III. Внутренние документы

II. ОТПРАВЛЯЕМЫЕ (ИСХОДЯЩИЕ) ДОКУМЕНТЫ

Документопоток исходящих документов состоит из:

1. ответных писем

2. инициативных писем

В процессе движения исходящих документов различают следующие этапы:

1. составление проекта документа

подготовленный проект представляется секретарю для проверки правильности исполнения оформления.

2. согласование проекта, его визирование (при необходимости)

при необходимости проект документа представляется специалистам для согласования и визирования.

3. подписание (и утверждение) документа

Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа представляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов перепечатываются и представляются руководителю заново.

4. регистрация

подписанные документы регистрируются и передаются на отправку.

5. отправка документа

В службе экспедиции документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, запечатывают, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи. Документы должны быть отправлены в день их поступления в канцелярию для отправки.

Документопоток внутренних документов состоит из:

1. различного рода приказов

2. различного рода записок

3. актов

4. протоколов и т.п.

В процессе движения внутренних документов различают следующие этапы:

1. составление проекта документа

подготовленный проект представляется секретарю для проверки правильности исполнения оформления.

2. согласование проекта, его визирование (при необходимости)

при необходимости проект документа представляется специалистам для согласования и визирования.

3. подписание (и утверждение) документа

Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа представляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов перепечатываются и представляются руководителю заново.

4. регистрация

подписанные документы регистрируются и передаются исполнителям.

5. передача исполнителям

Если в документе указано несколько исполнителей, то документ им передается поочередно, либо размножается для одновременной работы над документом. Подлинник документа при этом направляется ответственному исполнителю, который указан в резолюции первым.

6. подшивка документа в дело

После исполнения документа его списывают в архив, при этом к нему следует прилагать документы (материалы), на основании которых он готовился, это облегчает работу руководителяи позволяет избежать вызова исполнителей. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет секретарь или работник канцелярии.

№ этапа	Входящие	Исходящие	Внутренние
1.	прием	составление проекта документа	составление проекта документа
2.	первоначальная обработка	согласование проекта, его визирование (при необходимости)	согласование проекта, его визирование (при необходимости)
3.	предварительное распределение и рассмотрение	подписание (и утверждение) документа	подписание (и утверждение) документа
4.	регистрация	регистрация	регистрация
5.	передача документов	отправка документа	передача исполнителям
6.	рассмотрение руководством или специалистом, проставление резолюций		подшивка документа в дело
7.	передача исполнителям
8.	исполнение резолюций
9.	отправка ответных документов и подшивка в дело

Из сводной таблицы видно, что маршруты прохождения внутренних документов на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапах исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы проходят через юридический отдел. Протоколы не требуют подготовки проекта. Докладные записки, справки поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Дата добавления: 2013-12-13