Информационное обеспечение КИС

Информационные массивы и потоки

В интересах упорядочения и упрощения организации информационных процессов документированная информация может объединяться в информационные массивы, потоки и информационные базы.

Информационный массив – это совокупность наборов данных (документов) одинаковой формы представления либо наборов данных, относящихся к одной задаче.

Различают следующие виды массивов [4]:

· Постоянные массивы – содержат нормативно-справочную информацию длительного хранения и многократного использования.

· Переменные массивы – содержат информацию, отражающую текущее состояние объекта управления.

· Основные массивы – содержат информацию, использующуюся для решения конкретных задач управления.

· Вспомогательные массивы – аккумулируют в себе трансформированные данные основных массивов в целях обеспечения более рационального процесса решения задачи,

· Промежуточные массивы – содержат промежуточные данные расчетов, полученных при решении задачи и используемые в качестве исходных данных при решении последующих задач,

· Входные и выходные массивы – определяют характер их отношения к рассматриваемым информационным процессам обработки данных: вводу и выводу,

· Текущие (рабочие) массивы – содержат информацию о состоянии управляемого объекта или процесса на данный момент времени.

Информационный поток – это динамически изменяющаяся совокупность информационных массивов, относящихся к определенному направлению управленческой деятельности.

Информационное обеспечение КИС – это совокупность информационных потоков, циркулирующих в корпорации, а также документированной информации и информации, содержащейся в корпоративной базе данных и знаний.

Информационные потоки отражают маршруты движения информации, ее объемы, источники первичной информации и направления использования переработанной информации.

Все проектные решения, касающиеся информационного обеспечения КИС должны основываться на единой системе классификации и кодирования информации, а также на унифицированных системах документации.

Использование в проектных решениях системы классификации означает отнесение разработки к общегосударственному, отраслевому или региональному уровню. При классификации информации сначала выясняют, можно ли в данном случае использовать общегосударственные или отраслевые стандарты, а затем уже используют локальные классификаторы.

При кодировании информации каждому виду документа придают специальную группу символов по определенным принципам кодирования. Например, общегосударственный классификатор содержит три блока символов: код регистрационного номера, код наименования и код ведомственной, территориальной или отраслевой принадлежности корпорации. Символьное кодирование облегчает поиск, выборку, сортировку информации, позволяет определить место исполнения документа и облегчает передачу сообщений по каналам связи.

Унифицированные системы документации создаются с целью обеспечения сопоставимости различных сфер общественной деятельности.

Для создания эффективного информационного обеспечения КИС необходимо:

Ø ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией,

Ø выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков,

Ø наличие и использование системы классификации и кодирования,

Ø владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации,

Ø создание массивов информации на машинных носителях, отвечающих требованиям современного технического обеспечения.

Информационное обеспечение используется в КИС для своевременного формирования и выдачи достоверной информации необходимой для принятия управленческих решений внутри корпорации.

Информационное обеспечение формирует в КИС единое информационное пространство, начиная от отделов внутри головной компании и заканчивая структурными региональными подразделениями. Поэтому информационное обеспечение КИС организуется по принципу обеспечения работы всех программных модулей системы в едином информационном пространстве с предоставлением возможности локальной работы отдельных подсистем, групп пользователей и рабочих мест.

При технической реализации информационное обеспечение КИС организуется по принципу блочно-модульного построения, в основе которого находились бы информационные блоки или информационные контуры.

Фактически блоки (контуры) и определяют перечень и содержание информационных потоков корпоративной информационной системы. Основными блоками информационного обеспечения КИС производственной сферы являются [3]:

1. Блок стратегического и текущего планирования бизнеса.

В соответствии с функциональным назначением, в его состав включается:

Маркетинг. Позиционирование товара, сегментация рынка, мониторинг конкурентной среды, формирование каналов сбыта, ценообразование, прогнозирование и анализ сбыта, продвижение товара.

