Внешняя среда

Факторы проектирования организации

Дж. Гелбрейт определил проектирование организации как посто­янный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных. Факторы, оказывающие влияние на этот процесс, как показали многочисленные исследования, носят ситуационный ха­рактер. Выделяется четыре группы ситуационных факторов:

· внешняя среда, т.е. все то, что окружает организацию;

· технология работы в организации;

· стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;

· поведение работников.

Изображенные на рис. 4.1 факторы могут в отдельности или в комбинации влиять на решения по проектированию организации через те компоненты, которые заключены в каждом из них.

Нередко отличие одной организации от другой объясняется раз­личием среды, в которой им приходится функционировать. Внешняя по отношению к организации среда состоит из двух уровней: общее окружение и непосредственное окружение (подробно это взаимодейст­вие освещено в теме 3).

Руководители должны постоянно анализировать текущую и, же­лательно, будущую расстановку сил в общем окружении и требова­ния, которые предъявляют к развитию отдельных частей или подразделений организации институты непосредственного соприкосно­вения.

Институты внешней среды, входящие с организацией в непо­средственное соприкосновение, являются или организациями, или группами индивидов. Для конкретной анализируемой организации они выполняют роль посредников между силами общего окружения и частями или подразделениями организации, формируя через зада­чи, которые они решают, спрос на ту или иную функцию организа­ции. Выявление этих институтов является первым шагом в проекти­ровании организации, так как помогает определить в первом прибли­жении основные функциональные части или подразделения органи­зации, которые, как правило, осуществляют прямой контакт с тем или иным «посредником» из внешней среды.

Рис. 4.1. Ситуационные факторы проектирования организации

Следующим шагом является оценка характеристик этих институ­тов и их относительной важности для организации. Внешнюю среду характеризуют сложность и динамизм.

Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияет на проектирование организации и насколько эти факторы схожи между собой.

Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организации. Ос­таются ли они в основном неизменными, стабильными или же они изменяются, нестабильны. В нашей стране в связи с переходом к рыночной экономике на подавляющее большинство предприятий со стороны потребителей, поставщиков, банков, трудовых ресурсов и т.д. стали влиять новые и сильно изменившиеся требования. В связи с этим многие предприятия стали пересматривать схемы своего по­строения, создавать новые подразделения, вносить изменения в ра­боту существующих служб, сокращать те из них, у которых исчез контакт с институтами внешней среды.

Двухмерная классификация факторов внешней среды, влияющих на проектирование организации позволяет выявить четыре типа ситуаций, каждая из которых наиболее соответствует тому или иному виду бизнеса. Ситуация, характеризуемая низкой неопределен­ностью (квадрант 1 на рис. 4.2), является наиболее благоприятной для руководства организации.

В этом случае можно ожидать, что внешняя среда не будет пре­подносить много «сюрпризов», и работники будут определенно сле­довать принятым в организации политике и процедурам. От самих руководителей не требуется высокого уровня подготовки, длительного обучения, большого опыта для того, чтобы успешно действовать в достаточно ясной, с точки зрения влияния внешней среды, ситуа­ции.

Ситуация, характеризуемая умеренной неопределенностью (ква­дрант 2 на рис. 4.2), является уже более напряженной для руководства организации. Высокая степень сложности внешнего окружения вно­сит элемент значительного риска в процесс принятия решения. По­вышенный риск подталкивает руководство организации к большей альтернативности в действиях. Чтобы эффективно управлять, руко­водители в данной ситуации нуждаются в серьезной подготовке и наличии опыта. Например, нефтеперерабатывающее предприятие имеет дело со многими несхожими между собой институтами внеш­ней среды: охрана окружающей среды, поставщики, потребители, зарубежные конкуренты и проч. Однако это взаимодействие проис­ходит в рамках достаточно стабильных процедур и не претерпевает частых серьезных изменений.

Рис. 4.2. Основные типы ситуаций в зависимости от характера факторов внешней среды

Ситуация, характеризуемая умеренно высокой неопределенностью (квадрант 3 на рис. 4.2), требует от руководства и самой организации достаточной гибкости. Это необходимо в силу частого изменения характера взаимодействия с факторами внешней среды. Однако схо­жесть факторов позволяет руководителям справляться с ситуацией, имея достаточный уровень подготовки и мотивации. Большим под­спорьем руководителю в данной ситуации является система элек­тронной обработки данных, позволяющая отслеживать изменения, происходящие во внешней среде.

Ситуация, характеризуемая высокой неопределенностью (квад­рант 4 на рис. 4.2), представляет собой наибольшую трудность для управления организацией, так как внешняя среда полна неопределен­ных ситуаций. Эффективное взаимодействие организации и ее час­тей с институтами внешнего окружения требует от руководителей высочайшего уровня подготовки, аналитических способностей и ин­туиции. Оценки специалистов свидетельствуют, что только 20% фак­торов в бизнесе поддается контролю со стороны руководителя, а остальные 80% — неконтролируемы. Среди последних в основном факторы внешней среды.

Каждая из рассмотренных выше ситуаций требует своего специ­фического подхода к проектированию организации и ее частей. Оче­видно, производство электронной техники высокого качества воз­можно только в рамках сложно устроенных организаций. С другой стороны, такая сложность вряд ли понадобится солеваренному про­изводству.

Дата добавления: 2013-12-13