Методика проведения совещаний

Совещание — это коллективная форма поиска решений, 90% плодотворных идей возникают при контакте мнений. Вместе с тем это один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности, поскольку присутствующие на совещаниях руководители — самые высокооплачиваемые работники. Имеются и скрытые потери, например, трата времени на сбор участников, нарушение порядка рабочего дня, отвлечение сотрудников от их прямых обязанностей. Более того, большинство ЧП происходит во время отсутствия руководителя на своем рабочем месте, так как многих работников это расхолаживает.

Многие совещания занимают слишком много Времени. В США,
чтобы сократить время совещаний, на электронном табло показывается
стоимость длительности совещания по минутам. Другой путь экономии времени — сокращение числа совещаний. В Японии, например, собирают письменные отзывы о проекте решения. Это позволяет руководству решить вопрос без проведения совещания или провести встречу с очень узким кругом лиц.

Все это приводит к необходимости тщательной подготовки совещания, на которую руководитель не должен жалеть времени.

Успех совещания во многом зависит от четкости определения его цели: чем конкретнее сформулирована цель; тем больше надежды на продуктивный результат. На многих совещаниях участники могут прийти к согласию, так как говорят о разных вещах, обсуждая один и тот же вопрос. Цель определяется видом совещания. Совещания бывают проблемные, инструктивные и оперативные, или административные.

Повестка совещания должна быть тщательно продумана, подробно изложена и предварительно разослана. Это позволяет всем участникам совещания подготовиться к выступлению по конкретному вопросу, изучить проблему, предварительно обсудить с коллегами отдельные вопросы. В случае отсутствия возможности провести совещание можно размножить и разослать сотрудникам письменную информацию о теме совещания и вопросах, обсуждаемых на нем. Это значительно сэкономит время и будет эффективнее, чем заслушивание выступлений каждого присутствующего на совещании.

На эффективность совещания оказывает влияние тщательный подбор участников. Оптимальное количество приглашенных на совещание 5—7 человек, тогда каждый получит возможность высказать свое мнение, предложить способы решения. Кроме того, это позволяет значительно сократить время на проведение совещания.

При разнородной повестке совещания состав его участников может быть переменным. Участники совещания, вопросы которых рассмотрены, могут уйти после окончания обсуждения, их сменяют другие участники, приглашенные на определенное время, для решения следующего вопроса.

Совещания лучше четко планировать. Проведение внеплановых совещаний выбивает из ритма, снижает культуру делового общения, лишает возможности планировать свое время, приводит к срыву намеченных дел и встреч. Экстренные совещания эффективны лишь во время ЧП (наводнения, землетрясения, ураганы), тогда работает штаб и проводятся оперативные совещания.

Продолжительность совещания во многом зависит от обсуждаемых на нем проблем или вопросов. Совещание может быть посвящено одному, но очень важному вопросу. Опыт показывает, что длительность совещания не должна превышать 35—40 минут.

Оптимальная продолжительность совещания не более одного часа. Если обстоятельства требуют более длительной работы,
необходимы 5—10-минутные перерывы после получаса работы. Все выступающие по вопросу должны четко укладываться в отведенное время. Это достаточно трудно, поэтому можно премировать материально людей, которые умеют четко, конкретно, кратко точно излагать суть вопроса, и лишать слова тех, кто не умеет этого делать, дав им возможность заменить устное выступление письменным ответом.

Ко всем обсуждаемым вопросам должны быть подготовлены альтернативные варианты их решения, это делает совещание более эффективным.

Важен также подбор помещения для проведения совещания.
Лучше всего использовать специальное помещение для совещаний за круглым столом, настенными часами, без телефона и селектора. Круглая форма стола способствует демократичности обсуждения, минимизирует разницу в служебном статусе, за прямоугольным столом ближе к председательствующему садятся участники с более высоким должностным статусом.

В случае проведения совещания в кабинете у руководителя следует отключить телефон и селектор, секретарь должен следить, чтобы никто не отвлекал руководителя во время совещания. Не следует забывать, что отсутствие хорошей вентиляции ведет к снижению умственной активности на 10%.

В целях обеспечения активности всех присутствующих на совещании необходимо учитывать, что:

а) раньше всех слово берут люди авторитетные, уверенные в себе, старшего возраста и с более высоким служебным положением, они выступают решительно, но их способы решения вопросов традиционны;

б) неожиданные, нестандартные предложения исходят от более молодых коллег, но после выступления авторитетных людей они не высказывают свою точку зрения;

в) необходимо организовывать порядок выступлений лучше таким образом, чтобы первыми выступили молодые участники, а затем более авторитетные;

2) ограничить количество участников, если планируется заслушать выступления каждого из них;

3) пресекать попытки отклониться от обсуждаемого вопроса. Неподготовленные вопросы следует снимать с обсуждения;

4) исключать возможность проявления некорректности, безапелляционности, излишней категоричности в отношении любых предложений, а также резких, бестактных высказываний в адрес отдельных участников;

5) давать поочередно слово сидящим рядом. Установлено, что чаще конфликтуют люди, сидящие друг против друга, и реже — сидящие рядом;

6) добиваться, чтобы все выступления были по делу. Для этого необходима тщательная подготовка к выступлению и его построение,
т.е. выделение главного, определение причины проблемы, выведение
следствия, предложение конкретных мер, аргументированное решение;

7) соблюдать регламент выступлений, не злоупотреблять вниманием слушателей.

Дата добавления: 2014-01-04