Протокольні вимоги до учасників церемоній

Підготовка приміщень

Основні вимоги до підготовки приміщень:

• чистота і порядок;

• приміщення необхідно добре провітрити; повинно бути не шумно і не

душно;

• столи для переговорів часто накривають зеленою скатертиною; розкладають для ожного учасника блокноти, ручки, проспекти;

• стільці повинні бути зручними і в достатній кількості;

• вздовж столу розставляють пляшки з мінеральною водою без газу, чисті склянки і приладдя для відкривання;

• якщо гості - японські бізнесмени, необхідно врахувати, що вони почувають себе некомфортно у великих просторих приміщеннях

При зустрічі делегації необхідно правильно визначити рівень зустрі­чаючих. Загальне правило тут таке: зустрічає той, хто запрошував, керівник, який підписував лист із запрошенням, як виняток - один з його заступників

При зустрічі делегації, особливо зарубіжної, необхідно дотримуватися певних протокольних правил:

• ранг та посада зустрічаючого голови делегації повинні відповідати
рангу і посаді приїжджаючого голови делегації. Іншими словами, якщо
приїжджає голова іноземної фірми, то його має також зустрічати голова

приймаючої фірми;

• для зустрічі, зазвичай, прибуває голова приймаючої делегації в

супроводі 2-3-х осіб;

• якщо гість приїжджає разом із дружиною, то голова приймаючої
делегації зустрічає його також зі своєю дружиною;

• першим відрекомендовується голова, який приймає делегацію, і якщо з ним на зустріч приїхала його дружина, то він відрекомендовує її гостям;

• другим відрекомендовується гість - голова іноземної фірми, який відрекомендовує також і свою дружину;

• голова приймаючої делегації потім відрекомендовує своїх співробітників - членів делегації, які приїхали зустрічати гостей, за рангами. Якщо серед зустрічаючих є жінки, то їх відрекомендовують у першу чергу. Якщо жінок небагато, то їх рекомендують за рангами, а потім чоловіків - також за рангами;

• керівник делегації, що приїхала, після цього у такий самий спосіб

відрекомендовує членів своєї делегації

Посадка в автомобілі

Зустріч делегації неминуче пов'язана з розміщенням в автомашинах. Знання правил посадки відповідно до міжнародної протокольної практики необхідне кожному членові делегації. їх повинен знати і водій, і перекладач, і керівник делегації, і його дружина.

Найперше, машина має подаватися так, щоб дверцята були обернені до тротуару. Першим і сідає, і виходить пасажир, який займає почесне місце. Якщо умови не дозволяють водієві подати машину правим боком до тротуару, то почесний пасажир сідає в машину через ліві двері. Інші також сідають через ліві двері.

Почесний пасажир займає місце на задньому сидінні з правого боку за ходом автомобіля, біля нього - господар чи керівник зустрічаючої делегації. Поруч з водієм може сісти охоронець, репортер і, як виняток, перекладач.

Якщо гість прибув з дружиною, то і зустрічаючий також повинен бути з дружиною. При цьому, в одному випадку - дружина займає праве місце на задньому сидінні, а почесний гість - зліва, поруч з водієм на передньому сидінні може сісти супроводжуюча особа без господарів, господар зі своєю дружиною сідають в інший автомобіль; в іншому випадку - почесний гість і господар сідають в один автомобіль, а дружини з перекладачем їдуть в іншій машині. Посадка відбувається в такому самому порядку, як і в машині керівників делегації

Зустріч ділових партнерів

Замовляючи місця в готелі для гостей, треба заздалегідь поцікавитися, скільки очікується чоловіків, скільки жінок, і чи є серед них подружні пари. Необхідно також завчасно вирішити питання про те, хто буде платити за проживання - сторона, що запрошує, чи самі гості. Це стосується і придбання квитків у розважальні заклади, якщо в готелі існує цей вид послуг.

Представники приймаючої організації після зустрічі в аеропорту або на вокзалі іноземної або іногородньої делегації відвозять її членів до готелю або до спеціально відведеного приміщення. Гостей заводять до готелю або спеціального приміщення, сприяють у вирішенні можливих проблем з оформленням документів, влаштуванням у номері.

Проблематичним є проводити гостей до їхніх кімнат, заходити в кімнату. Виявом особливої поваги є поцікавитися, наскільки зручна кімната, умови проживання в ній. Разом із тим, вихованого гостя ніщо не спонукає запросити супроводжуючих на чашку кави, в той час як він дещо втомився з дороги. Лінію поведінки зустрічаючих визначає ситуація. Якщо це зручно, то можливо, краще залишити гостей у вестибюлі, домовившись з ними про візит ввічливості

Завчасно потурбуйтесь про те, щоб прибулих привітно зустріли біля входу, супроводили до приймальні, запропонували зняти верхній одяг. У приймальні надайте можливість членам делегації розташуватися "як удома", випити чашку чаю чи кави. І може статися так, що саме під час цієї розмови буде вирішено долю подальших ділових відносин.

