Координування – це встановлення узгодженості дій численних виконавців плану у відповідності до цілей підприємства

Головне завдання координування – досягнення узгодженості в роботі всіх ланок організації (всього колективу) шляхом встановлення раціональних зв’язків (комунікацій) між ними.

Координація є пріоритетом діяльності керівника вищого або середнього рівня управління.

Для виконання цієї функції можуть використовуватися як різноманітні документальні джерела (звіти, доповідні, аналітичні матеріали), так і результати обговорення виникаючих проблем на нарадах, зборах тощо. Значну роль при цьому відіграють технічні засоби зв’язку, які допомагають швидко реагувати на відхилення в ході робіт організації. За допомогою цих та інших форм зв’язку встановлюється взаємодія між підсистемами організації, здійснюється маневрування ресурсами, забезпечується єдність і узгодженість всіх стадій процесу управління (планування, організування, мотивування, контролю), а також дій керівників.

Таким чином, регулювання та координування діяльності підрозділів, окремих виконавців є запорукою успішного керівництва.

2. Функція менеджменту “оперативне регулювання”

Функція “регулювання” забезпечує виконання поточних заходів зусунення відхилень від заданого режиму функціонування системи. Ця функція реалізується в процесі оперативного управління спільною діяльністю людей шляхом диспетчеризації на основі контролю та аналізу цієї діяльності.

Оперативне регулювання – це повсякденний вплив менеджера на перебіг господарських процесів та виконання об’єктом управління запланованих завдань і прийнятих рішень [8].

Слід пам’ятати, що оперативні плани бувають кількох видів. В цьому розділі мова йде про оперативні плани, які розроблені на основі результатів поточного аналізу діяльності об’єкта управління і передбачають негайне втручання в господарські процеси з метою їх регулювання. Особливість таких оперативних планів полягає в тому, що вони є негайними, конкретними та адресними.

Виконання оперативних планів і завдань включає наступну послідовність дій:

1. Конкретизація оперативних планів у формі завдань і доведення їх до виконавців. Як правило, ця робота здійснюється на оперативних нарадах працівників управління менеджером. Конкретизують плани з урахуванням об’єктів управління, термінів, операцій, відповідальних осіб.

2. Доведення супроводжується інструктивно-роз’яснювальною роботою.

3. Одночасно менеджер повинен забезпечити умови для виконання оперативного завдання (поєднати його з попереднім завданням чи скасувати ті, які неможливо виконувати паралельно, забезпечити виконавця матеріальними засобами).

4. Етап поточного контролю за виконанням оперативного завдання покликаний забезпечити негайну реакцію менеджера на відхилення в господарському процесі. Засобами оперативного контролю найчастіше є особиста доповідь підлеглого, документальний контроль або інспекційна перевірка керівником.

Функція оперативного регулювання забезпечує стійкість, стабільність організації. За допомогою виконання функції регулювання досягається рівномірність, узгодженість у виробництві, обслуговуванні, постачанні, зберігається заданий ритм виробничого процесу, раціональні потоки надходження сировини, напівфабрикатів, засобів матеріально-технічного забезпечення, організаційно-технічний рівень підприємства, встановлені технологічні норми. Регулювання забезпечує стійкі взаємини між членами виробничого колективу.

Так, наприклад, в організаціях громадського харчування регулювання охоплює в основному поточні заходи щодо усунення різних відхилень від планових завдань, графіків. У практиці управління ця функція одержала назву диспетчеризація, центральною ланкою якого є диспетчерська служба.

Ефективність оперативного управління виробничо-господарською діяльністю на підприємствах суттєво залежить від диспетчеризації, яка необхідна для координації та узгодження дій усіх учасників виробничого процесу. Диспетчеризація управління на підприємствах підвищує його оперативність.

Диспетчеризація – це процес оперативного управління виробничо-господарською діяльністю на підприємстві, який необхідний для координації, узгодженості дій усіх учасників [5].

На підприємствах створюється диспетчерська служба, диспетчерський пункт, проводяться диспетчерські наради. Основне завдання диспетчерської служби полягає в тому, щоб у тісній взаємодії з керівниками і спеціалістами активно сприяти виконанню планів діяльності підприємства у визначенні строки, забезпечити оптимальний ритм ходу виробничих процесів. Ефективність роботи диспетчерської служби проявляється через скорочення строків виконання робіт, підвищення продуктивності праці, зниження експлуатаційних витрат.

Диспетчерська служба – це організаційна форма централізованого оперативного управління із застосуванням технічних засобів управління.

Диспетчерські наради - це наради, які проводять з використанням технічних засобів диспетчерської служби.

Диспетчерський пункт – це підрозділ, який створений на підприємстві для централізованого безперервного контролю і оперативного керівництва ходом виробництва.

