Требования к оформлению бланков

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге светлых тонов. Бумага должна быть прочной и малодеформирующейся. Бланки печатают яркими красками. Это необходимо для:

- легкого чтения текста при любом освещении;

- получения качественных копий.

Реквизиты на бланках документов могут располагаться двумя способами:

1. центрованным (посередине);

Центральный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков.

2. флаговым (каждая строка начинается с левой стороны).

Флаговый вариант расположения реквизитов используется при машинном наборе непосредственно при подготовке документа.

При этом воспроизведение постоянных реквизитов является обязательным для исходящих документов.

Для внутренних документов часть реквизитов можно опустить (адрес, банковские реквизиты и т.п.).

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования оговорены федеральным конституционным законом «О государственном гербе РФ» от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ (изменен и дополнен 09.07.2002).

Бланки документов с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей ля изготовления продукции на качественном уровне.

Гербовые бланки в организациях подлежат специальному учету.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера (+ серии номеров при необходимости).

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков.

Гербовые бланки хранят в запираемых шкафах.

Уничтожение их осуществляется по акту.

Ответственность за хранение и использование гербовых бланков возлагается на службу ДОУ. Проверка проводится не реже 1 раза в год специальной комиссией. Все нарушения оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ:

1. Заголовочная часть

Это начало документа. Здесь содержатся сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе.

2. Содержательная часть

Это главная часть документа, которая раскрывает его смысл и назначение.

3. Оформляющая часть

Это совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Здесь могут располагаться вспомогательные отметки, облегчающие работу с ними.

Главная часть документа – содержательная. Таким образом, подготовка любого документа складывается из двух процессов:

1. Составление текста, т.е. работа над содержательной частью.

2. Оформление документа, т.е. придание ему юридической силы.

Реквизиты документов наносятся на лицевую сторону листа бумаги, т.н. одностороннее оформление (для длительного хранения).

Допускается использование оборотной стороны листа (при составлении документов с краткими сроками хранения – до 10 лет).

Дата добавления: 2013-12-13