Технологии систем управления контентом

Законодательное регулирование

Gartner определяет средства управления корпоративным содержанием (Enterprise Content Management, ECM) как «зонтичное» понятие, объединяющее методики и технологии решения критически важных для заказчиков ИТ-задач, связанных с управлением документами и другой неструктурированной информацией.

Сейчас ECM-технологии поддерживают работу с содержимым самых разных типов и форматов (в числе которых фотографии, XML-компоненты, видеоклипы и сообщения электронной почты) на протяжении всего жизненного цикла контента. В последние годы во многие ECM-пакеты включают совместно работающие приложения, которые могут также продаваться и использоваться отдельно.

Gartner выделяет по своему целевому назначению следующие ключевые компоненты ПО ECM (рис.5.8):

· управление документами (Document Management, DM) — регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов;

· управление записями (Records Management, RM) — долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями;

· управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями;

· управление Web-контентом (Web Content Management, WCM) — автоматизация функций Web-мастера, а также управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователем;

· документо-ориентированная групповая работа (Document-Centric Collaboration) — коллективная работа с документами и поддержка проектных команд.

Рис.5.8 – Логическая структура ECM

Система ввода документов(Capture) включает функции создания, захвата и обработки вводимой информации. Документы могут вводиться со сканера или импортироваться из любого приложения. Если документ вводится с бумажного носителя, то на первом этапе производится его сканирование и создается электронная копия документа (образ). В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также визуальный контроль качества. Сканеры для корпоративного применения обычно оснащены рядом дополнительных функций, например могут принимать разноформатные документы. На втором этапе (если это необходимо) полученный образ переводится в текстовый документ, то есть выполняется распознавание отсканированных документов. Для этого используются программы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition, OCR).

Документы, переводимые в электронный вид, условно делят на формализованные, неформализованные и специальные. В формализованных документах заранее определена форма — расположение и размер обязательных полей, в которые заносятся данные (бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д). К неформализованным относятся документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. В качестве специальных документов можно назвать карты или отпечатки пальцев.

Особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки, — так называемого рукопечатного текста. Технологии распознавания рукопечатных символов получили название Intelligent Character Recognition (ICR). Задачи распознавания при вводе форм необязательно связаны с текстом. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, или Optical Mark Recognition (OMR), например в избирательных бюллетенях. При массовом вводе документов производятся распознавание, верификация и индексирование. Далее система определяет, куда должен направиться каждый документ и под каким именем, то есть происходит автоматическое управление потоком ввода.

Системы управления документами (Document Management, DM) — старейший компонент ECM. Он позволяет контролировать документ с момента его создания до архивирования. Назначение технологии — снабжать документы метаданными (атрибутами) для того, чтобы связывать их с бизнес-процессами. Она предоставляет основные библиотечные функции, включая хранение, поиск, контроль версионности и выписку документов.

К основным задачам управления документами можно отнести:

· контроль документов на вход/выход, контроль целостности документа;

· управление версионностью (отслеживание версий с той же информацией на разных стадиях работы над документом, а также одной и той же информации в различных форматах);

· поиск и навигация с целью поиска информации;

· визуализация информации для представления в структурах типа виртуальных файлов или папок.

Технология управления Web-контентом (Web Content Management, WCM) поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и обычно интегрируется с системой управления документами. Она позволяет организациям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом, экстранетом или интранетом. Использование ПО для управления web-контентом позволяет публиковать информацию быстро и безопасно в разных каналах, даже не зная языка HTML. Благодаря этому организации могут возложить задачу публикации документов в Web на бизнес-пользователей — владельцев контента. Эффективность применения такого ПО заключается в том, что разным службам не нужно повторно вносить изменения в документ, а следовательно, контент содержит меньше ошибок и нестыковок.

ПО для управления web-контентом предусматривает:

· создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации;

· доставку и администрирование информации для создания web-презентаций;

· автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;

· надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;

· визуализацию интернет-презентаций.

Системы для управления Web-контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации.

Технология управления записями (Records Management, RM) обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Она поддерживает полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения — и связана с процессами архивирования, возвращения или удаления документов. Сейчас компании предпочитают создавать архивы критически важных документов вне офиса, однако при этом необходимо вовремя восстанавливать документы и обеспечивать их хранение в соответствии с госстандартами. ПО для управления записями позволяет компаниям специфицировать бизнес-правила для электронных документов, определять, когда документы должны архивироваться, а когда — уничтожаться, и т.п. Эти правила могут основываться на государственных законах или на бизнес-требованиях самой компании.

Программное обеспечение Records Management не зависит от среды хранения данных и позволяет управлять информацией, хранящейся не в электронном виде. Среди его функций обычно выделяют следующие:

· визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;

· однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;

· управление графиком хранения и уничтожения записей;

· защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании — EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Технологии управления потоками работ (Workflow) нужны для управления рабочим процессом служит для автоматизации деловых процедур, управления потоками автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д. К его задачам обычно относят:

· визуализацию процессов и организационных структур;

· ввод, администрирование, визуализацию и доставку сгруппированной информации с ассоциированными документами или данными;

· средства напоминания, установки дедлайнов и делегирования задач.

Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия. ПО для управления рабочим процессом следует рассматривать как связующее звено между средствами управления контентом и транзакционными системами. Управление Workflow позволяет организациям автоматизировать бизнес-процессы и существенно снизить необходимость в дополнительных контактах в виде электронных писем, телефонных звонков и других средств коммуникации. Процесс глобализации требует лучшего контроля над хранимой информацией. Обмен данными с партнерами и поставщиками должен происходить с соблюдением правил безопасности, чтобы исключить утечки критичных сведений.

Системы документо-ориентированной групповой работы (Document-Centric Collaboration) обеспечивают работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. Средства организации совместной работы позволяют наладить совместную работу в случаях, не поддающихся строгой формализации.

С ростом числа мобильных сотрудников и при все чаще применяемом удаленном взаимодействии совместная работа становится весьма актуальной. Традиционный порядок хранения информации в системе хранения данных конкретного отдела уходит в прошлое, при этом необходимость в коллаборативных инструментах внутри организации возрастает. Такие системы, как Instant Messaging, управление web-базированными проектами и даже видеоконференц-связь, рассматриваются в качестве элементов ECM. Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

· коллективное совместное использование баз данных;

· совместную одновременную контролируемую обработку информации;

· применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;

· использование «белых досок» (whiteboards) для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;

· интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

Следует отметить, что те логические системы, которые мы рассмотрели выше, нельзя назвать технологическими модулями, из которых складывается то или иное решение ECM. Они представляют собой, скорее, наборы функций, объединенных неким маркетинговым термином. При интеграции их в единую ECM-систему многие технологические модули оказываются общими, что поясняет схема, приведенная на рис.5.9

Рис. 5.9 - Схема построения типового ECM-решения (источник: ABBYY, 2007)

Согласно схеме, в систему ввода документов (Capture) входят модули «Средства сканирования и импорта» и «Автоматическое индексирование, OCR, ICR, классификация», а также WorkFlow, который будет определять, куда должны направляться отсканированные и обработанные документы.

Дата добавления: 2013-12-13