Метою контролю за виконанням документів в установі є забезпечення своє­часного та якісного їх виконання

Обов'язковому контролю виконання підлягають зареєстровані документи, в яких визначене завдання, а саме: закони України, постанови Верховної Ради Ук­раїни, укази, розпорядження та доручення Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, запити та звернення народних де­путатів України.

Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені в розпо­рядчому документі, резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо доку­мент виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію вико­нання є працівник, який у резолюції зазначений першим. Контроль за виконан­ням документів в установі покладається на управління справами, канцелярію, секретаря чи спеціально створену контрольну службу. За вказівкою керівницт­ва контроль за виконанням може бути покладений на працівника установи, який не має відношення до діловодства.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:

1) встановити у відповідному підрозділі контакт із керівниками секретаріату і конкретним виконавцем;

2) мати оперативну інформацію про хід виконання доручення, вжити відпо­відних заходів щодо забезпечення своєчасного подання підрозділами матеріалів для доповіді керівництву;

3) за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребу­вати подання від підрозділу-виконавця мотивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну виконання.

Персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни несуть керів­ники органів та їх структурних підрозділів. Відповідальність за виконання доку­мента несуть особи, зазначені в розпорядчому документі, а також особи, зазна­чені в резолюції керівника, безпосередні виконавці.

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, органі­зацій, закладів, здійснюється безпосередніми виконавцями запитів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів на контроль, формування картотеки контрольо­ваних документів;

- перевірку своєчасного проведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

- інформування керівника про підсумки та хід виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіональних органів;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-конт­рольних картках (РКК). На кожний документ, виконання якого контролюється, заповнюється дві контрольні картки. Під час взяття документів на контроль на лівому березі проставляється штамп:

«Взято на контроль (дата)__

термін виконання (дата)____»

після чого документ разом з контрольною карткою передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

Якщо документ надійшов до органу із затриманням і терміни виконання до­ручень минули або є недостатніми, тоді керівник служби, на якого покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість з підрозділами орга­нізацій, які надіслали документ, про зміну терміну виконання документа.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені питання з'ясо­вані й кореспонденту дано відповідь з приводу питання, що розглядалося. Після виконання документ знімається з контролю. Це може зробити лише та особа, яка поставила документ на контроль, при цьому робиться помітка на документі й на РКК про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

Строки виконання документів поділяються на дві групи:

1) із зазначеним терміном виконання;

2) без зазначеного терміну виконання.

Терміни виконання документів можуть бути зазначені у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строків вико­нання мають бути виконані не пізніше ніж за ЗО календарних днів, а з позначкою «терміново» — не більше трьох робочих днів від дати підписання документа. За відсутності в резолюції дати виконання документ виконується в термін, зазначе­ний безпосередньо в ньому.

Строк виконання може бути замінено лише за вказівкою посадової особи, яка її встановила, а в разі її відсутності — посадової особи, яка виконує її обов'яз­ки. При потребі строк може бути продовжений на обґрунтоване прохання вико­навця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановле­ного строку — до закінчення 30-денного строку віддати його одержання.

Із зазначенням строків виконання є:

- доручення Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України — не довше 10 робочих днів, якщо в них не визначено іншого терміну вико­нання;

- депутатський запит — не пізніше ніж у 15-денний термін, чи інший, вста­новлений Верховною Радою України;

- зверненнянародного депутата України та депутата місцевої ради народ­них депутатів — протягом не більше 10 днів з дня одержання.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирі­шення, — до 2 днів, решта — протягом 10 днів.

Термін виконання відраховується з часу надходження документа до органу. У випадках, коли термін виконання закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконання вважається наступний робочий день. Термін виконання може бути продовжений особою чи установою, які його встановили.

Документ вважається виконаним тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені й авторові дана відповідь.

З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання, або особа, яка виконує його обов'язки. Це засвідчується його підписом на конт­рольній картці.

Якщо про виконання документа доповідалося керівникові органу чи його заступникові в усній формі, то в контрольній картці робиться відповідний запис за підписом особи, яка доповідала про наслідки виконання.

Контрольні картки на виконані документи повертаються до секретаріату (канцелярії) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причи­ни порушення терміну (якщо це мало місце) не пізніше наступного дня після ви­конання документа. Контрольні картки на виконані документи розміщуються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються.

Дата добавления: 2013-12-14