Лекция 10

Глава 18. АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ТОВАРОВ

18.1. Общие положения

Как указывалось выше, синтетический учет товаров ведется на счете 41 "Товары", который характеризует остатки, приход и расход в целом по всем товарам, находящимся в собственности организации. Однако для целей управления товарными запасами, контроля за их сохранностью и т.п. обобщенной информации о товарах недостаточно, необходимо знать величину остатков, поступления и выбытия по каждому наименованию товаров, по каждому материально ответственному лицу (каждой бригаде материально ответственных лиц). Для получения более детальной информации о наличии и движении товаров необходим их аналитический учет.

Основными разрезами аналитического учета являются:

а) по структурным подразделениям;

б) по материально ответственным лицам;

в) по наименованиям товаров (в комиссионной торговле учет ведется по каждой единице товаров).

Аналитический учет товаров по структурным подразделениям организации и

по наименованиям товаров необходим для управления товарными запасами.

Например, сравнение учетных остатков товаров (О) с нормативами товарных

у

запасов (О) позволяет выявить наличие сверхнормативных остатков (если О >

н у

О). При значительных отклонениях учетных остатков от нормативов следует

н

принять соответствующие управленческие решения (прекращение закупки и

ускорение продажи излишних товаров и т.п.). Особенно эффективным является

сравнение учетных и нормативных остатков по каждому наименованию товаров.

Анализ состава товарных запасов позволяет выявить неходовые, залежалые и ненужные товары. Выполняя эту целевую функцию, учет способствует повышению эффективности хозяйственной деятельности, созданию оптимальных товарных запасов, улучшению системы управления ими.

Аналитический учет по материально ответственным лицам (бригадам

материально ответственных лиц) и по наименованиям товаров позволяет

контролировать сохранность ценностей. Этот контроль осуществляется

сопоставлением учетных остатков товаров с фактическими (О), выявленными

ф

при инвентаризации. Инвентаризации проводятся как по распоряжению

администрации организации, так и самими материально ответственными лицами.

В последнем случае инвентаризации называют самопроверками.

В результате инвентаризации возможны три исхода.

1. Если О = О, то сохранность ценностей обеспечена, нет ни недостач,

ф у

ни излишков товаров.

2. Если О < О, то О - О, есть недостача товаров. Для товаров, по

ф у у ф

которым в процессе хранения могут быть нормируемые товарные потери, в

бухгалтерии составляют расчет таких потерь (П). Если недостача товаров,

выявленная при инвентаризации (О - О) < П, то недостача оказывается в

у ф

пределах норм, сохранность товаров обеспечена. Если (О - О) > П, то

у ф

недостача товаров сверх норм подлежит взысканию с материально ответственных

лиц.

3. Если О > О, то О - О есть излишек товаров. Его наличие

Ф У Ф У

свидетельствует, как правило, о злоупотреблениях материально ответственных

лиц (продажа товаров по завышенным ценам, обсчет покупателей, поступление

товаров без документов и т.п.).

Иногда недостачи или излишки товаров могут образоваться вследствие ошибок в учете. Поэтому для правильного выявления результатов инвентаризации нужна проверка достоверности учетного остатка ценностей.

Учет по всем вышеперечисленным разрезам не всегда возможен. Так, для усиления контроля за сохранностью ценностей, улучшения управления товарными запасами исключительно важное значение имеет организация аналитического учета товаров по их наименованиям. Однако это возможно только при условии использования натурально-стоимостной схемы учета. Стоимостная схема учета, применяемая в ряде предприятий розничной торговли, не позволяет получать оперативную информацию о продаже товаров по каждому наименованию.

Аналитический учет товаров ведут как работники бухгалтерии, так и менеджеры, в том числе материально ответственные лица. Для бухгалтерии важна организация аналитического учета товаров по всем вышеуказанным разрезам. Материально ответственным лицам нужна информация о наличии и движении товаров, находящихся у них под отчетом, главным образом, в натуральных показателях.

Организация аналитического учета товаров зависит от способа обработки учетной информации (ручная или машинная) и от применяемой схемы учета (натурально-стоимостная или стоимостная). В дальнейшем будем говорить о методике аналитического учета товаров при использовании натурально-стоимостной схемы.

18.2. Аналитический учет товаров

в условиях ручной обработки учетной информации

Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения. В дальнейшем номера форм документов по учету товаров в местах хранения будут указаны согласно данному Альбому.

Учет товаров материально ответственными лицами

Учет товаров ведет заведующий складом или другой работник (материально ответственное лицо). Он может быть организован разными методами в зависимости от способа хранения товаров (партионный или сортовой).

При партионном способе каждая партия товаров хранится и учитывается отдельно. Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. Допускается считать одной партией:

а) товары, поступившие одним видом транспорта (автомобильным, железнодорожным, водным, воздушным) независимо от количества транспортных документов (железнодорожных и водных накладных, коносаментов и т.д.);

б) товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству.

