Л е к ц і я

Дніпропетровський державний аграрний університет

Міністерство аграрної політики України

Принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об’єкту. Описання за цим принципом покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів, уникаючи невизначеності висловів. Головним критерієм описувальних робіт є дотримання принціпів наукової об’єктивності та історизму.

Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання називають принципом континуїтету.

Принцип всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність – принципом структури і функції пошуку.

При створенні розвитку довідкового апарату застосовується принцип диференційованого підходу до різних категоріц фондів з урахуванням їх інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.

Серед головних методів описування виділяють: метод інформаційного аналізу та синтезу і номенклатурний метод. Перший охоплює всі типи і види описування, але починається з описування справ і складання описів. Другий метод охоплює лише справи і описи.

В основі наукового метода описування лежить метод аналітико-синтетичного оброблення інформації, який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і дані у інші документи. Предметом аналізу під час архівного описування є:

- джерело походження документної інформації, або автор документа;

- зміст інформації;

- часові координати (дати створення документів);

- просторові координати (географічна локалізація документа);

- форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання – мовні, звукові, графічні, комп’ютерні тощо, обсяги)

- евристична зона – координати зберігання та історія документів.

Під час облікового описування використовують головні елементи з них- порядковий номер справи, діловодний індекс, заголовок справи, оригінальність документа, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів, крайні дати документів у справі,кількість аркушів у справі.

Особливості описової статті залежать від того, що є об’єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд. У зв’язку з цим розглядають подокументне і групове описування. Якщо одиницею описування є документ або його частина, ведеться подокументне описування. Якщо описують справу або фонд, - це групове по одиничне описування. Архівний опис як приклад групового описання одночасно по одинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описування часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним.

Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства – реалізації права людини на інформацію. Як важливий процес відбирання й відтворювання в описовій статті таких характеристик документа, які б сприяли користувачеві на подальших етапах архівної, довідкової або дослідницької роботи, архівне описування допомагає ідентифікації документної інформації серед інших та визначенню місцезнаходження документів і використанню відомостей, що містяться в них.

НА ТЕМУ:

„ ПЛАНУВАННЯ ТА ФІНАНСУВАННЯ ЗАХОДІВ З ОХОРОНИ ПРАЦІ”

Дніпропетровськ 2005

Дата добавления: 2013-12-14