На диспетчерському пункті:

- збирають поточну інформацію про хід виробництва;

- ведуть безперервний оперативний облік за певним показником; виявляють і аналізують причини відхилень, збої у роботі виробничих і допоміжних підрозділів і вживають оперативних заходів до ліквідації цих збоїв;

- здійснюють координацію діяльності своїх основних, допоміжних і обслуговуючих цехів підприємства.

Диспетчерське управління поширюється на всі ділянки основного, допоміжного виробництва. Об’єктами диспетчеризації є колективи людей або окремі працівники, зайняті на виконанні тих чи інших робіт, передбачених внутрішньогосподарськими оперативними планами і завданнями. При визначенні об’єктів диспетчерського управління конкретного підприємства за основу береться організаційна та управлінська структура. У ході централізованого оперативного контролю та регулювання виробничого процесу диспетчерський персонал підприємства підтримує зв’язок з насамперед із керівниками і спеціалістами внутрішньогосподарських підрозділів.

3. Види та етапи процесу регулювання

Регулювання має три області прояву, що відрізняються своєю роллю в процесі забезпечення стійкості підприємства і конкретним змістом [6]. На основі цього визначають 3 основні види регулювання:

1) Стабілізуюче регулювання.

2) Розпорядницьке регулювання.

3) Дисциплінарне регулювання.

Стабілізуюче регулювання має регламентно-розпорядчий вплив, який реалізується шляхом дотримання регламентуючих документів. Основні засоби впливу - реалізація визначених правил, процедур і стилів поведінки (наприклад, статут, посадові інструкції, розпорядок дня, положення, що визначають взаємини з постачальниками, споживачами, державними органами та ін.). Регулюючий вплив здійснюється за допомогою розробки відповідних положень, які є обов’язковим для виконання, і введення їх наказом на визначений період часу для використання працівниками організації.

Види стабілізуючого регулювання:

- безпосереднє регулювання (наприклад, статут, положення про лінійні та функціональні підрозділи, посадові інструкції); об’єктом регулювання є підприємство в цілому, організаційна структура, структура апарату управління;

- регулювання на основі норм визначає певні норми поведінки працівників, які зайняті у виробництві та управлінні;

- регулювання за допомогою інструктування передбачає надання методичної допомоги та інформаційного забезпечення для виконання майбутньої роботи.

Розпорядницьке регулювання здійснюється шляхом безпосереднього впливу на виконавців рішень, прийнятих керівником. Мета розпорядницького регулювання – вплив керівника на цілеспрямовану поведінку виконавця, яке здійснюється відповідно до заданої програми чи умов діяльності підприємства, тобто підтримка необхідних заходів упорядкованості діяльності підприємства. Зміст розпорядницького регулювання визначається конкретними причинами і виникаючими ситуаціями, які, як правило, не мають чітко встановлених закономірностей прояву і часу виникнення, і є наслідком виникаючих ситуацій і незапрограмованих управлінських рішень. Цей розпорядницький вплив може здійснюватися в усній і письмовій формі.

Види розпорядницького впливу:

1) активний розпорядчий вплив (накази, вказівки, постанови, розпорядження, резолюції, рішення);

2) пасивний розпорядчий вплив (інформування, рекомендації, пропозиції, побажання).

Дисциплінарне регулювання пов’язано із процесом делегування повноважень і виявляється в праві керівника вимагати від підлеглих конкретних результатів, періодичних звітів про хід виконання завдання, виконання своїх інструкцій і наказів, дозвіл свободи дій лише у випадках крайньої необхідності.

За своїм змістом дисциплінарне регулювання може мати:

1) розпорядницький вплив (наказ про заохочення чи покарання конкретного працівника за результатами його діяльності);

2) регламентуючий вплив (посадова інструкція, яка визначає результати розподілу і делегування повноважень конкретного співробітника);

3) нормуючий вплив (норма часу).

Етапи процесу регулювання:

1) в процесі контрою відбувається порівняння результатів діяльності зі стандартами і виявлення величини відхилення фактичного результату від бажаного;

2) порівнюється величини відхилення від бажаного стану, визначається необхідність розробки регулюючого впливу на об’єкт управління (система регулювання повинна спрацьовувати тільки за наявності помітних відхилень від регламентів, норм, стандартів);

3) розробка адекватного регулюючого впливу – застосування таких методів, які будуть спонукати людей добровільно і ефективно діяти в напрямку запобігання відхилень від плану чи у випадку їхнього виникнення в напрямку своєчасного усунення;

4) усунення відхилень шляхом чіткого доведення завдань до виконавців (важливе значення для недопущення різних тлумачень змісту завдання є інструктування та можливість двостороннього спілкування), своєчасного і якісного його виконання (в інтересах досягнення цілей підприємства керівництво повинно справедливо стимулювати персонал);

5) перегляд стандартів може бути обумовлена важкістю їх виконання, динамічністю розвитку підприємства.

Тема: Методи МЕНЕДЖМЕНТУ

План

Дата добавления: 2013-12-13