что часто коммуникационный процесс занимает несколько секунд.

С целью обеспечения высокого качества коммуникационных процессов следует ориентироваться на два вида коммуникаций: межличностные и организационные.

Межличностные коммуникации - традиционно возникают между конкретными лицами (работниками). В процессе межличностных коммуникаций возможны следующие препятствия:

– неполное восприятие работником информации;

– неприятие информации;

– семантические барьеры (трудности, обусловленные непониманием слов и словесных знаков);

– невербальные преграды, возникающие в процессе использования несловесных (невербальных) знаков: взгляд, выражение лица, улыбка и др.;

– слабая обратная связь.

Устранить их можно путем совершенствования общения. Для этого необходимо:

v объяснять и обосновывать свои идеи до начала их передачи;

v быть восприимчивым к возможным семантическим проблемам;

v следить за собственными жестами, позами, интонациями;

v быть внимательным к чувствам других работников;

v учитывать социально-психологический климат в коллективе;

v устанавливать качественную обратную связь;

v допускать возможность дублирования идеи, сообщения, объяснения.

Коммуникационный процесс охватывает следующие этапы:

Организационные коммуникации - возникают между подразделениями, уровнями, звеньями организации и между организациями, их особенности зависят от характера деятельности организации, ее роли и места в области, структуры управления и т.д..

На качество организационных коммуникаций могут влиять:

Ø Деформация сообщений на разных этапах процесса коммуникаций;

Ø Информационные перегрузки в системе коммуникаций;

Ø Неудовлетворительная структура управления организации;

Ø Громоздкая структура коммуникационного процесса.

Совершенствованию коммуникаций и ликвидации препятствий в организациях способствуют:

– рационализация структуры коммуникационного процесса;

– совершенствование документооборота;

– эффективное применение графических средств;

– совершенствование функций менеджмента;

– улучшение обратной связи;

– внедрение системы изучения предложений работников (например, посредством установления ящиков предложений);

– использования информационных бюллетеней;

– применение современных информационных технологий: персональных компьютеров, электронной почты, видеотехники, радио, телевидение и т.д..

Итак, при осуществлении различных видов коммуникаций особое значение приобретает культура общения - соблюдение правил поведения, этикета, предусмотренных международным протоколом.

Дата добавления: 2014-01-04