Входной и выходной контроль

Четвертый этап состоит в анализе и оценке информации. Это позволяет определить наличие и степень отклонений от заданных параметров и необходимость осуществления корректирующих действий.

Третий этап процесса контроля заключается в получении информации о состоянии и результатах функционирования его объекта, позволяющей принимать обоснованные решения о том, как действовать дальше.

На втором этапе создается модель организации, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места возникновения затрат, образования промежуточных и конечных результатов, являющиеся наиболее подходящими для наблюдений.

По субъектам, которые осуществляют процесс контроля (администрация, функциональные службы, специальные подразделения, сами работники).

По видам (финансовый, производственный, контроль качества и др.).

3.По объектам, каковыми являются:

-состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов;

-эффективность производственной деятельности;

-промежуточные и конечные результаты и т.д.

5.По интенсивности (нормальный или усиленный).

6.По месту осуществления (летучий, стационарный).

7.По целям (фильтрующий, корректирующий).

8.По методам:

-фактический

-документальный

-оценочный.

9.По стадиям осуществления: предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. Основным его средством является реализация определенных правил, процедур, линий поведения, соблюдение которых позволяет развиваться в заданном направлении.

Текущий (оперативный) контроль осуществляется в ходе проведения работ и позволяет исключить какие-либо отклонения от намеченных планов и инструкций, что не позволяет дать развиться этим отклонениям.

Для осуществления контроля необходима обратная связь, т.е. данные о полученных результатах.

Заключительный (итоговый) контроль осуществляется после завершения работ.

Он выполняет две важные функции:

1.Дает информацию для планирования (если аналогичные работы будут осуществляться в будущем).

2.Способствует мотивации (т.е. обеспечивает справедливое вознаграждение).

Контроль – это деятельность по регулированию отношений в организации, ориентированная на создание благоприятных условий подготовки и реализации управленческих решений.

Каждый из выделенных типов контроля нацелен на специфический для себя объект, служащий главной базой для их идентификации.

Для проведения процедуры контроля необходимо последовательное преодоление четырех его этапов (рис. 5):

Рис. 5. Этапы процесса контроля.

На первом определяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать, и источники информации о них. Эти параметры имеют вид различных стандартов и нормативов, отражающий заложенные в планы задачи.

Процесс контроля – процесс диахронный и охватывает по времени как начальную стадию управления, так и ее заключительную часть. И если диагностическая и ориентирующая функции контроля падают преимущественно на входные блоки информационно-кибернетической модели управления, то стимулирующая и корректирующая функции – на выходные. Согласование контроля по времени является важнейшей родовой характеристикой контролирующей деятельности, что делает актуальным его деление на предварительную, текущую и заключительную стадии, приходящиеся на две ключевые в рамках информационно-кибернетической модели формы: входной и выходной контроль.

Входной контроль призван осуществлять функции наблюдения и регулирования поступающих в аппарат управления информационных потоков. В содержание этих потоков должны быть включены сведения о материальных, финансовых и энергетических источниках деятельности организации, об их кадровом обеспечении. На входе контролирующие органы должны следить за тем, чтобы все задания, вытекающие из схемы стратегического планирования, были правильно распределены, чтобы каждый из членов организации четко представлял себе, что он должен делать, какова его ответственность за допущенные нарушения. Входной контроль необходим также для оценки состояния производственной системы и ее уязвимых мест – своеобразных каналов возможного разрушения системы.

Объектом входного контроля являются поступающие в производственную систему предприятия потоки, служащие исходным условием деятельности этого предприятия. К перечню этих потоков следует отнести:

-материальные (оборудование, сырье, ресурсы);

-технологические (патенты, ноу-хау и др.);

-кадровые;

-информационные;

-Финансовые и др.

Важнейшим условием, предваряющим процедуру контроля, является доведение до исполнителей текущих целей организации. Для этого контролирующий субъект должен обязательно знать, что должно получиться на выходе и как это лучше реализовать. Контроль не должен внушать страха, и поэтому целью контроля будет являться не запрет или угрозы, а поддержание оптимального режима в работе подчиненных. Контроль должен быть большей частью предупреждающим, чем констатирующим.

Существуют два вида входного контроля: прямой и косвенный.

Прямой контроль – это деятельность по управлению входными потоками, приписываемая управляющему по штату в соответствии с его должностными инструкциями. Прямой контроль делится на два подвида: жесткий исполнительский контроль, объектом которого выступает сама деятельность исполнителя, и мягкий функциональный контроль, предполагающий слежение главным образом за результатами деятельности, а не за формой деятельности исполнителя.

Под действие прямого контроля могут подпадать факторы, образующиеся на пересечении двух условных осей: цели и средства на ее достижение. Ось цели обычно составляют такие объекты входного контроля, как найм работников, определение фронта работ, качество и сроки выполняемых заданий и т.д. На оси средств можно отложить такие показатели, как личностные качества принимаемых на работу или получающих задания, условия проведения работ, характер подготовки кадров и т.д. Расчет оптимальных сочетаний между поставленными целями контроля и имеющимися для этого в наличии средствами позволит руководящему лицу равномерно распределить между контролерами сферу их прямой ответственности за реализацию целей. Балльная оценка расчета поможет выявить приоритеты в оценке того или иного уровня с тем, чтобы избрать оптимальную тактику в осуществлении цели контроля.

Косвенный контроль – деятельность по управлению входными потоками, основанная на непрямых полномочиях управляющего. Косвенный контроль делится на два вида: контроль через смежные показатели и самоконтроль.

Контроль через смежные показатели основывается на выделении таких контрольных нормативов (стандартов), значение которых объективно связано друг с другом. Так, контролируя уровень затрат на предприятии, должностное лицо не может не контролировать уровень прибыли. Приходится признать, что перечень нормативов, задающих контрольные зоны на предприятии, обуславливает наложение этих зон друг на друга, что может привести к утрате четкости в распределении сфер контроля.

Самоконтроль выражает высшую степень доверия между руководителем и подчиненным особенно в тех случаях, где прямые методы контроля являются невозможными, или где существует длинная дистанция между исполнительными и контролирующими органами. Избитая трамвайная фраза «Совесть – это лучший контролер» является хорошей иллюстрацией этого вида контроля. В настоящее время доля самоконтроля стремительно увеличивается. Это связано с усложнением системы производства и сбыта продукции.

Дата добавления: 2014-01-04