Сведения

Печать

Сохранить

Вкладка ФАЙЛ

Вкладка Файл находится в левой части ленты и отвечает за самые главные действия, без которых вся остальная работа просто не имеет смысла: создание документа, открытие документа, сохранение документа, а также за печать, публикацию в Интернете и пересылку по электронной почте созданного вами файла. Инструменты вкладки Файл становятся доступными при щелчке на этой вкладке левой кнопкой мыши. По умолчанию при выборе вкладки Файл на экран выводится окно со сведениями о текущем документе (соответствующий пункт Сведения выделяется подсветкой и треугольной врезкой).

Инструмент Сохранить выводит на экран стандартное диалоговое окно сохранения файла. Обратите внимание на раскрывающийся список Тип файла. Выбор в этом списке позволит вам сохранять текущую книгу Excel не только как шаблон, но и как текст, веб-страницу, PDF- или XML-документ, а также в формате OpenDocument.

Инструмент Печать позволяет распечатать текущую книгу (лист) Excel на одном из предлагаемых устройств печати (не всегда это принтер).

‰ Печать — позволяет определить, какое количество копий документа будет отпечатано, и начать процесс печати щелчком на кнопке с изображением принтера.

‰ Принтер — вы можете выбрать одно из доступных в системе устройств вывода на печать. Таким устройством может быть как реальное физическое устройство (принтер), так и виртуальное устройство печати (например, сохранения документа в файл формата XPS или PDF). В этом же разделе вы может настроить свойства выбранного устройства печати.

‰ Напечатать активные листы — эта команда позволит вам просмотреть документ в том виде, в котором он будет выведен на печать и размещен на бумаге выбранного формата.

‰ Разобрать по копиям — позволяет выбрать режим, при котором печатается сначала полностью первая копия, затем вторая и так далее. Если этот режим не выбран, то при печати нескольких копий сначала будут напечатаны все первые страницы, затем все вторые (печать при этом происходит быстрее, но разбор по копиям придется делать вручную).

‰ Ориентация — выбор ориентации листа при печати.

‰ Формат листа — выбор используемого формата листа.

‰ Поля — задание отступов от края листа.

‰ Масштабирование — одна из самых интересных возможностей инструмента Печать. Масштабирование позволяет вам уместить выделенный фрагмент целиком на листе. Этот режим позволяет избежать часто встречающихся проблем «повисания» одной-двух строк или одного столбца за пределами листа.

Инструмент Сведения позволяет просмотреть и изменить важные свойства документа, тем самым подготовив его для совместной работы, помещения в архив или для отправки по электронной почте.

‰ Свойства — правая часть окна Сведения. Каждый документ, помимо собственно содержимого, несет в себе еще множество информации о том, кто его создал, какова его тема, к какой категории его можно отнести. Кроме того, в документ включаются ключевые слова, характеризующие содержание документа, примечания и т. д. Вся эта информация помогает автоматизированным системам документооборота или пользователям размещать, сортировать и искать нужные документы.

‰ Подготовить к общему доступу

ƒ Инспектор документов — эта команда открывает окно инспектора документов. Некоторые персональные сведения и сведения о вашем компьютере вставляются в документ автоматически, незаметно для вас. Например, имя пользователя, под которым вы создавали документ, содержится в документе независимо от того, заполняли вы поля свойств или нет. Если вы осуществляли печать документа или даже предварительный просмотр, то в документ встраивается полный путь к локальному или сетевому принтеру. Если вы вставляли в документ иллюстрации, то путь к ним также хранится в документе. Если вы отправляете документ в рассылку большому числу разных людей, вам может не понравиться, что такие сведения становятся доступными без вашего ведома. Инспектор документов обеспечивает поиск скрытых данных в документе, предъявляет их вам и позволяет удалить их из книги Excel.

ƒ Проверка специальных возможностей — позволяет оценить, насколько удобно будет пользоваться данным документам пользователям с ограниченными возможностями.

ƒ Проверка совместимости — команда проверяет, можно ли данный документ без внесения в него изменений открыть в более ранних версиях Excel.

‰ Защитить книгу — данный инструмент позволяет наложить ограничения на возможность изменять и редактировать содержимое и структуру книги.

ƒ Зашифровать паролем — документ шифруется так, что увидеть его содержимое можно только после ввода пароля. Шифруя книгу паролем, будьте очень внимательны к текущим регистру букв и раскладке клавиатуры, иначе вы рискуете сами лишиться доступа к собственной книге.

ƒ Ограничить разрешения для пользователей — эта команда обычно доступна только для автора документа и пользователей корпоративной сети или Интернета. Она использует сервер управления правами пользователей. Это может быть бесплатный сервер Microsoft или корпоративный сервер. Каждый раз, когда пользователь пытается открыть документ, на сервер отправляется запрос, и он возвращает свойства данного пользователя, в частности информацию о том, что в открываемом документе он может видеть, а что должно быть от него скрыто. При попытке выполнить эту команду вам будет предложено пройти процедуру регистрации на сервере Microsoft.

ƒ Добавить цифровую подпись — эта команда добавляет к документу невидимый код, заменяющий обычную подпись. Внимательно прочтите то, что вам напишет мастер создания подписи. Если вы создадите личную подпись, то с ее помощью только вы лично и только на этом компьютере сможете удостовериться, что ваш документ не подменили. Если вы хотите создать подпись, которую будут «узнавать» внешние организации, вам придется воспользоваться услугами специальных сетевых служб.

ƒ Пометить как окончательный — после выполнения этой команды в документ будет невозможно внести изменения.

ƒ Защитить текущий лист — при помощи этого инструмента можно указать, какие элементы листа могут быть изменены другими пользователями, а какие являются защищенными и изменены быть не могут.

ƒ Защитить структуру книги — запрещает менять структуру книги (добавлять или удалять листы).

‰ Версии — позволяет просмотреть и восстановить черновые версии несохраненных файлов или удалить черновые версии, надобность в которых отпала.

Дата добавления: 2013-12-13