Именно в подавлении всех этих источников «шума» следует искать основные пути повышения эффективности межличностных коммуникаций

Конечно, все это не относится к конфликтным ситуациям. В условиях явного или скрытого, жесткого или не очень конфликта эффективные коммуникации, по-видимому, просто не возможны. И исправление ситуации надо начинать с урегулирования конфликтной ситуацией.

Межличностные коммуникации, безусловно, очень важны, но система коммуникаций включает в себя еще один очень важный элемент – организационные коммуникации, т.е. систему обмена информацией между разными уровнями управления и подразделениями организации, сложившуюся в рамках существующей оргструктуры. Подчеркнем еще раз: для эффективной совместной деятельности разные элементы организации должны обмениваться информацией, поскольку только за счет такого обмена их действия могут быть в достаточной степени скоординированными. Если же на пути движения информации возникают большие «шумы», она искажается, деятельность оказывается несогласованной, следовательно – менее эффективной. Важными источниками шума для осуществления организационных коммуникаций обычно являются: искажения сообщений, информационные перегрузки, неадекватная специфике среды оргструктура, плохая система распространения информации и обратной связи.

Проблема искажения сообщений знакома любой организации. Оно может быть как непреднамеренным, так и сознательным. Сознательные искажения имеют место тогда, когда кто-либо из менеджеров не согласен с сообщением, оно наносит ему какой-либо вред, и субъект, стремясь скорректировать ситуацию в свою сторону, искажает пересылаемую информацию. Непреднамеренные искажения могут возникать из-за проблем в межличностных коммуникациях, о которых говорилось выше, или из-за объективно существующей фильтрации сообщений на разных уровнях управления. Большинство организаций предпочитают «фильтровать» сообщения, посылая в каждое подразделение только ту информацию, которая его касается. В этих случаях многое приходится отбрасывать, упрощать, а в итоге – акценты смещаются, и вырванные из контекста сообщения понимаются не так, как подразумевал отправитель. На фильтрацию большое влияние имеют и проблемы различий в статусе разных субъектов управления. Вышестоящему руководителю часто посылают только позитивную информацию, ту, которую он хочет получить, опуская другую из-за опасения его недовольства или санкций. Естественно, такое положение дел ухудшает качество обмена информацией в организации. Кроме того, большинство руководителей среднего звена, привыкнув к выполнению посреднических функций, информации «сверху», пришедшей по нисходящей коммуникационной линии, склонно уделять более пристальное внимание, а информация «снизу», пришедшая по восходящей коммуникационной линии, может остаться совсем проигнорированной.

Актуальным источником шума в организационных коммуникациях являются и информационные перегрузки, возникающие вследствие того, что один терминал должен обрабатывать огромный поток противоречивой информации и реагировать на все многочисленные послания. Большая масса информационного потока делает невозможной своевременную качественную реакцию на всю информацию, что-то упускается, что-то искажается, а в целом эффективность коммуникаций резко снижается.

Информационные перегрузки возникают там и тогда, где и когда структура управления организацией не соответствует ее внешней и внутренней среде. При несоразмерно высоком уровне централизации управления в условиях динамичной и конкурентной среды, верховный управляющий объективно с потоком информации не справляется. Кроме того, наличие большого числа уровней управления, особенно промежуточных звеньев, провоцирует искажение информации при прохождении с уровня на уровень как «вверх», так и «вниз». Такие организации нуждаются в трансформации оргструктуры, то есть в реализации организационно-управленческой инновации.

Все указанные источники шума можно в значительной степени подавить за счет создания и развития системы обратной связи, включая всевозможные опросы работников (в том числе анонимные), ящики для предложений, командировки штабных работников, частную телефонную сеть, системы открытого письма, горячие линии и т.п. Но активные контакты в сфере обратной связи есть только там, где есть развитая система распространения информации. Поэтому любой организации целесообразно регулярно распространять как во внутренней, так и во внешней среде информационные бюллетени (включая видеофильмы), позволяющие всем работникам получать достоверную, неотфильтрованную информацию о перспективах, проблемах и новшествах. Очень полезны видеоконференции и активный обмен информацией через электронную почту.

Дата добавления: 2013-12-14