Лекция №1 настройка новой рабочей книги excel

Ехсеl используют для хранения и автоматизации расчета данных, представленных в табличной форме. Документы, созданные в среде Ехсеl, называют рабочими книгами. Рабочие книги записываются как файлы с расширением. xls. Интерфейс среды Ехсеl с рабочей книгой представлен на рис.1.

Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Листы могут быть разного типа: рабочими листами, модулями VВА, диаграммами. Можно вводить и изменять данные на любых листах, выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку. Название текущего (активного) листа выделено.

Рабочее поле Ехсеl — это электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Названия столбцов — буква или две буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы пронумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов — 256, строк — 16384.

Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги. Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка - это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки. Например, на рис. 1 указана ячейка с адресом (ссылкой) В4. Ссылка на эту ячейку в формуле тоже будет называться В5.

Для просмотра электронной таблицы используются линейки прокрутки.

Ячейка с адресом В4

Ярлыки листов

Линейки прокрутки

Строка формул

Рабочее поле

Рис. 1 Интерфейс стандартной рабочей книги с листами

Создается рабочая книга командой Файл, Создать или кнопкой <Создать>, при этом используется один из готовых шаблонов. Для изменения установок среды Ехсеl, что повлечет за собой изменение установок текущей (активной) книги, можно воспользоваться командой Сервис, Параметры:

a) режим, при котором ссылки записываются в стиле R1С1 (адрес клетки — номер строки и номер столбца);

b) максимальное количество элементов в списке (с которыми работали в предыдущих сеансах);

e) надо ли предлагать заполнение свойств файла (таких, как тематическое назначение рабочей книги, ключевые слова, автор рабочей книги, комментарии);

f) надо ли игнорировать DDЕ-запросы от других приложений, т.е. для игнорирования запросов с использованием Динамического Обмена Данными (DDЕ) из других приложений;

g) количество листов при создании новой книги;

h) тип и размер шрифта, используемого при вводе данных в таблицу;

2) Вкладка Вид определяет внешний вид экрана, что обеспечивается заданием режима отображения (да ли нет) строки формул в верхней части окна; строки состояния в нижней части окна; графических объектов; формул или их значений; сетки, заголовков строк и столбцов таблицы; постранично; горизонтальной и вертикальной полос прокрутки, ярлычков листов.

3) Вкладка Вычисления управляет процессом вычисления в таблице: задается автоматический либо под управлением пользователя режим изменения значений аргументов в формуле; задается число итераций при поиске решений и для прерывания циклической ссылки; определяется точность вычислений, система дат и пр.

4) Вкладка Правка обеспечивает установки для редактирования листа книги с помощью флажков: редактирование непосредственно в ячейке, перемещение и копирование ячеек с использованием перетаскивания, направление перехода после ввода данных в ячейку и др.

5) Вкладка Цвет обеспечивает выбор цветовой палитры для оформления диаграмм и других графических объектов.

6) Вкладка Диаграмма обеспечивает задание параметров вывода активной диаграммы и режим отображения (названий и значений) во всплывающих подсказках, при установке указателя мыши на элементе диаграммы.

7) Вкладка Списки обеспечивает выбор конкретного списка названий для редактирования.

8) Вкладка Переход задает установку формата записи файлов Ехсе1, параметры вывода на экран таблицы в режиме просмотра и открытия книги, правила вычислений и преобразования формул при открытии файлов Lotus 1-2-3 в Microsoft Ехсеl.

Типовые технологические операции с рабочими книгами и листами

Название технологической операции	Технология выполнения операции
Создать новую книгу	Выполнить команду Файл, Создать Указать тип шаблона — Книга
Открыть книгу	Выполнить команду Файл, Открыть Указать тип, имя файла, папку
Закрыть рабочую книгу	Щелкнуть левой кнопкой мыши на любом листе книги Выполнить команду Файл, Закрыть
Сохранить новую книгу	1. Выполнить команду Файл, Сохранить как 2. Указать тип, имя файла, папку, параметры сохранения (автоматическое создание резервных копий, пароль защиты для открытия и записи, рекомендовать только для чтения).
Сохранить книгу, которая ранее уже сохранялась	Выполнить команду Файл, Сохранить или нажать на панели Стандартная кнопку < Сохранить >
Скрыть рабочую книгу	1. Установить курсор на любом листе книги 2. Выполнить команду Окно, Скрыть
Показать скрытую рабочую книгу	1. Выполнить команду Окно, Отобразить 2. Выбрать книгу из списка скрытых
Поиск файлов	1. Выполнить команду Файл, Открыть, Найти 2. Осуществить расширенный поиск файлов с помощью нажатия кнопки < Отбор > в окне Открытие документа
Выделить рабочий лист	1. Установить курсор мыши на ярлык рабочего листа 2. Нажать левую кнопку мыши
Вызов контекстного меню команд листа	1. Установить курсор мыши на ярлык рабочего листа 2. Нажать правую кнопку мыши
Выделить несколько смежных рабочих листов	1. Выделить первый рабочий лист 2. Выделить последний рабочий лист диапазона листов при нажатой клавише <Shift>
Выделить несколько несмежных рабочих листов	1. Выделить первый рабочий лист 2. Последующие листы выделять при нажатой клавише <Ctrl>
Снять выделение рабочих листов	1. Вызвать контекстное меню команд 2. Выполнить команду Разгруппировать листы
Вставить рабочий лист (несколько рабочих листов)	1. Выделить рабочий лист, перед которым надо вставить новый лист 2. Вызвать контекстное меню и выполнить команду Добавить
Переименовать рабочий лист	1. Выделить рабочий лист 2. Выполнить команду Формат, Лист, Переименовать Альтернатива: Вызвать контекстное меню и выполнить команду Переименовать
Удалить рабочий лист (несколько рабочих листов)	1. Выделить рабочий лист или группу листов 2.Выполнить команду Правка, Удалить лист Альтернатива: Вызвать контекстное меню и выполнить команду Удалить
Скрыть рабочие листы	1. Выделить рабочие листы 2. Выполнить команду Формат, Лист, Скрыть
Показать скрытый рабочий лист	1. Выполнить команду Формат, Лист, Отобразить 2. Выбрать из списка скрытых листов нужный лист 3. Нажать кнопку <ОК>
Переместить или скопировать рабочий лист (несколько рабочих листов)	1. Выделить рабочий лист, щелкнув по нему левой кнопкой мыши 2. Выполнить команду Правка, Переместить/ скопировать лист или команду Переместить/ скопировать из контекстного меню 3. В диалоговом окне: * из списка выбрать имя книги, куда идет перемещение или копирование; * выбрать лист, перед которым будет помещена копия; * установить (снять) флажок при копировании (перемещении); * нажать кнопку <ОК>
Переместить или скопировать рабочий лист (несколько рабочих листов)	1. Выделить рабочий лист 2. Выполнить команду Правка, Переместить/ скопировать лист или команду Переместить/ скопировать из контекстного меню 3. Указать книгу, куда идет перемещение или копирование (в том числе новая книга). Место вставки — перед определенным листом 4. Выбрать переключатель Создавать Копию (при копировании листа)