Хранение и уничтожение доков

Схема и график документооборота (ГД).

Тема 6: Орг-я документооброта на П-и.

Документооборот в орг-и – это сложная система, требующая пост. контроля и регулирования. Она оказывает значит. влияние на эф-ть деят-ти орг-и. В соот-и с ГОСТ Р 51141-98 документооборот – это движение доков в орг-и с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Орг-я документооборота подразумевает разработку: форм первич. доков; учёт. регистров и форм отч-ти, отличных от унифицированных; графика документооборота; механизма принятия дока к учёту; системы обработки доков и порядка их хранения.

Принятая система документирования должна обеспечивать:

1) Полноту отражения в учёте всех фактов хоз. деят-ти.

2) Появление на П-и скрытых резервов. Система документирования д.б. построена так, чтобы уже в процессе оформления первич. доков производился анализ эф-ти исп-ния ресурсов. Для этого можно ввести спец. графы, содержащие контрольные пок-ли.

3) Отражение в учёте фактов хоз. деят-ти должно исходить не только из правовой формы, но и эк. содержания. Должен соблюдаться принцип приоритета содержания над формой.

4) Торжественность данных синт. и аналит. учёта. При орг-и системы документирования ХО необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обяз-ти д.б. распределены так, чтобы бухи вынуждены были сверять данные друг с другом.

5) Рац. и экономное ведение БУ. Каждая оп-ция должна оформляться только одним доком, а однотипные оп-ции – одним сводным доком.

ГД явл. ср-вом обслуживания рабочего места и ср-вом повышения кач-ва работы службы БУ. Как ср-во обслуживания рабочего места ГД обеспечивает ритмичность работы на каждом рабочем месте; выполнение работ в соот-и с распр-ем обяз-тей; выполнение работ в теч. всей прод-ти рабочего дня. Как ср-во повышения кач-ва работы ГД обеспечивает своевременное составление и представление отч-ти в устан. адреса. Своевременное получение учёт. инфы для оперативного рук-ва орг-ей. ГД д.б. оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработки доков, выполняемых каждым подразделением П-я. Д.б. указана вз-связь подразделений и сроки выполнения работ. ГД разрабатывается главбухом и утв-ся рук-лем. До разработки ГД необходимо разработать план-график, распр-е обяз-тей м/у работниками бух. службы.

Система управ-я документооборота в орг-и осущ-ся след. образом: разрабатываются положения о бух. службе; составляются должностные инструкции работников бухгалтерии; сост-ся ГД; создаются технологии обработки учёт. инфы; разрабатывается номенклатура дел и порядок текущего хранения доков; проводится экспертиза доков с точки зрения их ценности; проводится подготовка дел к длит. хранению.

Дело – сов-ть доков, относящихся к одному вопросу или участку деят-ти, помещённое в отдел. обложку.

Дела счит-ся заведёнными с момента включения в них первого исполненного дока. Дела формир-ся в структур. подразделениях и хранятся в них до передачи в архив П-я. Доки вкл-ся в дело только в одном экземпляре. Черновики, копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм (около 300 листов). Если доков больше, дело разделяется на тома. Для обеспечения быстрого поиска дела располагают вертикально. На внутр. дверке шкафа прикрепляется номенклатура дел. Последовательность дел на полке должна соответствовать последовательности номенклатуры.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень с указанием срока хранения дел.

Номенклатура обеспечивает единый подход к учёте, систематизации, описанию и поиску дел во всех структур. подразд-ях. Номенклатура дел заводится на каждый год. Рекомендованная форма номенклатуры содержится в Осн. правилах работы архивов орг-и (2002г.).

Завершающий этап работы с доками в текущем делопр-ве – это обработка дел для последующего хранения.

В структур. подразделениях доки находятся в оперативной работе ещё год по окончании текущего года. По окончании этого срока доки д.б. обработаны для длит. хранения.

Важные требования к хранению дел – группировка в отдел. дела доков пост. и временного хранения. Только в искл. случаях доки разных сроков хранения, но относящиеся к одному вопросу, помещают в одну папку. Но после решения этого вопроса доки переформируются.

Доки формир-ся в дело за 1 календ. год. Исключение – переходящие дела.

Бух. док-ция в основном группируется по хронологии. Доки группируются по месяцам. Обработка дел для хранения вкл. в себя:

1) Проведение экспертизы науч. и практической ценности доков;

2) Оформление дел;

3) Составление описи дел;

4) Сроки хранения бух. доков в соот-и требованиям налог. закон-ва в теч. 4 календ. лет деят-ти нал-ка в соот-и с требованиями бух. закон-ва – не менее 5 лет.

Первич. учёт. доки, регистры БУ необходимо хранить в соот-и с правилами орг-и гос. архивного дела, но не менее 5 лет. Налог. отчёты: годовые – постоянно; квартальные – 5 лет; месячные – 1 год. Бух. отчёты: сводные годовые и годовые – постоянно; квартальные – 5 лет; месячные – 1 год.

Перечень лиц, имеющих право подписи до замены новыми. Образцы подписей до минования надобности.

Отдел. доки можно уничтожить после завершения всех проверок при отсутствии разногласий следственных и судебных дел.

Перед сдачей доков в архив их группируют по каждому отч. периоду по однородности совершённых ХО, складывают в папки и переплетают. Дела с пост. сроком хранения и дела по личному составу принимают в архив по описям. Дела временного хранения в связи с отсутствием достаточной площади в архивах могут храниться в структур. подразделениях, а по истечении срока хранения уничтожаются. Доки, срок хранения кт истёк, можно уничтожить. Для этого приказом рук-ля создаётся комиссия.

Согласно положениям о доках и документооборотах в БУ изъятие первич. доков, учёт. регистров, бух. отчётов и ББ может производиться только органами дознания, предварит. следствия, прокуратуры и судами на основании постановления. Изъятие оформляется протоколом, копия кт под расписку вручается соотв. должностному лицу. С разрешения и в присутствии органов, производящих изъятие, должностные лица П-я могут снять копии с изымаемых доков с указанием основания и даты изъятия. Если изымаются недооформленные тома доков, то с разрешения и в присутствии органов, производящих изъятие, их можно дооформить. В случае пропажи или гибели первич. доков рук-ль назначает комиссию по расследованию причин. Рез-ты работы комиссии оформляются актом, кт утв-ся рук-лем.

Дата добавления: 2013-12-12