Після знайомства будь-яка ділова зустріч починається з неформальної бесіди (Small Talk), розмови про щось абстрактне. Така бесіда дозволяє зняти напругу і зменшити культурний бар'єр, встановити емоційний контакт, особливо на зустрічах з іноземцями. У ході неформальної бесіди з партнером можна з'ясувати рівень професійної ерудиції і культури, ступінь розуміння проблеми, його відносини з владними структурами, додаткові можливості для співробітництва тощо.

Темами для неформальної бесіди можуть бути мистецтво, подорожі, нові публікації, книги, хобі, інформації про країну перебування тощо. До заборонених тем можна віднести фінансовий стан, майно, ставлення до релігії, політичні погляди, особисте життя.

До моменту прибуття гостей вся група, що бере участь у переговорах, повинна зібратися. Погане враження справляють господарі, які в присутності гостей метушаться - заходять і виходять, навіть вибачаючись при цьому

Розміщення за столом учасників зустрічі

План розміщення учасників повинен бути погоджений секретарями обох сторін.

Гості заходять, господар кабінету встає зі свого стільця і підходить до місця, де розташувались його співробітники. Після обміну привітаннями і знайомства господар вказує членам прибулої делегації місце за столом переговорів.

Місця, відведені учасникам переговорів, можуть позначатися картками, на яких вказано прізвище, ім'я учасника і назву фірми, яку він представляє.

Гостей краще садовити обличчям до дверей

Розміщення за столом учасників зустрічі

Один бік зали доцільно залишити вільним для зручного проходу.

Якщо зустріч має непротокольний характер, то керівники сідають поруч на дивані, за ними - перекладачі. Члени делегації розташовуються за невеликим круглим столом.

Якщо хочете підкреслити повагу до партнера, то краще сидіти зліва від нього (голову наліво повертати зручніше).

Переговори, як правило, ведуть керівники делегацій. Учасники делегацій вступають в розмову лише на прохання керівника. Якщо хтось з членів делегації хоче щось роз'яснити, то просить його дозволу. Відступ від цього правила ускладнює переговорний процес.

На переговорах можна застосовувати лише зрозумілі обом сторонам жести. Інші невербальні засоби можуть розглядатись як «нечесна гра».

За наявності в кімнаті для переговорів телефону необхідно потурбуватися, щоб секретар на час переговорів не з'єднував абонентів з цим номером.

Фахівцям, які братимуть участь у зустрічі, повинні бути притаманні такі риси характеру: почуття власної гідності, впевненість у собі, урівноваженість, дипломатичність, терпимість, тактовність, прагнення до взаєморозуміння.

Бажано привітати партнерів (посмішка, приємний погляд, рукостискання). Під час знайомства необхідно покласти візитки гостей перед собою, щоб не забути, як звати партнерів.

Питання про офіційну мову переговорів не виникає, коли партнери можуть говорити однією мовою. Якщо ж сторони представляють різномовні держави, питання про офіційну мову переговорів треба вирішити завчасно.

У Британській співдружності націй і США говорять англійською. Іспанською мовою спілкуються в більшості країн Південної Америки, крім Бразилії. Французька визнається офіційною мовою в Бельгії, Гаїті, Люксембурзі і Швейцарії. Говорять французькою мовою також в середземноморських країнах і в деяких африканських державах. Російська мова найбільш прийнятна в спілкуванні між партнерами з держав колишнього СРСР і Східної Європи.

Історичний екскурс

Яку ж мову вибрати офіційною на переговорах? Для відповіді на це запитання зробимо невеликий історичний екскурс.

У середні віки та на початку новітнього періоду історії переговори між партнерами велися латинською мовою, яка У ті часи була спільною мовою для всіх цивілізованих християнських народів.

З XVI ст. спільною мовою вищого світу в Європі стала Французька мова, яка витіснила іспанську та італійську мови, поширені раніше. Першорядною, хоча і не єдиною причиною поширення французької мови, було панування в Європі Людовіка XIV — «Короля Сонця», і багатство.Французької літератури. Специфічні якості французької мови, Ті виразність, точність і усталеність, суворі синтаксичні правила, великий словниковий запас зробили цю мову основною мовою міжнародного права, мовою дипломатів.

Сьогодні аіглійська мова внаслідок її великого поширення визнається мовою міжнародного бізнесу. Рівень володіння англійською мовою обома сторонами суттєво впливає на темп і успіх переговорів.

У кожній країні розмовна англійська мова має свої особливості, тому навіть при спілкуванні високоосвічених людей можуть виникати деякі непорозуміння. Ще Б. Шоу говорив: «Англія і Америка — це дві країни, розділені спільною мовою».

Часто одна із сторін не володіє досить глибокими знаннями англійської мови, що може прямо впливати на перебіг переговорів. Як наслідок уповільнюється темп спілкування, з'являється необхідність перепитувати щойно почуте, в той час як партнер намагається пояснити те саме іншими словами, збільшується імовірність неправильного розуміння позицій сторонами.

Звідси правило: не проводьте переговори іноземною мовою, якщо недостатньо володієте нею, оскільки вся увага буде зосереджена не на суті переговорів, а на мові.

Дата добавления: 2013-12-14