Календарная часть

Комбинированный дневник времени

Настольный календарь-еженедельник

Календарь-еженедельник

Это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блок­нота. Его можно брать с собой на совещания, в командировки. Еженедельник дает возможность планирования рабочей недели и дня, контроля за выполнением записанных мероприятий, анализа израсходованного времени. Каждое дело наносится на сетку часов соответственно сроку его выполнения. Однако в такой форме нет места для записей дел, не имеющих конкретного срока выполнения.

Помимо обычных записных книжек и блокнотов, где записи располагаются без всякой системы, можно рекомендовать специальную форму, представляющую лист плотной бумаги, разграфленный в соответствии с основными направлениями работы. Записи на листе делаются карандашом, а после выполнения стира­ются или аккуратно зачеркиваются. Такая форма дает наглядную картину всех текущих дел, и из нее легко делать выборку при составлении дневного плана.

Достоинства — видна вся неделя, много места для каждого дня.

Недостатки: непереносной, нет главных недельных ориентиров, нет выделения главных дел дня.

Структура такого еженедельника представлена в табл. 20.

Таблица 20 Структура комбинированного еженедельника Дневник времени (планы личной работы руководителя на 200 ­_год)

Содержание	Кол-во страниц
1. Титульный лист
2. Календарь на 200 год
3. Мероприятия года
4. Дни рождения
5. Справочные телефоны
6. Список наиболее важных дел на год
7. Список дел на каждый месяц года (12 месяцев)
8. Распорядок рабочей недели (52 недели)
9. Режим дня
10. Биоритмы на год
11. Перспективные проблемы, идеи, новации
12. Календарь на следующий год
Всего:
Дополнительные материалы
1. Список сотрудников
2. График работы основных сотрудников

• В эту часть можно внести различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.

• Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на один день.

• В календарной части можно найти листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целевых установок на отдельные недели и дни.

• Отдельные дневные листки можно после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени они составят архив времени и успехов в жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

• Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.п. Таким образом, все личные дела можно интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат

Здесь на соответствующих листках и формулярах можно записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

- календарь на год;

- важнейшие понятийные сокращения;

- списки дней рождения близких людей;

- сроки проведения важных мероприятий;

- листки-памятки.

Раздел адресов и телефонов

Благодаря данному разделу у вас всегда под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми чаще всего пользуетесь.

Обитая часть. Различные отделения, как в бумажнике, позволяют разместить здесь фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и другие документы.

В заполнении дневника не должно быть мелочей, при этом:

• все записи должны быть достаточно подробными, понятными;

• в дневнике должно быть место для некоторых, важных для секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в отсутствие руководителя;

• записи должны делаться карандашом, чтобы при необходимости их можно было бы легко изменить или стереть, не допуская неряшливости в дневнике.

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например, для пометки тех или иных действий можно применять следующие символы:

­- срочно;

! - важно;

? - выяснить;

+ - приоритет категории А;

· - задача выполнена;

О - перенос на более поздний срок;

Х - невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

Дневник — это важный и необходимый документ, и с ним следует обращаться соответственно. Здесь сосредоточена важнейшая деловая информация, которая всегда под рукой у руководителя (адреса, фамилии, даты, данные по контрактам, ответственные исполнители и пр.).

Существует еще много других форм планирования времени.

Главное, что надо запомнить и понять: нет универсальных средств. Каждое в чем-то удобно, но имеет и какие-то недостат­ки. Книжка-календарь удобна, когда за день надо сделать много нефиксированных дел. А вот картину недели в целом по ней получить нелегко. Еженедельник удобен при значительном объеме фиксированных дел и незначительном числе нефиксированных занятий, которые нетрудно отмечать и на полях, и в разделах. Ежемесячник удобен, когда работа заранее известна и надо только кое-что записать дополнительно. К тому же он занимает мало места.

Надо выбирать то средство планирования времени, которое наиболее вам подходит. Часто поступают так: берут что-то наиболее приемлемое, но в него вносят дополнения с учетом своих проблем. Если, например, вы работаете рано по утрам, то надо «дорисовывать» сверху еще строки — скажем, с 6 ч.

Можно поступать и так: сделать на картоне постоянное расписание недели, в еженедельнике же отмечать только изменения и перестановки, а также другие нефиксированные дела. Можно такую картонку-расписание дополнить не еженедельником, а книжкой-календарем небольшого формата и в ней записывать все, что не отражено в постоянном расписании.

В последнее время персональный компьютер взял на себя часть обязанностей дневника и стал стремительно вытеснять его с письменного стола руководителя.

Дата добавления: 2014-01-04