Основні види PR-заходів

Рис. 10. Стандартна форма оцінки проведеного заходу.

Стандартна форма).

Рис. 9. Оцінка результатів заходу

Стандартна форма).

Рис. 8. Пам’ятка з роботи з персоналом на виставці

Рис. 7. Приблизний план роботи з персоналом при підготовці й проведенні заходів (стандартна форма).

Залежно від виду заходу до персоналу можуть пред'являтися різні вимоги.

Як приклад розглянемо роботу персоналу на виставці.

1. Носіть бедж з назвою організації і вашим ім'ям, щоб відвідувачі (клієнти) могли дізнатися, хто ви і яку організацію представляєте.

2. Стійте або сидите в такому положенні, щоб бачити вхідний потік відвідувачів. Це не тільки дозволить встановлювати зоровий контакт, але і дасть можливість іншій людині дізнатися вас, якщо ви вже бачилися.

3. Якщо на виставці ви не займаєтеся безпосереднім продажем, то намагайтеся «продати» майбутню зустріч (переговори) звернувся до вас особи з вашою організацією. Час роботи на стенді використовуйте для збору конкретної інформації про дану особу та організації, яку він представляє, так як він може виявитися існуючим або перспективним клієнтом.

4. Будьте короткі і конкретні. Пропонуйте відвідувачам надіслати загальні брошури та інші корисні відомості. Таким чином можна отримати візитну картку даної особи для подальших контактів.

5. Акуратно ведіть облік ваших контактів, реєструючи короткі переговори, призначені зустрічі, імена, адреси, ті нюанси, які вимагають освітлення надалі, і т.д.

6. Регулярно контролюйте якість роботи вашого персоналу, щоб воно відповідало пропонованим вами вимогам та очікуванням відвідувачів ваших стендів / експозиції. Намагайтеся подивитися на роботу ваших представників як сторонній спостерігач, щоб помітити корисні нюанси щодо того, як можна скоригувати уявлення про вашу організацію, її діяльність, про товари та послуги на даній виставці.

7. Робота на виставці є дуже стомлюючої. Періодично міняйте ваш персонал і давайте вашим фахівцям достатні для відпочинку перерви. Для гарного відпочинку та комфортних умов роботи на виставці, що проводиться протягом декількох днів, у вашого персоналу повинно бути достатньо часу для сну і відпочинку, кожен повинен мати кілька пар зручного взуття. Обмежте вживання ними алкогольних напоїв.

8. Виключіть розмови працює на стенді персоналу між собою не по суті, читання літератури, знайомство з іншими матеріалами або написання якихось документів: тим самим у відвідувачів залишиться враження серйозності заходи.

9. Необхідно стежити за тим, щоб не було переповнених попільничок, брудних чашок з-під кави, чаю та інших напоїв, порожніх термосів, залишків їжі на столах. Персонал повинен роздягати брошури не беззвучно і без коментарів - необхідно давати короткі пояснення, що показують, що персонал володіє тим питанням, за яким до нього звернулися, і що дані брошури містять відповіді на ці питання.

При організації заходів, що тривають кілька днів, наприклад виставок, доцільне застосування якоїсь стандартної форми для організації роботи з персоналом (рис. 8).

А. Потрібний персонал: Співпрацівники організації: 1. 2. 3. 4. Наймані спеціалісти: 1. 2. 3.
Б. Інформація про тренінг персонала Дата ________________ Час ____________ Відповідальний _________________
В. Графік роботи у стенда
День 1	Ранок	День	Вечір
День 2
День 3
Г. Вимоги до форми одягу Чоловіки _______________________________________________________ Жінки _______________________________________________________

«F» - Follow-up (дії після заходу)

Проведення заходу без подальшої їх оцінки та закріплення результатів істотно знижує його ефективність і ефективність подальших заходів. На основі їх оцінки можна робити висновки про успішні дії, елементах PR-кампаній та приймати рішення про проведення подібних заходів у майбутньому.

Найефективніша форма оцінки та закріплення результатів - інтенсивна робота з усіма учасниками заходу після нього – телефонні дзвінки і листи з пропозицією про зустріч / переговорах:

1) необхідно забезпечити всім менеджерам по роботі з клієнтами достатньо часу в найближчі дні після проведення заходу для його оцінки та закріплення результатів (більше двох-трьох тижнів після заходу - це занадто довгий термін, щоб можна було на цю тему розмовляти з клієнтом);

2) всі учасники протягом 5-10 днів повинні отримати лист (листівку) з висловленням подяки за їх згоду відвідати ваш захід і прийняти участь в його роботі, а також з інформацією про те, що в найближчі дні з ними зв'яжеться ваш менеджер по роботі з клієнтами для обговорення їх цікавлять предметів;

3) для оцінки результатів заходу використовується стандартна форма (рис. 9).

Найменування заходу: ________________________	Дата: ______________________
Місце проведення: _________________________	Відповідальний: _______________________
Цели проведения мероприятия: _____________________________________________
Целевая группа: __________________________________________________________
Количество отправленных приглашений: _______________________________________
Количество присланных подтверждений: _______________________________________
Количество присутствовавших гостей: _________________________________________
(Если применимо в случае данного мероприятия)
Менеджер по работе с клиентами	Назначенная встреча с клиентом	Ф.И.О. клиента (организация клиента)
Менеджер по работе с клиентами (совершенная продажа)	Клиент	Осуществленная операция

Для оцінки відповідності рівня заходи очікуваним і планованим показниками і роботи на цьому заході співробітників, відповідальних за його певні етапи і за захід в цілому, також можна використовувати стандартну форму (рис. 10). Результати цієї оцінки, даної керівниками організації і її підрозділів, а також власне керівника PR-служби, можуть стати критеріями оцінки роботи персоналу при підготовці та проведенні заходу.

Назва заходу: ________________________	Дата: ______________________
Місце проведення: _________________________	Відповідальний: _______________________
Показник	Добре	Задовільно	Погано	Примітки
День/час дня
Тривалість
Рівень виступаючих і якість виступу
Місце проведення: А) Приміщення: легкий доступ (під’їзд) рівень, гідний іміджу вашої організації місця проведення зустрічі/ семінаров оформлення приміщення Б) Послуги: аудіовізуальне та PC обладнання послуги секретаріата В) Організація питання (кейтерінг): Своєчасність і рівень обслуговування Якість і кількість уровень стоимости
Реклама та інформування про захід: А) Запрошення: Використана база даних рівень відповіді
Своєчасність розсилки і отримання відповідей Б) Рекламні матеріали та PR: Дисплеї, зовнішнє оформлення, документація Раздатковий матеріал прес-реліз Присутність та інтерес преси

Використовуючи методику чотирьох «Р» і «F», розглянемо основні види PR-заходів докладніше.

Дата добавления: 2013-12-13