Технико-экономическое планирование. Ведение производственных планов предприятия верхнего уровня, ведение сводных норм расхода производственных ресурсов на единицу изделия, объемный расчет потребностей предприятия в материальных и трудовых ресурсах, составление смет затрат, ценообразование.

Договоры и взаиморасчеты. Ведение, учет и оценка выполнения договоров; контроль взаиморасчетов по договорам, этапам договоров; учет авансовых платежей, взаимозачетов и штрафных санкций; анализ дебиторской и кредиторской задолженности; связь документов на отгрузку с документами на оплату.

Финансовый менеджмент. Разработка и анализ исполнения финансовых бюджетов; календарь платежей и его исполнение; финансовый анализ устойчивости и платежеспособности предприятия, ликвидность баланса. Формирование портфеля заказов на поставку продукции и услуг; учет отгрузки продукции и выполнения услуг; складской учет продукции и товаров; резервирование товаров; розничная торговля; связь с кассовыми аппаратами.

2. Блок материального производства и услуг.

Обеспечивает оперативное управление. Его компоненты:

Техническая подготовка производства. Конструкторская и технологическая подготовка производства (ведение спецификаций изделий, описаний технологических процессов, пооперационных нормативов); расчет сводных норм расхода производственных ресурсов на единицу изделия.

Управление проектами. Сетевое планирование единичного производства; расчет потребности в производственных ресурсах на выполнение проекта; контроль исполнения работ.

Календарное планирование. Ведение межцеховых спецификаций и технологического маршрута изготовления изделий; ведение межцеховых календарно-плановых нормативов; межцеховой учет движения изделий; календарное планирование работ и потребности в ресурсах с учетом незавершенного производства; учет и оценка выполнения календарных планов.

Управление структурным подразделением. Внутреннее оперативно-календарное планирование, пооперационный учет выполнения работ, учет брака и возвратных отходов, формирование технико-экономических показателей работы подразделения.

Услуги и сервис. Сервисное послепродажное обслуживание. Обобщенный перечень подсистем, обеспечивающих решение задач восстановления основных средств.

Отраслевые решения. Обобщенное наименование подсистем, реализующих следующие решения: расчеты с клиентами электросвязи; расчеты по коммунальным услугам; управление автотранспортом.

3. Блок вопросов управления себестоимостью продукции и услуг в составе:

Управление затратами. Ведение плановой калькуляции; учет производственных затрат, коммерческих расходов и услуг вспомогательных производств; учет затрат по капитальным вложениям; распределение затрат по произвольным базам распределения; учет незавершенного производства; расчет фактической себестоимости продукции; анализ отклонений фактической себестоимости продукции от плановой себестоимости.

4. Блок вопросов учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Бухгалтерский учет. Учет денежных средств; учет материалов, товаров и готовой продукции; взаиморасчеты с подотчетными лицами; учет основных средств, нематериальных активов и капитальных вложений; учет ценных бумаг; взаиморасчеты с контрагентами; учет производственных затрат; данные бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

Финансовый анализ. Анализ финансового состояния предприятия (оценка структуры статей баланса: финансовая устойчивость, ликвидность баланса, платежеспособность); анализ результатов деятельности и деловой активности предприятия.

5. Блок, содержащий данные для качественного управления сбытом, складом и снабжением.

Сбыт и торговля. Формирование портфеля заказов на поставку продукции и услуг; учет отгрузки продукции и выполнения услуг; складской учет продукции и товаров; резервирование товаров; розничная торговля; связь с кассовыми аппаратами.

Складской учет. Складской учет товарно-материальных ценностей по местам хранения и материально ответственным лицам; учет поступления, внутреннего перемещения, отгрузки, инвентаризации и переоценки товарно-материальных ценностей.

Календарное планирование материально-технического снабжения.

Снабжение и закупки. Ведение заявочной компании на закупку товарно-материальных ценностей; организация закупок; распределение товарно-материальных ценностей; оптимизация запасов.

