Фильтрация данных

В Access 2007 предусмотрено два способа отбора записей с помо­щью фильтров:

- фильтр по выделению - самый простой вид фильтра. Он позволяет найти все записи таблицы, содержащие определенное значение в выбранном поле;

- простой фильтр - используется для отбора записей по значениям несколь­ких полей;

- расширенный фильтр - служит для создания сложных фильтров.

Набор записей таблицы, которые были отобраны в процессе фильтрации, на­зывается результирующим набором.

Для того, чтобы осуществить фильтрацию данных в таблице, выполните сле­дующие действия:

1. Откройте в Access 2007 вашу базу данных (например, учебную базу данных).

2. В области переходов дважды щелкните нужную таблицу (например, таблицу Мои контакты). Выбранная таблица будет открыта в режиме
таблицы.

3. Чтобы воспользоваться фильтром по выделению, выполните следующш действия:

1) Щелкните ячейку таблицы с теми данными, которые должны войти в результирующий набор, а затем выделите нужный фрагмент содержимого ячейки.

2) Щелкните вкладку Главная на ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и щелкните стрелку после кнопки Выделение. На экране раскроется меню (см. рис. 36).

Рис. 36 – Окно выделение

3). Щелкните опцию Равно "Иванов". В результате в таблице будут видны только те строки, у которых в поле Фамилия введено значение Иванов (см. рис. 37).

Рис. 37 – Установка фильтра по выделению

4) Щелкните кнопку - с фильтром на панели навигации.

Использование простого фильтра, выполните следующие действия:

1) Щелкните любую ячейку столбца таблицы, по которому нужно
установить фильтр.

Например, для поиска людей, что номера мобильных телефонов начинаются с цифр 8921, щелкните одну из ячеек столбца Мобильный телефон.

2) Щелкните вкладку Главная на ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и нажмите кнопку Фильтр. На экране раскроется меню (см. рис. 38).

Рис. 38 – Простой фильтр

3) Щелкните строку Текстовые фильтры (для числового поля - Числовые фильтры) и выберите один из предложенных в списке вариантов установки фильтра (см. рис. 39).

Рис. 39- Варианты текстового фильтра

Например, для поиска записей с номерами телефонов, начинающимися с цифр 8-920, щелкните вариант Начинается с.

4) Введите параметры фильтра в появившемся на экране окне диалога (см. рис. 40). Для приведенного примера в поле ввода нужно ввести 8-920.

Рис. 40 – Окно ввода параметров

5) Нажмите кнопку ОК для фильтрации записей таблицы. В результате в таблице будут видны только те строки, у которых в поле Мобильный телефон введены номера телефонов, начинающиеся с цифр 8-920 (см. рис.41).

Рис. 41 – Результат фильтрации

6) Щелкните кнопку - С фильтром на панели на­вигации, чтобы отменить установленный фильтр. Простой фильтр будет снят, и в таблице отобразятся все записи.

Чтобы воспользоваться расширенным фильтром, выполните следующие действия:

1. Щелкните любую ячейку таблицы.

2. Щелкните вкладку Главная на ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и щелкните стрелку после кнопки Дополнительно. На экране раскроется меню (см. рис. 42).

Рис. 42 – Окно дополнительно

3) Щелкните опцию Расширенный фильтр и установите требуемые параметры фильтрации в окне конструктора фильтров. Например, используйте параметры, показанные на рис.43.

Рис. 43 – Расширенный фильтр

4) Для установки созданного фильтра щелкните вкладку Главная на ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и нажмите кнопку Применить фильтр. Результирующий набор будет содержать записи (см. рис. 41).

5) Щелкните кнопку , чтобы отменить установленный фильтр.

6) Чтобы отменить любые установленные фильтры, щелкните вкладку Главная, перейдите в группу Сортировка и фильтр и щелкните стрелку после кнопки Дополнительно. Затем в раскрывшемся меню выберите команду Очистить все фильтры.

Дата добавления: 2013-12-13