При сортовом способе хранения каждый вновь приобретенный товар присоединяют к ранее поступившему товару того же наименования и сорта, то есть товары хранят по сортам.

При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров, как правило, только в натуральном измерении на основании приходных и расходных товарных документов. Однако можно учитывать движение товаров в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.

При партионном способе хранения на каждую партию товаров материально ответственное лицо выписывает партионную карту (форма N МХ-10) в двух экземплярах, где указываются наименование, артикул, сорт, цена и количество (масса) товаров. Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии товаров. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передают в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально ответственное лицо указывает в партионной карте дату отпуска и массу отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

После полного выбытия данной партии товаров партионную карту склада передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке данной партии выявляется недостача товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет организации, а сверх норм естественной убыли взыскивают с материально ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют.

Партионный учет, обеспечивая возможность выявления недостач или излишков товаров сразу после отпуска каждой партии, способствует усилению контроля за сохранностью ценностей. Вместе с тем партионный способ хранения и учета товаров имеет недостатки. Менее рационально используются складская площадь и емкость хранилищ, ухудшается возможность оперативного управления товарными запасами, поскольку затрудняется получение информации о наличии тех или иных товаров из-за того, что они могут храниться в нескольких местах, а следовательно, остатки по ним отражаются в нескольких партионных картах.

При сортовом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в товарных книгах или на карточках. На каждое наименование и сорт товаров открывается одна или несколько страниц в товарной книге (в зависимости от объема операций по приходу и расходу товаров) или отдельная карточка. В заголовке страницы книги (карточки) указываются наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В остальной части страницы книги (карточки) отражаются приход, расход и остатки товаров.

На плодоовощных базах для аналитического учета товаров используется карточка учета овощей и картофеля в буртах (траншеях, овощехранилищах) (форма N МХ-16), в которой приход и расход товаров отражаются не только в целом, но и по сортам (кондициям).

Записи в товарные книги (карточки) делают на основании каждого приходного и расходного документа, а при большом объеме операций для сокращения числа записей - на основании итогов предварительно составленных документов.

На складах с узким ассортиментом товаров и небольшим объемом товарных операций материально ответственные лица могут вести аналитический учет товаров непосредственно в Отчете о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (формы N МХ-20, N МХ-20-а). Форма N МХ-20 составляется при ведении учета товаров по наименованиям, ассортименту и количеству, а форма N МХ-20а составляется и при ведении учета по отдельным партиям (внутри ассортимента) товаров. В этом случае карточки и товарные книги на складе не ведут.

Учет товаров в бухгалтерии

Аналитический учет товаров в бухгалтерии ведется различными способами. Наиболее распространенными являются сортовой и партионный.

При сортовом способе в условиях ручного труда на каждое наименование и сорт товара обычно открывают карточки количественно-стоимостного учета (форма N ТОРГ-28), в которых показывают остатки, приход и расход товаров. Форма таких карточек в основном идентична карточкам складского учета с той лишь разницей, что остатки и движение товаров отражаются не только в натуральных показателях, но и в денежном выражении. Записи в карточках ведут на основании приходных и расходных документов, сдаваемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

Карточки хранят в картотеке отдельно по каждому материально ответственному лицу и месту хранения товаров.

Для проверки правильности учетных записей по окончании месяца в карточках подсчитывают итоги прихода и расхода, определяют остатки товаров на начало следующего месяца. На 1-е число каждого месяца составляют оборотную ведомость по аналитическим счетам к счету 41 "Товары", где по каждому наименованию и сорту товаров указывают в натуральном и денежном выражении остаток на начало месяца, приход и расход за месяц, а также остаток на конец месяца. Суммовые итоги этой ведомости должны быть равны оборотам и сальдо синтетического счета 41 "Товары".

Натуральные показатели оборотной ведомости сверяют также с данными складского учета, который ведут материально ответственные лица.

Такую оборотную ведомость непременно составляют и на дату проведения инвентаризации товаров.

При партионном способе аналитический учет ведут на партионных картах, передаваемых в бухгалтерию материально ответственными лицами. Для проверки правильности учетных записей на 1-е число каждого месяца (а также на дату инвентаризации) по данным партионных карт составляют оборотную ведомость, в которой каждую партию товаров записывают отдельной строкой. Суммовые итоги этой ведомости сверяют с оборотами и сальдо синтетического счета 41 "Товары", а натуральные показатели - с данными складского учета материально ответственных лиц.

Результаты сверки данных бухгалтерского учета товаров (как при сортовом, так и при партионном способе) или оформляют специальным актом, который подписывают бухгалтер и материально ответственные лица, или вышеуказанные работники расписываются в оборотных ведомостях.

