Технология ведения электронного документооборота

Составление классификаторов выполняется в два этапа: первый этап — классификация информации, второй — кодирование.

Классификация осуществляется в такой последовательности. Сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих коди­рованию. При этом соблюдается логическая зависимость раз­личных признаков в рассматриваемой номенклатуре. Например, при кодировании территорий районы располагаются по облас­тям. Такой упорядоченный список, т.е. полный перечень одно­родных наименований состоящий из отдельных строк — пози­ций, называется номенклатурой. В каждой номенклатуре преду­сматривается некоторое количество резервных позиций на слу­чай появления новых объектов. Таким образом, можно отме­тить, что классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимо­сти внутри признаков.

После составления классификации выполняется следующий этап — кодирование — процесс присвоения условного обозначения раз­личным позициям номенклатуры. Код — условное обозначение объ­екта знаком или группой знаков по определенным правилам, уста­новленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми и состоять из одного или не­скольких знаков. При машинной обработке предпочтение отдается информации, закодированной в цифровой форме, как наиболее удобной для автоматической группировки.

После присвоения кодов создается классификатор — система­тизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначе­ний.

Классификаторы имеют двоякое применение. Первое — для ручного проставления кодов в документах. В этом случае класси­фикаторы оформляются в виде справочников и используются управленцами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.

Так, в сводных бухгалтерских отчетах (баланс, отчет о при­былях и убытках и др.) в заголовочной части бланка проставля­ются коды постоянных признаков отчитывающейся организа­ции: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код организации по ОКПО, отрасль (вид деятельности) по ОКОНХ, организационно-правовая форма по КОПФ, орган управления государственным имуществом по ОКПО; единица измерения по СОЕИ. Для проверки правильности проставлен­ных кодов вводится строка «Контрольная сумма», которая пред­ставляет собой искусственный итог по всем кодам. Машинная программа осуществляет контроль по контрольным суммам и позволяет обнаружить неверно проставленные коды. На осно­вании кодов происходит свод и группировка поступивших бух­галтерских отчетов в вышестоящей организации, органах нало­говой инспекции и др.

Если при машинной обработке на предприятиях (организациях, фирмах) осуществляется ввод данных с первичных документов, то документы предварительно кодируются, коды проставляются вруч­ную в соответствии с инструкцией в специально отведенные места документа, в зоны постоянных и переменных признаков докумен­та. Контроль правильности проставления кодов осуществляется методом включения контрольных сумм или введением дополни­тельного защитного кода.

Во втором случае применения кодов предусматривается хране­ние всех классификаторов в памяти машины, на машинных носи­телях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации. В ряде организаций, например в Гос­комстате России, обеспечивается автоматизированное ведение не­которых общегосударственных классификаторов в ЭВМ.

Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, от­чество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ЭВМ с первичных документов по начислениям и удер­жаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате.

В процессе обработки фамилия, имя, отчество, взятые из спра­вочника, подформировываются к каждому табельному номеру. В результате в расчетно-платежной документации печатаются все фамилии работающих,

К кодам предъявляется ряд требований: они должны охваты­вать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного управленческого объекта (напри­мер, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета и материально-технического снабже­ния); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличению значности кода); длина кодового обозначения должна проектироваться минимальной. Значность кодов данной номенклатуры является одинаковой для всех позиций. Иногда к основному коду через тире добавляют контрольный разряд, который обеспечивает автоматиче­ское нахождение ошибки машиной при неисправном проставле­нии управленцом какой-либо цифры в коде или при перестановке цифр. Как показывает практика, это наиболее частые ошибки, до­пускаемые при кодировании. Поэтому, например, при обработке банковской информации контрольный разряд имеет номер лице­вого счета клиента и номер филиала.

Назначение кодов заключается в обеспечении группировки ин­формации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки, как по­иск, хранение, выборка информации; значительно сокращают вре­мя ее передачи по каналам связи.

Кодирование информации производится по определенной сис­теме — совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяются несколько систем кодирования управленческой информации, среди которых наибольшее распро­странение получили: порядковая, серийная, позиционная и комби­нированная. Выбор системы кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых являются количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.

При построении порядковой системы все позиции номенклату­ры кодируются по младшему признаку, без учета старших призна­ков. Всем позициям присваиваются порядковые номера без про­пуска номеров. Это код малозначный, простой по построению, од­нако в нем учтен только младший признак, что затрудняет автома­тическое получение итогов по старшим признакам. Другой недос­таток данной системы — отсутствие в номенклатуре резервных по­зиций. Поэтому порядковая система имеет ограниченное примене­ние и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

Серийная система напоминает порядковую, но ею можно зако­дировать двух- и более призначные номенклатуры, т.е. имеющие два и более признаков. Каждой группе старших признаков но­менклатур присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется по­рядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры. Эта система удобна для обработки на ЭВМ в том случае, если в памяти машины со­держатся числовые значения серии номеров, характеризующие старшие признаки. ЭВМ обеспечивает автоматическое кодирова­ние всех старших признаков и получение сводных итогов по всем группировочным признакам. Серийная система выполняется в та­кой последовательности:

• определяется число группировочных признаков;

• устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;

• дается серия номеров старшим признакам с учетом резерва;

• производится порядковое кодирование младших признаков в пределах серий номеров старших признаков с учетом резерва;

• составляется классификатор.

При позиционной системе кодирования четко выделяется каж­дый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зави­симости от его значности. Затем каждый признак кодируется от­дельно, начиная с 1, 01, 001 и т.д. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Комбинированная система так же, как и позиционная, преду­сматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная сис­тема более гибкая и широко применяется при решении управлен­ческих задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными призна­ками.

Последовательность разработки позиционных и комбиниро­ванных систем кодирования следующая:

• определяется число группировочных признаков и их соподчиненность;

• устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;

• производится кодирование порядковыми номерами сначала старшего признака, затем следующих признаков внутри стар­ших, каждый раз начиная с 1, 01, 001 в зависимости от значности младшего признака в пределах его старшего признака;

• составляется классификатор.

Кроме названных систем кодирования используются еще код повторения и шахматная система, имеющие ограниченное приме­нение. В качестве кода повторения выступают номера каких-то номенклатур, например гаражный номер автомашины, номер склада и др. Шахматная система применяется для кодирования двухпризначных номенклатур с устойчивой связью. Она строится в вице таблицы и напоминает позиционную систему.

Дата добавления: 2013-12-12