Проектування бази даних

Перш ніж приступати до створення таблиць, форм і звітів, користувачеві необхідно витратити якийсь час на проектування БД. Далі подані деякі важливі поради, яких слід дотримуватися при розробці БД.

· Почніть з аналізу існуючих БД (створених вручну або за допомогою комп'ютера). Прогляньте форми і звіти, що використовуються. Визначіть джерело даних (якщо це комп'ютер, з'ясуйте, чи не можна імпортувати дані). Порозмовляйте з іншими людьми, які використовують вміщену в БД інформацію, обсудіть проблеми і побажання, які виникають у зв'язку з цим. Прогляньте задачі, які розв'язуються за допомогою БД (і обміркуйте ті, які необхідно розв'язати в майбутньому), наприклад, створення щотижневих звітів, експортування даних, сортування і аналіз (обробка).

· Ідентифікувавши дані і задачі, які необхідно розв'язувати, поділить їх на групи (наприклад, розмежуйте інформацію про клієнтів і інформацію про платіжні документи). Ці групи потім стануть таблицями.

· Визначіть типи даних, які будуть зберігатися в кожній таблиці (таблиця клієнтів, наприклад, може вміщувати прізвища клієнтів, їх адреси і номери телефонів). Ці групи даних таблиці називаються полями.

· Прогляньте загальні елементи таблиць (прізвище клієнта може бути загальним елементом таблиці клієнтів і таблиці накладних). Ці загальні елементи називаються ключовими полями.

· Обміркуйте оформлення форм і звітів.

· Визначте умови вибірки для запитів.

· Обміркуйте, як автоматизувати стандартні задачі БД, такі, як виконання запитів і друкування звітів.

· Обміркуйте проблеми безпеки даних, такі, як стратегія створення копій, поділ даних і обмеження доступу при роботі в мережі.

3.2.6. Робота з вікном бази даних

Access зберігає таблиці, запити, форми і звіти в одному файлі. Перед створенням таблиці необхідно створити БД, в якій будуть зберігатися таблиці та інші об'єкти Access.

Під час запуску Access з'явиться діалогове вікно (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Головне вікно Access i початкове діалогове вікно

Головне вікно Access - це робоча область, де користувач маніпулює різними об'єктами Access (наприклад, таблицями). В цьому вікні виберіть БД, з якою будете працювати, або створіть нову. Створити нову БД можна з допомогою одного з двох методів.

Активізуйте пункт Новая база данных (Blank Database) і клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити нову БД.

Активізуйте пункт Запуск мастера (Database Wizard) і клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб запустити Мастер базы данных.

Створити або відкрити БД можна, закривши діалогове вікно (клацнувши мишкою на кнопці Отмена (Cancel)).

Для створення БД виконайте команду файл та її опцію Создать базу данных (File Þ New Database), або клацніть мишкою на кнопці Создать базу данных (New Database) на панелі інструментів.

Для відкриття раніше створеної БД виконайте команду Файл та її опцію Открыть базу данных (File Þ Open Database), або клацніть мишкою на кнопці Открыть базу данных (Open Database) на панелі інструментів.

Якщо буде активізовано пункт Новая база данных, програма зробить запит про ім'я створюваної БД (рис. 3.3). У вікно Имяфайла необхідно ввести ім'я (наприклад, probal).

Рис. 3.3. Діалогове вікно Файл новой базы данных

Дата добавления: 2013-12-13