Постоянные реквизиты

Требования к содержанию и оформлению ос­новных реквизитов документов

Требования к содержанию и оформлению ос­новных реквизитов документов

Классификация официальных писем.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначениювыделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак - форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения) высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Ядро учрежденской (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

2. Классификация официальных писем. В основе классификации официально-деловой переписки лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель – фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии – гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо – письмо-приглашение и т.д. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных. Принцип построения текста в них существенно отличается от жесткой структуры обычных официальных писем, приближаясь то к обычному повествованию (история вопроса, изложение сути дела), то к рассуждению (убеждающая часть), то к описанию (технические характеристики, описания конструкций). Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, лексическая сочетаемость, терминологичность.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандарта

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

1. Информирование адресата. 2. Привлечение внимания к проблеме. 3. Побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий). 4. Придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совершаемых финансовых операций и т.д.). 5. Инициирование и поддержание деловых отношений. 6. Решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий).

Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, сообщаем.

Языковая модель, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей - мотивации действия и собственно речевого действия. Например: В порядке оказания помощи (мотивация) прошу ( речевое действие) Вас …; Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) …

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги. Так, если автору послания необходимо информировать адресата о чем-либо, он может сделать это, используя такие виды документов, как служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение; целевая установка – побуждение реализуется в приказах, распоряжениях, указаниях; если необходимо придать юридический статус каким-либо отношениям или факту, следует обращаться к таким типам документов, как договор, доверенность, справка; инициирование, поддержание отношений реализуется с помощью гарантийных писем, писем-просьб, писем-приглашений, а предупреждение, требование, отказ актуализируются в таких документах, как письмо-требование (рекламация); письмо-ответ (отказ от предложения), письмо-напоминание. Кроме того, каждая целевая установка в документах определенного типа реализуется с помощью устойчивых языковых моделей, соответствующих данному типу документа.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм - моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями: Подтверждаем получение Вашего заказа. С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа. С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению. С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению на условиях заключенного ранее договора.

Стандартизация и унификация деловой письменной речи оправдана соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным консти­туционным законом «О государственном гербе Российской Фе­дерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. №52. Ч. 1. Ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на блан­ках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Изображение герба при продольном расположении рекви­зитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема. Эмблема организации — условное (символичес­кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ­ленном порядке. Эмблема может состоять из графически офор­мленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отра­жающего главное направление деятельности.

Обычно эмблема располагается слева от наименования орга­низации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспро­изведен герб.

Код организации — автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и орга­низации» (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица следует проставлять в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП) также проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми орга­нами.

Код формы документа необходимо указывать по Обще­российскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код для писем по ОКУД — 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации-адресанта документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредитель­ных документах. Оно дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Московский госу­дарственный университет (МГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учреди­тельном документе.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (в государственных организациях — наименова­ние министерства или ведомства; в коммерческих организаци­ях — название консорциума или промышленно-финансовой группы), например:

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИГосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «СЕВЕРО-КАВКАЗСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ» (СКАГС)  

Наименования организаций субъектов Российской Федера­ции, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Феде­рации, печатают на двух языках.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводит­ся на бланке под наименованием на русском языке, напри­мер:

ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России TECHCON Official Sales + Service Dealer for THERMO KING in South of Russia  

Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и за­ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи­шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторс», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони». Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

Справочные данные об организации. Этот реквизит содер­жит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входитькоммуникационные данные: почтовый и телеграфный ад­рес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной те­лефонной связи и т. д., а так­жекоммерческие дан­ные: номер счета в банке, наименование банка; фамилия и ини­циалы коммерческого директора и т. д. Все указанные сведения даются по усмотрению организа­ции.

Дата добавления: 2013-12-13