Функции документов на предприятии

Основные понятия и определения в делопроизводстве.

Производственные процессы и задачи управления ими требуют посто­янной обработки поступающей информации и создания множества документов, как по статусу самого предприятия, так и по организации его производ­ственно-хозяйственной деятельности. Руководители и специалисты пред­приятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название «делопроизводство».

Документ - это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.

Реквизиты - это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Документирование - это запись информации о процессах, фактах и со­бытиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными эле­ментами-идентификаторами, называемыми реквизитами.

Документация - это комплект документов, сгруппированных по како­му-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности. Это могут быть комплекты технической документации: конструкторских черте­жей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуа­тации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных документов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хра­нение документации относятся к деятельности, называемой делопроизводст­вом.

Система документации - совокупность взаимосвязан­ных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) — рационально организационный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в опре­деленной области деятельности.

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат сред­ством общения с учреждениями и частными лицами, со­общения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Делопроизводство - это деятельность по созданию, учету, систематиза­ции и хранению документов для ускорения их поиска и исполнения в случае необходимости.

Суть делопроизводства составляют процессы документирования разно­образной информации и работа с документами.

С производственной и технологической точки зрения делопроизводство на предприятии - это часть организационно-управленческих процессов, все чаще называемых документационным обеспечением управления (ДОУ) или документационным обеспечением руководства (ДОР).

Дело - это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения.

Большое количество документов в качестве корреспонденции находится в движении, образуя документооборот.

Документооборот - это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.

Важную часть делопроизводства составляет организация хранения ис­полненных, но имеющих временную или историческую ценность докумен­тов. Хранятся документы в архивах.

Архив - это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определенным правилам.

Архивное дело - это составная часть делопроизводства, обеспечиваю­щая организацию систематизированного долговременного хранения доку­ментов.

1. Функция документирования процессов и событий (главная). В первую очередь — документирование создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

2. Отчетно-контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в государственные и местные органы управления, предъ­являть их при контрольных проверках ревизорам, а при комплексных реви­зиях - аудиторам.

3. Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных споров с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензий в ар­битражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых кон­фликтов.

4. Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предпри­ятия определяют статус работников и их правоотношения с администраци­ей, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу ха­рактеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.

5. Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специа­листов готовые документы или их копии становятся образцами для подго­товки и оформления новых документов и ведения дел.

6. Функция исторического свидетельства технических достижений или культурной ценности. Документы предприятия, представляющие ис­торическую ценность или относящиеся к памятникам культуры своего вре­мени, сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России.

Дата добавления: 2013-12-13