6. Блок вопросов управления трудовыми ресурсами предприятия. Его основные составляющие:

Персонал. Учет личного состава (личные карточки, воинский учет, график отпусков); ведение штатного расписания (справочник тарифно-квалификационных сеток, расчет вакансий, планирование и резервирование ставок, история изменений штатного расписания); ведение табельного учета (графики работ и учет отработанного времени).

Зарплата. Расчет начислений и вычетов заработной платы; табель рабочего времени; депонирование зарплаты; сдельные бригадные и индивидуальные наряды; данные для анализа использования фонда заработной платы; формирование бухгалтерских проводок по операциям, связанным с заработной платой.

Налоги. Отчетность по налогам на доходы физических лиц; отчетность по единому социальному налогу; отчетность для Пенсионного фонда. Подготовка данных на магнитных носителях.

7. Блок информационного обеспечения управленческого учета содержит:

Мониторинг бизнеса. Формирование оперативной информации по всем направлениям деятельности предприятия; анализ финансово-хозяйственной деятельности на основе данных управленческого учета; корпоративная отчетность; отчетность для внутреннего аудита.

8. Блок управления информационными ресурсами (управление работой информационной системы; прикладные задачи документооборота инструментальные средства).

Администрирование. Настройка организационной и финансовой структуры корпорации, разграничение прав доступа к информации, настройка пользовательских меню; определение аналитических справочников; инсталляция системы и обновления версий; диагностика системы.

Документооборот. Подготовка документов и реестров; маршрутизация и связь документов; делопроизводство; контроль исполнения документов.

Инструментальные средства. Обобщенные названия программных модулей, расширяющих возможности сопровождающих программистов и администраторов системы. SQL-консоль - средство интерактивного доступа к серверу базы данных.

Для обеспечения взаимодействия всех информационных блоков при совместной их работе необходимо создание специальной программы - интегратора, которая обеспечивает интерфейс на сетевом и клиентском уровнях.

Информационное обеспечение КИС должно соответствовать определенным требованиям, как-то: достаточность информации для решения функциональных задач, информационная совместимость задач, уровней управления, совместимость с внешними системами, гибкость и возможность развития информационного обеспечения, возможность реализации «безбумажной технологии», минимальное дублирование в хранимых и обрабатываемых массивах.

3 .Информационные ресурсы и их роль в управлении экономикой

Ресурсы (в переводе с французского Ressoure - вспомогательное средство) – это источники и предпо­сылки получения необходимых людям материальных и духовных благ, которые можно реали­зовать при существующих технологиях и социально-экономических отношениях.

Ресурсы подразделяются на три основные группы:

- материальные ресурсы;

- трудовые ресурсы (в том числе интеллектуальные ресурсы);

- природные (естественные) ресурсы.

В информационном обществе информация является обязательной частью любой сферы жизнедея­тельности человека и общества в целом, поэтому она также выступает в качестве важнейшего ресурса.

Информационный ресурс (Information resources) - это организованная совокупность документированной информа­ции, включая базы данных и знаний, другие массивы информации в информационных систе­мах.

Иными словами, информационные ресурсы (ИР) - отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем.

С точки зрения собственности ИР делятся на государственные, муниципальные, находящиеся в собственности некоммерческих организаций (в том числе общественных), а также акционерные и частные.

С точки зрения доступа ИР делятся на открытые и ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные).

В масштабах каждого предприятия (организации, учреждения, фирмы и т.п.) происходит формирование ин­формационных ресурсов, которые соз­даются в результате научной, научно-технической, производственной, экономической, управленческой, иной творческой, общественной, личной деятельности его сотрудников.

Оценку информационных ресурсов проводят по параметрам информации (Parameter of information).

Параметры информации – это характеристики, которые описывают: содержание информации, охват информации и источник, качество, соответствие потребностям, способ фиксации, язык и стоимость информации.

