Унификация языка деловых бумаг

Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация --> жанр документа --> форма документа --> языковое наполнение документа.

Приведем схемы организации текста некоторых наиболее рас-пространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них -- заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресан-та (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись. Схема расположения реквизитов заявления:

Например:

Начальнику отдела доставки

почтового отделения 675000

Иванову И. И.

Петрова Ивана Ивановича,

проживающего по адресу:

ул. Чайковского,

дом 76, кв. 000, телефон......

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу сохранить за мной аренду абонентного ящика № 7214 на 2-е полугодие 2007 года.

07.04.2007 Петров

Другой распространенный жанр документа, с которым нам приходится иметь дело, -- доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав дове-рителя. Реквизиты доверенности: (1) наименование документа; (2) на-именование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяе-мых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фа-милия, имя, отчество, должность или адрес); (5) дата; (6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда (7) подпись доверителя заверена какой-либо организацией -- подписью должностного лица и печатью организации. Схема распо-ложения реквизитов доверенности:

Например:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Иванов Иван Иванович, проживающий по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 000, доверяю Петрову Ивану Ивановичу, проживающему по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 001, паспорт (серия, номер, выдан...) получить причи-тающуюся мне за апрель 2007 года стипендию.

08.04.2007 Иванов

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.

При этом текстовые нормы документов можно различать по степени жесткости / гибкости организации: в зависимости от того, фиксируют ли указанные нормы такие признаки, как (а) набор параметров (реквизитов), (б) их последовательность, (в) их пространственное расположение. Можно отметить по меньшей мере три степени жесткости текстовых норм.

1. Первый тип текста представляет собой образец-матрицу. Он характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их пространственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка или доверенность. Жесткость организации делает схему особенно прозрачной, ср. приведенную выше схему доверенности.

Иначе говоря, составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе приходится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке или, в менее явном виде, в доверенности). И с точки зрения трудности составления документа образцы-матрицы требуют от пишущего минимума усилий, постоянно прямо указывая на то, что и где он должен писать. Это текст с пробелами, предназначенный для заполнения их переменной информацией. Сокращается время на заполнение документов.

2. Второй тип текста представляет собой образец-модель. Он демонстрирует больший (по сравнению с образцом-матрицей) уровень гибкости нормы, большую свободу -- при фиксированности двух основных параметров текста: (а) набора основных содержательных элементов (реквизитов) и (б) их последовательности. Но и здесь форма документа достаточно жестка, см. приведенную выше схему заявления, с единственным по существу «твор-ческим» реквизитом: (4) формулировка просьбы (или жалобы) и ее аргументации. Сюда же, к текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем. Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие реквизиты, как полное и краткое наименование организации-адресан-та, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и/или отправки документа.

Ужесточение образца-модели может приводить к превраще-нию текста документа в образец-матрицу.

3. Третий тип текста представляет собой образец-схему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только одним параметром (а) фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста.

Регламентация языка документов затрагивает также синтак-сические особенности словосочетания. Так, в ГОСТах -- специаль-но разрабатываемых и официально распространяемых сборниках инструкций и правил составления документов (от «Государствен-ный стандарт») -- рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: «приказ -- издается, должностные ок-лады -- устанавливаются, контроль -- возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор -- объявляется, порицание -- выносится». Не меньшее внимание в этом ГОСТе уделено по-рядку слов: в деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения -- перед определяемым словом, а несогласованного -- после определяемого сло-ва; место обстоятельства степени -- перед прилагательным, а дополнения -- после него; место дополнения -- после глагола, в по-рядке «прямое -- косвенное» (передать + что + кому); место обсто-ятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, при-чины и цели -- перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, -- позади глагола.

Унификация – это приведение чего – либо к единой системе, форме, единообразию.

Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения их в делопроизводстве. Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Наиболее значимыми с точки зрения типизации ситуации общения является фактор цели. Именно цель обуславливает тип и стиль создаваемого документа.

Цель	Тип документа	Языковые модель
Информирование	Служебная записка, сопроводительное письмо	Довожу до вашего сведения; информируем вас о том, что; сообщаем, что
Побуждение	Приказ, распоряжение, указание	Изыскать …; приказываю; обязываю
Придание юридического статуса	Договор	Заключили договор о нижеследующем;
Доверенность	Я, нижеподписавшийся
Справка	Дана в том,что

Дата добавления: 2013-12-14