Документ и документооборот. Жизненный цикл документа

ЭЛЕКТРОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И ЕЕ ЗАЩИТА

Документ — основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

Система управления электронными документами (Electronic Document Mana­gement System, EDMS) — это набор устройств и программ, позволяющий эффек­тивно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пере­сылки электронных документов.

Под "автоматизацией документооборота" понимают и внедрение приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес-процессами по их обработке, а также многое другое.

Практически не определено соответствие между русскоязычным термином "автоматизация документооборота" и такими устоявшимися на Западе технологиями, как WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), которые предлагают решение отдельных аспектов автоматизации документооборота.

Функции автоматизированной системы документационного обеспечения управления:

­ организация единого порядка работы с документами в подразделениях;

­ подготовка, изготовление, оформление в соответствии с шаблонами, согласование, корректировка, доставка, регистрация, учет документов;

­ использование унифицированных форм представления и обработки документов;

­ обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации и с внешней средой;

­ своевременное обеспечение сотрудников организации полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов, решений и поручений руководства организации;

­ проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения;

­ обеспечение защиты процессов документооборота и делопроизводства;

­ формирование отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах, их местонахождении и состоянии их исполнения.

Жизненный цикл документа в СЭД

Создание

В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет «паспорта» — карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы. Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.

Редактирование

Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком». В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («check-out, check-in»). Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек. Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения. Когда в СЭД один из сотрудников забирает документ для редактирования, остальные увидят это и не смогут изменить документ до тех пор, пока первый не вернул его обратно. При этом возвращенному документу автоматически присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть, посмотреть и редактировать. Все действия всех участников процесса документируются, поэтому никакой путаницы не возникнет.

Публикация

Благодаря наличию механизма публикации пользователь может быть уверен, что всегда будет иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру.

Архивирование

После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит храниться столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации. Есть документы, которые хранятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней.

Все СЭД содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

6.4.6 Электронная цифровая подпись. Электронный сертификат.

Электронная цифровая подпись(ЭЦП) предназначена для защиты электронного документа, передаваемого посредством различных сред или хранящегося в цифровом виде, от подделки и является атрибутом электронного документа. Она получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электроная подпись (ЭП) используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.

ЭЦП - это программно-криптографическое средство, которое обеспечивает:

- проверку целостности документов;

- конфиденциальность документов;

- установление лица, отправившего документ

Использование ЭП позволяет:

- значительно сократить время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией;

- усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов;

- гарантировать достоверность документации;

- минимизировать риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена;

- построить корпоративную систему обмена документами.

Подделать ЭП невозможно - это требует огромного количества вычислений, которые не могут быть реализованы при современном уровне математики и вычислительной техники за приемлемое время, то есть пока информация, содержащаяся в подписанном документе, сохраняет актуальность. Дополнительная защита от подделки обеспечивается сертификацией Удостоверяющим центром открытого ключа подписи.

Электронные подписи разделяются законом 2011 г.(Приложение Б.) на три вида.

- Простые подписи создаются с помощью кодов, паролей и других инструментов, которые позволяют идентифицировать автора документа, но не позволяют проверить его на предмет наличия изменений с момента подписания.

- Усиленная подпись создана с использованием криптографических средств и позволяет определить не только автора документа, но проверить его на наличие изменений. Для создания таких подписей может использоваться сертификат неаккредитованного центра, можно также вообще обойтись без сертификата, если технические средства позволяют выполнить требования закона.

- Усиленная квалицифированная подпись является разновидностью усиленных, она имеет сертификат от аккредитованного центра и создана с помощью подтвержденных ФСБ средств.

Средства ЭЦП

Средствами ЭЦП являются аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций:

- создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи,

- подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе,

- создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей.

Криптографическая основа

В основе электронной подписи лежит криптография открытого ключа. С ее помощью формируется специальный сертификат пользователя. Он содержит данные о пользователе, открытый ключ и электронную подпись сертификата, ее можно проверить с помощью открытого ключа удостоверяющего центра. Алгоритм гарантирует, что произвести генерацию подписи может только удостоверяющий центр, который имеет секретный ключ шифрования и доверие к которому является основой для работы всей системы ЭЦП.

Доверие к удостоверяющим центрам основано на иерархическом принципе: сертификат удостоверяющего центра нижнего уровня заверяется электронной подписью удостоверяющего центра более высокого уровня. Высочайшим уровнем удостоверяющих центров является федеральный, который находится под управлением государственных органов. Вся система доверия, построенная на сертификатах, образует так называемую инфраструктуру открытых ключей (Public Key Infrastructure, PKI). При такой инфраструктуре требуется проверка не только легитимности ключа удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, но и всех вышестоящих удостоверяющих центров. В частности, при формировании электронной транзакции необходимо проверить не только математическую корректность ЭЦП, но и валидность всей цепочки сертификатов, задействованных при изготовлении сертификата подписанта, на момент подписания им конкретного электронного документа.

Принцип действия электронной цифровой подписи представлен на рисунке 6.7.

Рисунок 6.7 - Принцип действия электронной цифровой подписи

В России сейчас создается система PKI, которая доступна практически всем желающим. Изначально она была создана агентством Росинформтехнологии на базе Общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ). Однако сейчас федеральный удостоверяющий центр передан в ведение «Ростелекома». Этот телекоммуникационный оператор активно предлагает развивать различные проекты с использованием PKI.

Равнозначность собственноручной подписи

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Удостоверяющие центры

ЭЦП выдают организации – Удостоверяющие центры. В их функции входят:

- выдача ЭЦП;

- предоставление открытых ключей (сертификатов) ЭЦП любым заинтересованным лицам;

- приостановка действия ЭЦП, в случае их компрометации;

- удостоверение правильности подписи электронных документов;

- разбор конфликтных ситуаций.

Портал услуг Росреестра предоставляет следующие услуги, для которых может потребоваться ЭЦП:

- запрос о предоставлении сведений ГКН;

- запрос о предоставлении сведений ЕГРП;

- постановка земельных участков на кадастровый учет (ЭЦП необходима).

Для получения ЭЦП необходимо обратиться в Удостоверяющий центр, или его представительство. Список удостоверяющих центров, имеющих право выдавать ЭЦП, принимаемые порталом опубликован по адресу: http://portal.rosreestr.ru/wps/portal/cc_ib_UC.

Порядок работы с ЭЦП регламентируется Федеральным законом РФ «ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ» N 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г.

Дата добавления: 2013-12-14