Информационный ресурс имеет ряд особенностей:

· неисчерпаемость ресурса (использование ресурса приводит не к уменьшению, а к его увели­чению);

· способность воздействия на эффективность производства и экономический рост без увеличения физического объема традиционных ресурсов;

· тесная связь и взаимодействие с другими видами ресурсов, так, например, информационный ресурс способен влиять на работоспособность, на интеллектуальный уровень человека, на характер его экономического и социального поведения.

Информацию можно: создавать, передавать, воспринимать, использовать, запо­минать, принимать, копировать, формализовать, распространять, преобразовывать, комбини­ровать, обрабатывать, делить, собирать, хранить, искать, измерять, разрушать, и др.

Все процессы, связанные с определенными операциями над информацией, называются информа­ционными процессами.

Информационные процессы - это процессы сбора, обработки, накопления, хранения, актуа­лизации и предоставления документированной информации пользователю.

В зависимости от области использования информационный ресурс рассматривают как политический ресурс, военный ресурс, народнохозяйственный ресурс, ресурс науки и произ­водства.

Информация как политический ресурс. Эффективное управление государством невозможно без достоверной информации о со­стоянии важнейших подсистем страны. Поэтому правительство любой страны уделяет огром­ное внимание функционированию информационного аппарата, как наиболее действенного рычага управления государством.

Информация как военный ресурс. Успех военной операции во многом определен наличием информации о противнике и идентифицированным доступом к собственным сведениям. Поэтому важнейшей задачей для принятия решений и осуществления дальнейших действий является поиск (разведка) и защита информации. Добытая информация есть не что иное как разведданные, а закрытая информация составляет государственную и военную тайну.

Информация как народнохозяйственный ресурс. Национальные информационные ресурсы - новая экономическая категория. Информация становится таким же основным ресурсом, как материалы и энергия, и, следовательно, по отношению к этому ресурсу должны быть сформулированы основополагающие вопросы: формы собственности, потребители и источники, регламент доступа, возможность коммерческого использования?

Информация как ресурс науки и производства. Ежегодно в мире публикуется около 100 тыс. журналов на 60 языках, 5 млн. научных ста­тей, книг, брошюр, 250 тыс. диссертаций и отчетов. Всемирный фонд описаний изобретений содержит 500 млн. страниц текста и ежегодно пополняется на 1 млн. документов, содержащих информацию о 350 тыс. изобретений. Ежеминутно в мире публикуется примерно 2 тыс. стра­ниц научных текстов, каждые 1,5-2 минуты предлагается новое техническое решение, каж­дый час регистрируется 15-20 изобретений или открытий. Вопрос надежности, своевременно­сти и эффективности информации приобрел сегодня особое значение. Информационное неве­жество приводит к спаду научного потенциала и разрушению производственной сферы.

Любые экономические процессы – это не только движение материальных ресурсов и продуктов, а и информационные потоки ИР, без которых невозможно воспроизводство в общественном масштабе.

С точки зрения экономической науки, информация может выступать в виде документа, программного продукта, технологии, научных знаний, интуитивных, сенсорных знаний, практически не поддающихся формализации, в форме специфических институтов рыночной экономики – цен, процентных ставок, биржевых курсов и т.п. Особой статьей является информация некоммерческого характера, например, о внутриполитических шагах правительства, влияющих на сферу бизнеса.

Информационный ресурс воздействует на эффективность производства и экономический рост без увеличения физического объема традиционных ресурсов. Другой особенностью информационного ресурса является его способность влиять на рабочую силу, на интеллектуальный уровень человека, на характер его экономического и социального поведения.

Новые информационные технологии применяются практически во всех сферах экономики. Они нашли широкое применение в таких областях, как финансы, прогнозирование, планирование распределения ресурсов, маркетинг, торговля, реклама, коммуникации.

Роль информационных ресурсов в управлении экономикой определяется их свойствами (неисчерпаемость, способность воздействия на другие ресурсы и тесная связь с ними).

Дата добавления: 2013-12-13