Согласно действующим нормативным документам бухгалтерия обязана обеспечить тождество аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на 1-е число каждого месяца. Это является обязательным требованием, прописанным в ст. 8 Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Для обеспечения такого соответствия работники учета, как указывалось выше, сверяют учетные записи, ведущиеся внутри бухгалтерии (проверка соответствия стоимостных данных аналитического учета данным синтетического учета). Такую сверку проводят, составляя оборотную ведомость по аналитическим счетам и сопоставляя ее итоги с данными синтетического счета 41 "Товары" (сальдо на начало и конец месяца, дебетовый и кредитовый обороты на месяц) на 1-е число каждого месяца. Учетные записи сверяют также с данными учета материально ответственных лиц (проверка соответствия количественных показателей остатков, прихода и расхода по каждому наименованию товаров).

Расхождения между данными синтетического и аналитического учета могут возникать по таким причинам, как пропуск записи в складском или бухгалтерском учете, записи не в ту карточку (не в тот аналитический счет), ошибка в выведении остатка, ошибка в таксировке (умножении), описка при выполнении записи в одной из карточек (пропущены или перепутаны цифры).

Выявленные ошибки исправляются для достижения тождества между стоимостными данными синтетического и аналитического учета, а также между данными учета в натуральных показателях материально ответственных лиц и бухгалтерии.

Одним из эффективных способов ведения аналитического учета товаров является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод. При этом методе бухгалтерия ведет только синтетический учет наличия и движения товаров.

Материально ответственные лица осуществляют учет прихода и расхода товаров в натуральных показателях в товарной книге или на карточках. Работники бухгалтерии в течение месяца в установленные сроки проверяют записи складского учета по движению товаров, правильность выведения остатков и подтверждают это своей подписью непосредственно на карточках (в книгах).

По окончании месяца на основании карточек (книг) материально ответственные лица составляют Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-19), указывая в них остатки товаров в натуральных показателях. Бухгалтер проставляет в Ведомости учетные цены, осуществляет таксировку (умножение цены на количество) и подсчитывает общий итог Ведомости, который сверяется с сальдо счета 41 "Товары" на дату составления Ведомости. Равенство этих показателей свидетельствует о тождестве аналитического учета товаров. При отсутствии равенства необходимо выявить и исправить ошибочные записи.

18.3. Аналитический учет товаров в условиях

машинной обработки учетной информации

При машинной обработке учетной информации все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. В этих регистрах отражаются обороты и остатки по каждому наименованию товаров в натуральных и стоимостных показателях. Учетные регистры составляются в необходимом количестве экземпляров (как минимум в двух - для бухгалтерии и материально ответственных лиц).

Указанные регистры могут вестись по фактической себестоимости или учетным ценам. Формы регистров устанавливаются организацией самостоятельно.

Периодичность составления регистров определяется потребностями управления и контроля (ежедневно, один раз в 3, 5, 10 дней и т.д.)

Регистры по учету наличия и движения товаров должны составляться в разрезе подразделений организации, мест хранения, материально ответственных лиц. При необходимости могут составляться отдельные регистры по товарам, находящимся в пути, а также по товарам, поступившим без сопроводительных документов поставщика.

Если в течение месяца составляется несколько разновидностей учетных регистров, то по окончании месяца создается сводный регистр, суммовые итоги которого сверяются с данными синтетического учета товаров.

При автоматизированной обработке учетной информации отпадает необходимость ведения аналитического учета товаров материально ответственными лицами и работниками бухгалтерии теми методами, которые описаны выше. Как правило, работники склада и бухгалтерии имеют возможность постоянно пользоваться машинной базой данных о наличии и движении товаров в необходимых разрезах.

18.4. Особенности аналитического учета товаров

при использовании стоимостной схемы учета

При использовании стоимостной схемы учета материально ответственные лица ведут, как правило, только оперативный учет наличия и движения товаров в разрезах, необходимых для управления товарными запасами (в основном учет поступления товаров по наименованиям и поставщикам).

Бухгалтерия организует аналитический учет товаров по подразделениям, материально ответственным лицам и местам хранения (в стоимостном выражении). В некоторых случаях (например, для расчета товарных потерь вследствие естественной убыли) ведется учет поступления и выбытия (кроме реализации) в разрезе наименований товаров. Для этого в условиях ручного труда составляются различного рода накопительные ведомости, а в условиях машинной обработки учетной информации формируются соответствующие машинограммы. Эти машинограммы могут использоваться и материально ответственными лицами для получения ими необходимой информации о движении товаров.

Бухгалтерия может вести аналитический учет продажи товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой (для расчета потерь товаров, возникающих при этих методах торговли), реализации товаров, когда покупателям предоставляются скидки (для пересчета выручки в стоимость товаров по учетным ценам, подлежащую списанию с материально ответственных лиц), раздельный учет продажи товаров для целей обложения НДС и в других случаях.

Дата добавления: 2013-12-12